Расчет эффективности внедрения Альбома унифицированных форм

Организационные документы оформляются в соответствии с СМК СурГПУ СТП 04-2010 Порядок составления и оформления организационных документов.⁵⁵ В данном стандарте устанавливается порядок составления и оформления организационных документов Сургутского государственного педагогического университета. В нем содержатся требования к оформлению и составлению положений, должностных инструкций, правил, штатного расписания, номенклатуры дел, планов работ, программ, расписаний, графиков.

К распорядительной документации вуза относятся:

- приказы;

- распоряжения;

- решения, регистрируемые  протоколами.

Распорядительные  документы оформляются в соответствии с СМК СурГПУ СТП 03-2010 Порядок  составления и оформления распорядительных документов.⁵⁶ Настоящий стандарт устанавливает комплекс норм, правил, требований к распорядительным документам университета (приказы, распоряжения, решения, регистрируемые протоколами).

Основными задачами стандарта являются:

- унификация, достижение  единообразия в оформлении распорядительных  документов;

- повышение  эффективности документооборота  в части распорядительных документов;

- повышение  эффективности контроля исполнения  приказов, распоряжений, решений Советов  университета различного уровня.

Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета для решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом.

Различаются приказы по основной деятельности, кадровые (по личному  составу) и приказы по учебной  деятельности.

Приказ по основной деятельности - это нормативный документ, отражающий управленческие решения по вопросам учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса.

Приказы по личному  составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и  поощрение работников.

Приказы по работе со студентами издаются по вопросам, связанным  с передвижением студентов, организацией процесса их обучения и проживания.

Распоряжение - нормативный документ, предлагающий управленческие решения по вопросам организации различных видов  деятельности.⁵⁷ Распоряжения издаются проректорами. Деканы, заведующие кафедрами, руководители структурных подразделений издают распоряжения только для сотрудников своих подразделений.

Решения, регистрируемые протоколами заседаний Ученого  совета университета, Советов факультетов, кафедр, общественных советов, содержащие требования по выполнению определенных действий или мероприятий, сроки их выполнения, ответственных исполнителей, имеют статус распорядительного документа. Сведения о выполнении Решений, изложенных в протоколах заседаний, рассматриваются дополнительно.

Порядок управления, хранения, уничтожения документов данного профиля определены номенклатурой дел подразделения.

Кроме того, в стандарте описывается организация контроля над документами, порядок снятия документов с контроля, порядок инициирования приказа ректора.

Информационно-справочная документация служит для сообщения  сведений, необходимых для принятия управленческих решений.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные  и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не всегда являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.⁵⁸

Информационно-справочные документы оформляются в соответствии с СМК СурГПУ СТП 05-2010 Порядок  составления и оформления информационно-справочных документов⁵⁹. Стандарт устанавливает порядок составления и оформления справочно-информационных документов: писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, докладных, служебных и объяснительных записок, справок, заявлений, актов. Также в стандарте содержатся требования по оформлению и отправке электронных сообщений.

В общем виде структуру  делового электронного письма можно представить следующим образом:

• приветствие;
• цель обращения, содержание;
• прощание;
• личная подпись с указанием контактов.

Чтобы электронное письмо носило более официальный характер, рекомендуется начинать сообщение  с обращения к адресату, например,  «Добрый день, уважаемый Николай Петрович!». После обращения следует переходить к цели обращения.

Все предложения необходимо начинать с прописной буквы и  ставить точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Необходимо использовать пропуски (пустые строки) для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они играют роль абзаца. При составлении электронных писем необходимо соблюдать принципы грамотности и логичности.

Использование смайлов  в официальном письме запрещается.

При оформлении электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля «Кому» и «Тема». При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e-mail адрес получателя. Если необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса в поле необходимо ввести через запятые. В поле «Тема» вписывается словосочетание, характеризующих тему сообщения.

Электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если по электронной почте  пересылается важная информация, содержащая большой объем, то необходимо составлять краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформлять в виде вложения. В конце электронного сообщения рекомендуется помещать личную подпись с указанием контактов. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя фамилию и имя отправителя сообщения, номер телефона, адрес электронной почты, наименование университета, адрес, ссылку на сайт.⁶⁰

При внутренней переписке  через электронную почту можно  опускать обращения и приветствия и сразу переходить к цели и содержанию сообщения. Регистрировать внутреннюю переписку, не содержащую в качестве вложений документы организационно-распорядительного, нормативного и нормативно-методического характера, а также документы из вышестоящих организаций, не следует.

Управление  входящей и исходящей документацией  осуществляется в соответствии с  требованиями, установленными в СМК  СурГПУ ДП 01-2010 Управление документацией.⁶¹

Стандарт определяет порядок и ответственность проведения работ по управлению документами в части обеспечения их разработки, внедрения, использования, совершенствования документов, необходимых для эффективного функционирования и улучшения системы менеджмента качества.

Основные задачи:

- управление  разработкой нормативной, организационной документации;

- управление  внешними документами (поступившими  извне);

- управление  документацией по учебному процессу;

- сокращение  временных затрат на их оформление, согласование; утверждение и распространение,  обеспечение идентификации документов.

Процессы разработки и управления документацией должны обеспечивать:⁶²

- доступность  документов к ознакомлению персоналом;

- необходимую  степень конфиденциальности документов;

- единый порядок  разработки, издания, внесения изменений;

- единый порядок  анализа на адекватность, согласования, утверждения, отмены, замены и  изъятия документации;

- защиту от  неправильного использования;

- правила хранения;

- идентификацию  внутренних и внешних документов  СМК;

- идентификацию  отмененных документов СМК, их отдельное хранение или уничтожение.

Следует отметить, что разработка и внедрение системы  менеджмента качества – тщательный и длительный процесс. Система менеджмента  качества является частью системы менеджмента  учреждения и направлена на улучшение результатов с поставленными целями достижения качества для того, чтобы удовлетворить требования всех участвующих в процессе сторон. Система менеджмента качества обеспечивает эффективное распределение ресурсов, ответственности и полномочий персонала и, как следствие, улучшает управленческие процессы внутри университета.

Таким образом, все организационные, распорядительные, информационно-справочные, входящие, исходящие  документы, а также учебно-методическая документация составляются в соответствии со стандартами системы менеджмента качества университета, в которых устанавливаются общие требования к их оформлению. Настоящие стандарты позволяют без особого труда составить и оформить документ в соответствии с установленными требованиями. Все стандарты университета созданы на основе действующих законов, нормативно-правовых актов. Требования стандартов должны соблюдаться сотрудниками все структурных подразделений университета.

Созданная в  университете система менеджмента  качества соответствует требованиям международного стандарта ИСО 9001-2008, сертифицирована, развивается и совершенствуется в соответствии со стратегическими задачами вуза.

 

1.3. Регламентация учебной деятельности на факультете психологии и педагогики СурГПУ

Учебная деятельность на факультете психологии и педагогики основывается на Положении о факультете⁶³ и Положении об учебно-методической документации.⁶⁴

Факультет является основным  учебно-научным  структурным подразделением университета, осуществляющим подготовку студентов и аспирантов по одной или нескольким родственным специальностям, воспитательную работу со студентами, руководство научно-исследовательской работой кафедр.

В состав факультета в качестве основных структурных единиц  входят кафедры,  учебные  и   научно-исследовательские лаборатории и другие подразделения, обеспечивающие учебный процесс и проведение научно-исследовательской работы по направлениям и специальностям факультета. Деятельность структурных подразделений факультета регулируется соответствующими Положениями, принятыми Ученым советом университета.

На факультетах СурГПУ в соответствии с Уставом университета создаются  выборные представительные органы –  Советы факультета, возглавляемые деканом  факультета.

Совет факультета – высший коллегиальный  орган управления факультетом, возглавляемый деканом.

Срок полномочий Совета факультета - 5 лет.

Основной задачей Совета факультета является организация деятельности всего коллектива факультета по обеспечению качества подготовки специалистов.

Совет факультета полномочен:⁶⁵

- осуществлять ежегодное и перспективное планирование. Принимать проект плана работы факультета.

- рассматривать проекты профессионально-образовательных программ, учебных планов, модели специалиста. Формировать стратегию качества подготовки специалистов.

- заслушивать кафедры и другие подразделения по основным направлениям их деятельности.

- осуществлять выборы на замещение  вакантных   должностей   профессорско-преподавательского состава (ассистентов, преподавателей, старших преподавателей).

- анализировать успеваемость студентов факультета.

- заслушивать итоги государственной  аттестации выпускников.

- обсуждать итоги приема абитуриентов.

- обсуждать ежегодно отчеты  декана об учебной, методической, научной, воспитательной работе на факультете.

- подводить итоги учебной и производственной практики студентов факультета.

- обсуждать кандидатов в докторантуру  из числа сотрудников университета (эта функция может быть делегирована  научно-методическому совету факультета).

- утверждать индивидуальные планы  аспирантов и ежегодно рассматривать материалы об их аттестации (эта функция может быть делегирована научно-методическому совету факультета).

- избирать открытым голосованием  представителей из числа профессорско-преподавательского  состава факультета в Ученый  совет университета, конференцию трудового коллектива.

- обсуждать состояние научно-исследовательской  работы на факультете среди  преподавателей и студентов.

- работа совета проводится по  плану, разрабатываемому на учебный  год. Проект плана работы совета утверждается ректором высшего учебного заведения (проректором по учебной работе) после рассмотрения его советом факультета.⁶⁶

- решения совета по всем вопросам  учебной и научной работы факультета  принимаются открытым голосованием, простым большинством голосов, а при проведении   конкурсов   на   замещение   вакантных должностей   профессорско-преподавательского состава, выборов декана факультета и при обсуждении вопросов о представлении к ученому званию (если таковые выносятся на совет факультета) - тайным голосованием в установленном порядке.