Расчет эффективности внедрения Альбома унифицированных форм

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ 

ГЛАВА 1. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ УЧЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА СУРГУТСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ПЕДАГОГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА

1.1. Правовое регулирование учебной деятельности и делопроизводства СурГПУ

1.2. Нормативно-правовые акты, регулирующие делопроизводство в СурГПУ

1.3. Регламентация учебной деятельности на факультете психологии и педагогики СурГПУ

1.4. Функции секретаря в деятельности деканата

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕКАНАТЕ ФАКУЛЬТЕТА ПСИХОЛОГИИ И ПЕДАГОГИКИ

2.1. Системы документации по учебной деятельности, образующиеся в деканате факультета психологии и педагогики

2.3. Управление документацией по учебному процессу в рамках автоматизированной системы «Эврика»

ГЛАВА 3. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДЕКАНАТЕ ФАКУЛЬТЕТА ПСИХОЛОГИИ И ПЕДАГОГИКИ

3.1. Методика разработки табеля унифицированных форм

3.2. Методика разработки Альбома унифицированных форм

3.3. Расчет эффективности внедрения Альбома унифицированных форм

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

         Организация работы с документами  влияет на качество работы  аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих  работников.

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации  и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом¹.

Документная деятельность включает в себя всю совокупность действий, связанных с документом от момента его создания до утилизации или организации постоянного хранения и дальнейшего использования. Наиболее важными видами документной деятельности являются: производство документов, обработка, хранение, поиск, использование документов.²

В правильной организации  делопроизводства заложена основа сохранности  и эффективного использования документной  информации в будущем.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

   Большой  вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.³

   Именно  секретарь может объективно оценить  эффективность принятой на предприятии  системы делопроизводства и, по  мере приобретения опыта, внести  существенные замечания и предложения  по его изменению⁴.

Факультет - учебно-научное подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

         В состав факультета психологии  и педагогики входят: деканат,  кафедра общей психологии, кафедра педагогического и специального образования, лаборатории, учебные мастерские.

Тема организация делопроизводства секретарем деканата факультета психологии и педагогики Сургутского государственного педагогического университета актуальна, так как организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Научное значение работы заключается в  том, что анализ ДОУ, выявление степени его рациональности невозможны без изучения всей технологической цепочки организации работы с документами, которая включает последовательность перемещений документов в деканате, в ходе которых осуществляются операции по приему, регистрации, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению, отправке документов, а также информационно-справочную работу и контроль над сроками исполнения.

Практическое  значение работы основывается на том, что в результате исследования необходимо разработать проекты нормативных документов, рационализирующих работу секретаря в деканате факультета психологии и педагогики.

Объектом в  выпускной квалификационной работе является деканат факультета психологии и педагогики. Предметом – системы  документации, создаваемые в процессе работы секретаря деканата.

Был проведен глубокий анализ используемой литературы для  определения степени изученности  данной темы по проблемно-хронологическому принципу.

Все статьи и  работы по делопроизводству посвящены документационному обеспечению управления в целом. Есть статьи, в которых говорится о ведении делопроизводства в различных сферах деятельности, но в сфере педагогической деятельности информации немного.

Организации делопроизводства в организациях и учреждениях  России посвящены научные труды  многих ученых.

Статьи на тему ведения делопроизводства регулярно появляются в журналах, посвященных делопроизводству – «Управление персоналом», «Делопроизводство», «Секретарское дело».

В последнее время достаточно издается практических пособий, в которых  содержатся образцы документов.

Многие издания имеют  свои сайты в Интернете, где тоже можно найти интересующую нас  информацию.

Таким образом, проведя анализ источников и литературы, можно сделать  вывод о том, что тема организация  делопроизводства секретарем достаточно хорошо изучена в литературе.

Цель выпускной  квалификационной работы – охарактеризовать организацию ведения делопроизводства секретарем деканата на факультете психологии и педагогики Сургутского государственного педагогического университета.

Исходя из цели, выстраивается ряд задач:

- рассмотреть  правовое регулирование работы  секретаря с документами;

-проанализировать системы  документации по учебной деятельности, образующиеся в процессе работы  секретаря деканата;

- спроектировать сборник  типовых трафаретных форм документов;

-рассчитать эффективность  внедрения сборника трафаретных  форм для студентов факультета  педагогики и психологии СурГПУ.

       Локальные акты по делопроизводству  не только в деканате факультета, Nно и в университете в целом составлены на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

В 2009 г. с выходом Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"⁵ впервые получили документ, определяющий порядок делопроизводства и принятый на таком высоком уровне. Ранее порядок делопроизводства определялся Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России. А с 2009 г. порядок делопроизводства стал определяться Постановлением Правительства, что говорит о повышении внимания государства к этому вопросу.

Существуют  законодательные акты Российской Федерации, государственные стандарты, а также непосредственно стандарты учреждения, регламентирующие как составление и оформление документов, так и организацию работы с ними.

В частности,  основные определения по делопроизводству, установлены в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования"⁶.

Главный локальный  документ университета - Устав СурГПУ⁷, регулирующий организацию и порядок деятельности университета.

При проведении исследования также использовались локальные акты Сургутского государственного педагогического университета, регламентирующие правила регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных, информационно-справочных, внутренних документов:

1. СМК СурГПУ  СТП 01-2010 Порядок составления  и оформления документов. Общие положения.⁸

2. СМК СурГПУ  СТП 02-2010 Порядок составления  и оформления документов. Реквизиты.⁹

3. СМК СурГПУ  СТП 03-2010 Порядок составления  и оформления распорядительной  документации.¹⁰

4. СМК СурГПУ  СТП 04-2010 Порядок составления  и оформления организационной документации.¹¹

5. СМК СурГПУ  СТП 05-2010 Порядок составления и оформления информационно-справочной документации.¹²

6. СМК СурГПУ СТП 07-2010 Документы СМК.¹³

7. СМК СурГПУ ИР 01-2010 Требования к составлению и работе со служебными и докладными записками.¹⁴

8. СМК СурГПУ ДП 02 -2008 Управление записями.¹⁵

9. СМК СурГПУ ДП 01 – 2010 Управление документацией.¹⁶

10.СМК СурГПУ ДП 27 – 2008 Информатизация процессов управления.¹⁷

11. СМК СурГПУ ИР - 05 -2009 Инструкция по ведению зачетной книжки¹⁸.

12. СМК СурГПУ  ПСП 01-2010 Положение о факультете.¹⁹

13. СМК СурГПУ  ПСП 04-2010 Положение об учебно-методической документации.²⁰

Для написания  практической части выпускной квалификационной работы и составления организационного проекта использовались как общенаучные, так и специальные методы. Метод  наблюдения помог составить фотографию рабочего дня секретаря деканата факультета. При помощи проблемного метода были выявлены недостатки в работе секретаря в области составления и оформления документации. Методом комплексного анализа было исследовано делопроизводство в деканате в целом.

В соответствии с поставленными задачами данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.

Во введении дается обоснованность выбранной темы, ее актуальность, выделяется объект и  предмет исследования, цели и задачи, характеристика источников и литературы.

В первой главе  рассматривается законодательная  и нормативно-методическая регламентация  деятельности университета в целом, и конкретно, делопроизводства.

 Во второй  главе анализируются системы документации, образующиеся на факультете педагогики и психологии, рассматриваются функции секретаря в работе деканата.

   В третьей главе анализируются методики составления табеля и альбома унифицированных форм деканата факультета психологии и педагогики.

В заключении подводятся итоги выпускной квалификационной работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1 РЕГЛАМЕНТАЦИЯ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА СУРГУТСКОГО  ГОСУДАРСТВЕННОГО ПЕДАГОГИЧЕСКОГО  УНИВЕРСИТЕТА

1.1 Правовое  регулирование деятельности ГОУ  ВПО «Сургутский Государственный Педагогический Университет»

Сургутский  государственный педагогический университет  является государственным образовательным  учреждением высшего профессионального  образования регионального подчинения.

Полное официальное  наименование вуза: Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования ХМАО – Югры «Сургутский государственный педагогический университет», сокращенное – СурГПУ (далее – СурГПУ)²¹.

Учредителем СурГПУ является Правительство Ханты –  Мансийского автономного округа - Югры. Университет находится в собственности Ханты – Мансийского автономного округа - Югры и в ведении Департамента образования и науки ХМАО – Югры.

         Сургутский государственный педагогический университет начинает свою историю с создания Сургутского педагогического училища в 1986 г. (приказ Министерства просвещения РСФСР № 178 от 02.07.1986 г.).

В 1992 г. Сургутское педагогическое училище преобразовано  в Сургутский высший педагогический колледж (постановление Главы Администрации ХМАО № 182 от 01.07.1992 г.).

В 1995 г. Сургутский высший педагогический колледж реорганизован  в Сургутский государственный педагогический институт (распоряжение Администрации ХМАО № 714 – р от 17.08.1995 г.).

 В 2005 году  Сургутский государственный педагогический институт преобразован в Сургутский государственный педагогический университет (Распоряжение Администрации ХМАО – Югры № 298 – рп от 14.06.2005 г.).