Расчет эффективности внедрения Альбома унифицированных форм

Время от времени из состава табеля выводятся формы документов, не отвечающих требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства либо не удовлетворяющих потребностям учреждения в обеспечении документированной информацией соответствующего вида. Все изменения и дополнения в табель вступают в силу после утверждения ректора университета по представлению секретаря¹⁰⁹.

Табель позволяет  исключить применение в деканате факультета видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлению деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля унифицированных форм документов способствуют сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций. Другими словами, табель четко очерчивает границы документной базы. Кроме того, в Табеле дается описание всей последовательности действий с формой документов.

Также необходимо отметить, что разработка Табеля унифицированных форм по-разному воспринималась сотрудниками деканата, но любопытства было больше всего. О том, как он выглядит, разрабатывается и ведется никто из них не имеет ни малейшего понятия, некоторые слышали о Табеле унифицированных форм документов впервые. Но доводы, приведенные о его значимости для секретаря, а в случае разработки Табеля унифицированных форм факультета в целом для управленческой деятельности факультета, склонили людей к необходимости данного документа.

Разработка  Табеля унифицированных форм проводилась автором квалификационной работы совместно с руководителем деканата. С его стороны была оказана помощь по систематизации законодательных и нормативных актов, утверждающих многие формы документов, и по выявлению и унификации документов, не включенных в ОКУД.

3.2. Методика  разработки Альбома унифицированных  форм

      Одновременно с введением Табеля унифицированных форм документов необходимо ввести Альбом унифицированных форм документов. Альбом унифицированных форм документов деканата факультета - это сборник эталонных форм документов, применяемых для документирования деятельности секретаря деканата.

Унифицированная форма документа  – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с  решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Альбом унифицированных  форм документов разрабатывался как  самостоятельный документ деканата факультета.

Цель разработки Альбома унифицированных форм документов деканата – регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности секретаря.

Основное функциональное назначение альбома форм документов заключается в унификации форм представления документированной информации, востребованной факультетом. Кроме того, на основе форм в составе альбома в дальнейшем производится разработка (в необходимых случаях - доработка) бланков управленческих документов (форм заявлений).

Наряду с  формами документов, применение которых  предписано соответствующими законодательными и нормативно-правовыми актами, организационно-распорядительными  и нормативно-методическими документами, в их состав вводятся и новые формы документов, разработанных деканатом в целях наиболее полного обеспечения своих потребностей в различных видах документированной информации¹¹⁰.

Подготовка  альбома форм документов также как  Табеля унифицированных форм документов предусматривает: предварительное изучение применяемых в деканате форм управленческих документов; уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в альбом; уточнение структуры альбома; разработку проектов альбома; согласование и в необходимых случаях уточнение проектов; утверждение проектов альбома.

Предварительное изучение применяемых форм управленческих документов имеет целью установить соответствие состава управленческой документации деканата задачам управления его деятельности, а также текущим и перспективным потребностям деканата в различных видах документированной информации. В ходе предварительного изучения определяется состав и содержание задач деканата, степень соответствия состава и вида форм управленческих документов, применяемых в деканате, этим задачам. По результатам предварительного изучения формулируются предложения по оптимизации состава управленческой документации предприятия посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти) по вопросам делопроизводства.

Уточнение состава  и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в альбом, имеет целью: выявить формы документов, не отвечающих установленным; выявить формы документов, нуждающихся в корректировке; выявить формы документов, подлежащих разработке "с нуля", т.е. унифицировать формы документов.

Унификация  форм документов заключается в:

- определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

- установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

- установление порядка расположения и оформления реквизитов;

- унификация текста документа.

           Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

- формирование объекта унификации – исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем унифицированных форм документов деканата);

- анализ документов и обобщение результатов анализа;

- разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома унифицированных форм документов секретаря.

     Унификации  подверглись все создаваемые  в деканате виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов использовались образцы документов, отложившиеся в архиве и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля унифицированных форм документов секретаря, при этом для каждой типовой ситуации отбиралось не менее 3 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

      Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003¹¹¹.

      В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация – повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная – информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

При подготовке бумажных вариантов унифицированных  текстов возможны различные способы  фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица. В трафарете постоянная информация была представлена в виде связного текста, т.е. обычного литературного текста с пробелами, которые заполнялись переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации, например, справка с места работы. При анкетной форме представления текста постоянная информация излагалась как наименование признаков, характеризующих человека. Наименования писались как существительные в именительном падеже и располагались на листе вертикально. Анкетная форма применялась при характеристике одного лица по многим параметрам. Табличная форма представления текста использовалась при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении формы описи дел, графика отпусков и др¹¹².

      На каждой унифицированной форме, включаемой в Альбом унифицированных форм указывается ее правовое основание (кем и когда утверждена).

      Все унифицированные формы документов группируются в Альбом унифицированных форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу у секретаря. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений, Альбом унифицированных форм документов деканата, как и Табель унифицированных форм документов, утверждается деканом факультета.

     Альбом  форм документов, применяемых в деканате, представлен в двух вариантах: бумажном и в электронном, которые хранятся у секретаря.

     Альбом  унифицированных форм документов  секретаря, как и Табель, включает  в себя содержание.

Срок хранения Табеля унифицированных форм (Альбом и Табель – это единый информационный массив) – постоянно, соответственно, срок хранения Альбома – так же постоянно.

По мере необходимости  в Альбом унифицированных форм документов деканата каждый год будут вносится изменения и дополнения секретарем и поддерживать эталонный экземпляр Альбома в актуальном состоянии. Альбом унифицированных форм документов секретаря вступает в силу с 1 января следующего календарного года после утверждения.

При подготовке проекта Альбома унифицированных форм документов использовался метод изучения документов факультета, который является одним из основных общеобязательных методов, которым начинается обследование, унификации, анализа текста и форм документов. При разработке Табеля использовался метод систематизации документов по функциональному признаку. При помощи метода сравнения сопоставлялись имеющиеся формы документов с целью выявления сходства и различия между ними. При помощи метода классификации строились разделы Альбома.

Выполнение  необходимых мероприятий производится на основе документации в деятельности секретаря, образовавшейся за период от одного до трех предшествующих лет. По результатам данного этапа разработки альбома, также как и Табеля разрабатывается уточненный перечень форм документов, а также карты на каждый документ, подлежащий включению в альбом. В картах указываются сведения: о полном наименовании формы документа; о функциональной (принадлежности формы документа; об основных этапах подготовки документа, в том числе о структурном подразделении (должностном лице) - разработчике проекта, необходимости внешнего и внутреннего согласования, порядке удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.), а также об адресате документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия)¹¹³.

На основе последующего изучения совокупности карт устанавливается  окончательный состав документов, подлежащих включению в табель (альбом). Кроме того, для формирования альбома производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.

Уточнение структуры  альбома предполагает выбор способа их структуризации, а также предварительное распределение форм документов в соответствии с предполагаемой структурой альбома. В данном организационном проекте структуризация производится по функциональному принципу, который предусматривает структуризацию альбома в соответствии с реальными функциями и задачами деканата.

По результатам  уточнения формируется предварительный  перечень разделов альбома. При этом для структуры, в качестве рабочих  названий заголовков разделов принимаются наименования соответствующих управленческих функций

Составление альбома  форм документов производится после  разработки Табеля унифицированных  форм документов и сводится к последовательному  расположению форм документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля.

Подчеркну, что выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению управленческой документации, а также с учетом состава и содержания задач секретаря. Окончательно уточненный по содержанию и структуре проект Альбома надлежащим образом оформляется, подписывается деканом, после чего утверждается ректором университета.

Утвержденные  экземпляры альбома форм документов, а также их контрольные электронные копии хранятся у секретаря. Альбом тиражируются, после чего выдаются для руководства в повседневной работе по подготовке и обработке управленческих документов секретарю.

          Изменения и дополнения в альбом форм документов вносятся в случаях изменениях в законодательстве; при введении в действие нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти); при изменениях в системе управления деятельностью.

Все изменения  и дополнения альбом вступают в силу после утверждения ректором университета по представлению службы ДОУ.

Использование разработанных документов существенно  ускорит процесс документирования в деятельности деканата, тем самым сократит временные затраты, приведет к единообразию используемых форм документов, а также предоставит возможность дальнейшей актуализации форм. Внедрение новых форм документов позволит избежать некоторых ошибок в предоставлении справочной информации, а использование в работе разработанных унифицированных форм поднимет на новый качественный уровень работу с персоналом учреждения, нормализует процесс учета и контроля у секретаря.