Расчет эффективности внедрения Альбома унифицированных форм

Хочется отметить, что при разработке проектов значительную помощь оказали сотрудники факультета. Они вносили предложение об унификации некоторых видов документов, пытались лично составить перечень документов, включающихся в проект. Но самое главное, что их любопытство и желание посмотреть, как выглядят Табель и Альбом унифицированных форм документов, какие изменения в работе принесут данные проекты, уже оказывали огромную психологическую поддержку.

В ходе опроса удалось  выяснить отношение сотрудников  всех структурных подразделений  к разработке Табеля унифицированных форм документов и Альбома унифицированных форм документов. Основная масса опрошенных вообще впервые слышала о данных документах, но, узнав, что они собой представляют и для каких целей предназначены, приветствовали разработку Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Часть из опрошенных только теоретически знакомы с Табелем и Альбомом унифицированных форм документов.

Руководители  факультета положительно откликались  на предложения ввести вышеуказанные  документы в действие, но настороженность присутствовала.

       В конечном счете необходимо отметить, что применение Альбома унифицированных форм документов параллельно с разработкой табеля позволяет обеспечить соответствие применяемых форм документов задачам учреждения, сокращение затрат на подготовку и последующую обработку управленческих документов в сочетании с минимизацией ошибок, совершаемых в процессе их подготовки и обработки, и на этой основе - более высокую оперативность и надежность управления деятельностью Вуза.

 

 

3.3 Расчет эффективности внедрения Альбома унифицированных форм

       В процессе создания организационного проекта (локального документа)  важно продемонстрировать знание методологических основ организационного развития, проектирования систем и отдельных звеньев управления, планирования и организации проектных работ; этапов проектирования, умение использовать различные методы исследования и проектирования управленческих систем, а так же способность дать оценку эффективности проекта.

Разработанный мною организационный проект опирается на законодательные и нормативно-методические материалы по документированию, хранению документов, на официальные критерии оценки документов, порядок определения сроков их хранения. В разработанном проекте учитывались тенденции развития информационно-документационного обеспечения, возможности применения новых технологий, современных технических средств управления, перспективы развития системы хранения текущей документации.

В дипломной  работе разработаны табель и альбом унифицированных форм, содержащая документальное обоснование управленческих решений в области создания и оформления документов. В работе представлены нормативно-методические указания, касающиеся создания и оформления документов.

        Приведу расчет эффективности внедрения  альбома унифицированных форм документов. Данный расчет опирается на общий объем документооборота на факультете. Документооборот факультета составил 6 тыс. документов в год. При этом объем документов составил около 14 тыс. листов. При годовом фонде рабочего времени 1990 часов на документирование деятельности было потрачено по результатам наблюдения около 995 часов, то есть 50 % годового фонда рабочего времени.

        Если взять за основу, что затраты на одностраничный документ составили в среднем 50 руб., то общие расходы на работу по документированию составили:

50 руб. ∙ 14000 = 700 000 руб. 

      После введения разработанных унифицированных форм документов время на создание и оформление документов сократилось в среднем на 40–50 % и составило:

995–100%

Х = 50%, то есть 995 ∙ 50/100=497,5 (час.),что составляет 25% общего фонда рабочего времени.

      Таким образом, ведение унифицированных форм значительно повысило эффективность делопроизводственной деятельности, высвободилось время для других видов работ.

    Кроме того, наблюдение показало, что в результате унификации документации объем документа сократился в среднем на 10%, то есть экономия составила 1400 листов в год. Если учесть, что стоимость одного выпускаемого листа составляет в среднем 50 руб., то эффективность внедрения унифицированных форм в денежном выражении составит 70 тыс. руб. в год.

Следовательно, табель и Альбом унифицированных форм документов разрабатывается в целях оптимизации состава применяемых в деканате форм документов.

В текущей деятельности деканата Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деканате, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов.

 Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности деканата, а результаты унификации форм - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности деканата.

Альбом форм документов деканата разрабатывается параллельно с Табелем.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация  формы и содержания документов, используемых в деятельности деканата.

Унификация  форм документов подразумевает:

- определение  информации, необходимой и достаточной  для решения конкретных задач управления;

- установление  оптимального набора реквизитов  и показателей для каждой формы  документа, исключение дублирующих  и неиспользуемых показателей;

- унификацию  текста документа.

Применение  Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

- соответствие  используемых форм документов  решаемым задачам;

- юридическую  силу документов, подготавливаемым  в организации;

- оперативность  реализации управленческих функций  организации;

- сокращение  затрат рабочего времени на  составление, оформление и обработку документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Подводя итоги  выполненной работы можно сказать следующее:

         в делопроизводстве организация работы с документами рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами  организации работы с документами на факультете психологии и педагогики являются:

1. Оперативное  прохождение документа, с наименьшими  затратами времени;

2. Максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

3. Порядок прохождения  и процесс обработки основных  видов документов должны быть единообразным.

Соблюдения  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства – возможность  централизованного выполнения однородных технологических операций.

Для рационализации работы с документами были разработаны проекты табеля и альбома унифицированных форм. Разработка данных документов позволила значительно облегчить работу секретаря на факультете психологии и педагогики.

       В университете существует автоматизированная информационная система «Эврика», к которой подключены все подразделения.

Таким образом, организация работы с документами  – это обеспечение оптимальных  условий для всех видов работ  с документами. Значение документа  для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности факультетом психологии и педагогики – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства СурГПУ документированной информацией.

 

 

Это мало. В заключении выводы по цели и задачам исследованияN

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И  ЛИТЕРАТУРЫ

1. ИСТОЧНИКИ

1.1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 // Рос. газ. – 1993. – № 237.

1.2. Трудовой кодекс Российской Федерации  (на 22.11.2011). – М.: Гросс-Медиа, 2011. –  192 с.

1.3. Об образовании: Федеральный закон. – Москва: Собр. законодательства Российской Федерации, 2003.  – 36 с.

1.4. О высшем и послевузовском профессиональном образовании: Федеральный закон. – Москва. Собр. законодательства Российской Федерации, 2003. – 48 с.

1.5. Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон. – Москва. Рос. Газета, 2002. – 26 с.

1.6. О языках народов Российской Федерации: Федеральный закон. – Москва. Собр. законодательства Российской Федерации, 2002. – 39 с.

1.7. О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон. – Москва. Собр. законодательства Российской Федерации,2006.  – 32 с.

1.8. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон. – Москва. Собр. законодательства Российской Федерации, 2004. – 44 с.

1.9. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон. – Москва.  Собр. законодательства РФ, 2006. – Ст. 11.

1.10.Постановление  Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред.  от 07.09.2011) "Об утверждении Правил  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти"//"Собрание  законодательства РФ". 22.06.2009. N 25. ст. 3060.

1.11.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.

1.12.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М: Изд-во стандартов, 1998. – 84 с.

1.13. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М.:Изд-во стандартов, 2007.

1.14. ГОСТ 7.12-93 Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила.

1.15. ГОСТ Р ИСО 9000-2008 – Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

1.16. ГОСТ Р ИСО 9001-2008 – Система менеджмента качества. Требования.

1.17.Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газ. – 2009. – 24 июля (№ 4937).

1.18.Основные правила работы архивов организаций. – М.: ВНИИДАД, 2006. – 157 с.

1.19.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010г. № 558.

1.20.Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2). – М.: Росархив, 1995. – 45 с.

1.21. Типовое положение об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2008 г. № 71

1.22. Инструкция о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утв.пр. Министерства образования и науки РФ от 10.03.2005 г. № 65

1.23. Устав СурГПУ. Утв. Общим собранием сотрудников от 09.02.2009 г. //Текущий архив СурГПУ. г.Сургут.

1.24.  СМК СурГПУ СТП 01-2010 Порядок составления и оформления документов.

Общие положения//Текущий архив. СурГПУ.

      1.25. СМК СурГПУ СТП 02-2010 Порядок составления и оформления документов. Реквизиты//Текущий архив. СурГПУ.

1.26. СМК СурГПУ СТП 03-2010 Порядок составления и оформления распорядительной документации//Текущий архив. СурГПУ.

1.27. СМК СурГПУ СТП 04-2010 Порядок составления и оформления организационной документации//Текущий архив. СурГПУ.

1.28. СМК СурГПУ СТП 05-2010 Порядок составления и оформления информационно-справочной документации//Текущий архив. СурГПУ.

1.29. СМК СурГПУ СТП 06-2010 Порядок составления и оформления учебно-методической документации//Текущий архив. СурГПУ.

1.30. СМК СурГПУ СТП 07-2010 Документы СМК//Текущий архив. СурГПУ.

1.31. СМК СурГПУ ИР 01-2010 Требования к составлению и работе со служебными и докладными записками//Текущий архив. СурГПУ.