Расчет эффективности внедрения Альбома унифицированных форм

Во вкладке  «Экзаменационные ведомости» секретарь  деканата создает ведомости к  экзаменам и зачетам. Для этого  выбирается факультет, «Очная форма  обучения», учебный год и группа. Затем необходимо нажать на вкладку «Добавить» и заполнить бланк ведомости,  а именно: выбрать название дисциплины, форму отчетности (зачет или экзамен), ФИО преподавателя, поставить дату сдачи экзамена или зачета, номер ведомости. После чего загрузить список студентов группы, сохранить, нажать вкладку «Переместить», в результате сформируется ведомость.

Рис. 8. Список ведомостей

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 9. Экзаменационная ведомость

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

После того, как  ведомость будет заполнена и  сдана в деканат, необходимо проставить оценки в электронную ведомость. Затем декан факультета должен подписать ведомость в программе, поскольку секретарь не обладает правом подписи документов. Декан заходит в необходимую ведомость, нажимает вкладку «Подписать», в итоге ведомость будет подписана и никто не сможет изменять в ней данные, кроме декана факультета.

Если студент  получил неудовлетворительную оценку по какой-либо дисциплине, ему выдается допуск из программы. Для того, чтобы  сформировать допуск, необходимо во вкладке «Экзаменационные ведомости» зайти в нужную дисциплину, нажать на ФИО студента, не сдавшего диплом, выбрать вкладку «Допуск». Затем поставить номер допуска, дату выдачи и дату, до которой студент  обязан сдать допуск в деканат. Когда обучающийся сдаст допуск, декан факультета отменяет свою подпись на данной ведомости, после чего секретарь вносит изменения в соответствии с допуском, затем декан снова подписывает ведомость.

Работа во вкладках «Ведомости для экстерната», «Ведомости ГЭК» проходит по тому же принципу, что  и работа во вкладке «Экзаменационные ведомости». Создается ведомость, проставляется номер, дата сдачи экзамена, номер ведомости, ФИО преподавателя, а в ведомости ГЭК ФИО председателя, а также членов комиссии. Затем в ведомость загружается список студента (ов), после чего ведомость выводится на печать. Потом в программу забиваются оценки, и электронная ведомость подписывается деканом.

Таким образом, автоматизация основных процессов увеличивает эффективность за счет сокращения «ручных» операций. Внедрение системы позволяет значительно сократить ручной труд, увеличить прозрачность документооборота, сократить временные затраты на управление учебным процессом, повысить качество образовательных услуг.

Основные выводы данной главы:

Деканат — организационный центр по управлению работой факультета, возглавляемый деканом.

Деканат выполняет  функции координации и административного  обеспечения учебного процесса, ведения  делопроизводства.

В деканате составляется расписание занятий. Деканат контролирует работу преподавателей и студентов на предмет её соответствия учебному плану, осуществляет общее руководство научной работой студентов.

         Документы, входящие в систему  организационно-распорядительной документации  деканата, подразделяются на следующие  группы:

1. Распорядительные (распоряжения);

2. Информационно-справочные (объяснительные и докладные записки,  протоколы, справки, заявления,  письма, характеристики).

Также секретарь  деканата факультета оформляет студенческие билеты и зачетные книжки; выдает экзаменационные  ведомости, допуски, справки, подтверждающие обучение, а также академические справки; составляет отчеты; подготавливает дипломы и приложения к ним.

Кроме того, в университете введена система электронного документооборота.

Функции документооборота автоматизированной информационной системы СурГПУ включают:

• организацию  единого  хранилища электронных документов;
• упорядочение и классификацию хранимых документов;
• разграничение доступа к документам в зависимости от полномочий пользователя;
• обеспечение  одновременного доступа пользователей  к одному документу;
• организацию маршрутов прохождения документа между исполнителями с учетом должностей, позиций штатного расписания и ролей исполнителей в бизнес-процессах организаций;
• контроль исполнения документов;
• автоматический запуск потоков движения документов.

Секретарь деканата в своей деятельности использует модуль «Деканат», в который входят: карточка студента; формирование ведомостей; формирование документов об образовании; печать справок.

Внедрение электронного документооборота в структуре управления университетом позволило оптимизировать работу персонала, определить уровень ответственности каждого участника процесса.

ГЛАВА 3. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДЕКАНАТЕ ФАКУЛЬТЕТА ПСИХОЛОГИИ И ПЕДАГОГИКИ

 

3.1. Методика  разработки табеля унифицированных форм

Табель унифицированных  форм документов – это перечень форм документов, разрешенных к применению в учреждении. Табель необходим для  реализации такой функции секретаря  как совершенствование форм и  методов работы с документами.

Цель подготовки Табеля – определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий.

Функциональное  назначение табеля форм документов для  деканата факультета психологии и педагогики заключается в следующем:

1) закрепление правового статуса управленческой документации учреждения и образующих ее документов;

2) оптимизация  состава управленческой документации  факультета, ее функциональности;

3) внедрение  и обеспечение единого порядка  подготовки управленческих документов  в деканате факультета педагогики и психологии СурГПУ.

         Табель форм документов деканата  факультета представляет собой  справочник, включающий разрешенные  к применению формы управленческих  документов факультета. Таким образом,  четко очерчивая границы документной базы, препятствует увеличению количества форм документов на факультете.

         Табель правильно будет рассматривать  и в качестве описания технологии  подготовки документированной информации, т.к. в нем дается описание  всей последовательности действий с формой документов. В Табеле указывается, кто готовит документ, с кем проводится согласование этого документа и т.д. Ни в нормативных актах по делопроизводству, ни в ГОСТах нет такой подробной информации о работе с каждой формой документов.

  Кроме того, наряду с формами документов, применение которых предписано соответствующими законодательными и нормативно-правовыми актами, организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами, в их состав вводятся и новые формы документов, разработанных учреждением в целях наиболее полного обеспечения своих потребностей в различных видах документированной информации.

         Этапы разработки Табеля унифицированных  форм документов:

1. Предварительное  изучение применяемых на предприятии  форм управленческих документов;

2. Уточнение  состава и вида форм управленческих  документов, подлежащих включению  в табель;

3. Уточнение  структуры табеля;

4. Разработку  проектов табеля;

5. Согласование  и в необходимых случаях уточнение  проекта;

6. Утверждение  проектов табеля.

7. Внедрение  проекта;

В нормативных  актах по делопроизводству содержится крайне мало информации о разработке и ведении Табеля. Форма Табеля содержится в Правилах по делопроизводству¹⁰³.

В процессе создания Табеля унифицированных форм документов проводилось выявление всех форм документов, используемых секретарем в деканате факультета психологии и педагогики, при этом использовался Общероссийский классификатор управленческой документации,¹⁰⁴ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.¹⁰⁵

Изучались документы, составляющие правовую основу факультета СурГПУ: Устав¹⁰⁶, положение о деканате, инструкции; положение об архиве; распорядительные документы; информационно-справочные документы; плановая документация. Также изучались регистрационно-учетные формы: журналы регистрации входящих и исходящих документов; журналы регистрации счетов, актов, протоколов заседания тарификационной комиссии; журналы учета телефонограмм, факсограмм, журнал по доставке корреспонденции, журнал учета выдачи дел из архива, карточки обращений граждан и т.д.

При разработке Табеля унифицированных форм документов уточнялся не только состав форм документов для студентов, но вид форм документов, подлежащих включению в табель. Уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель имеет целью: выявить формы документов, не отвечающих установленным требованиям; формы документов, нуждающихся в корректировке; документов, подлежащих разработке "с нуля" в связи с изменениями в нормативно-правовой базе делопроизводства, составе и содержании задач по управлению деятельностью предприятия; включить в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, новые формы документов, предусмотренные соответствующими актами (документами).

По результатам  данного этапа разработки табеля был разработан уточненный перечень форм документов (форм заявлений), а также карты на каждый документ, подлежащий включению в табель, а в последующем в альбом. В картах указываются сведения: о полном наименовании формы документа; о функциональной (структурной) принадлежности формы документа; об основных этапах подготовки документа, в том числе о структурном подразделении (должностном лице) - разработчике проекта, необходимости внутреннего согласования, порядке удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.), а также об адресате (адресатах) документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия).

На основе последующего изучения совокупности карт устанавливается  окончательный состав документов, подлежащих включению в табель. Кроме того, для формирования альбома производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.

Уточнение структуры  табеля предполагает выбор способа  их структуризации, а также предварительное  распределение форм документов в  соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома). Структуризация производится либо по функциональному принципу. По результатам уточнения сформирован предварительный перечень разделов табеля. При этом для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве рабочих названий заголовков разделов принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач).

Табель форм документов составляется в табличной  форме¹⁰⁷. В таблице указываются: номер по порядку, наименование формы документа, код формы документа в соответствии с ОКУД; наименование структурного подразделения (должностного лица), готовящего проект документа, особенности подготовки проекта (необходимость его согласования, порядок представления на подпись или утверждение, обязательность удостоверения посредством оттиска печати). Сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т.п. указываются в соответствующих графах таблицы по необходимости.

Проект табеля подписывается деканом факультета и утверждается приказом ректора.

Утвержденные  экземпляры табеля форм документов и  их контрольные электронные копии  хранятся у секретаря. Табель тиражируется в необходимом количестве экземпляров, после чего выдается для руководства в повседневной работе по подготовке и обработке управленческих документов.

Окончательно  оформленный Табель включает: Титульный  лист, на котором указано: полное наименование и принадлежность Табеля; кем и когда утвержден, место и год издания; предисловие, которое включает краткое описание Табеля, перечень исходных материалов, используемых при разработке, наименование подразделения и ответственного за ведение Табеля; алфавитный указатель наименования форм документов с отсылкой на соответствующий порядковый номер¹⁰⁸.

Изменения и  дополнения в табель форм документов вносятся в случаях изменения  в законодательстве; при введении в действие нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и  нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти); при изменениях в системе управления деятельностью учреждения его организационной структуре.