Анализ организации контроля исполнения документов

      От  того, насколько детально и полно  будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

      Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

      Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения или ответа. На контроль могут быть поставлены так же устные поручения руководства.

      Контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.  На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.

      Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших документов – с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

      Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

      Типовые сроки исполнения документов устанавливаются  нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

      Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

      Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.

      Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется, проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

      Исполнение  документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

      Система контроля исполнения включает:

• учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;
• контроль за сроками исполнения;
• проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;
• учет и отчетность о результатах исполнения;
• оценку состояния исполнительской дисциплины.

      Учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в регистрационно-контрольной карточке (РКК).

      Примерная форма РКК и правила заполнения основных реквизитов РКК приведены  в таблицах № 1.2.1, № 1.2.2 (3).

      Таблица № 1.2.1

Примерная форма регистрационно-контрольной  карточки

      Таблица № 1.2.2

Правила заполнения основных реквизитов РКК

 

      Экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов, используются при формировании контрольной картотеки.

      На  один контролируемый документ может  быть заполнено несколько РКК  в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.

      Устное  поручение руководителя, поставленное на контроль, так же фиксируется  в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров.

      Один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом.

      РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.

      РКК с перспективными и просроченными  сроками исполнения документов (поручений) группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки.

      В контрольной картотеке могут  выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам документов (приказы, решения и др.).

      Картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения установленного срока.

      Документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.

      Свидетельством  исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный  руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК.

      На  исполненном документе оформляется  отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

      Карточка с информацией, характеризующей исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля.

      При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит  в разряд не исполненных в срок.

      Информация о результатах исполнения документов (поручений) периодически обобщается и доводится до сведения руководства.

      Контрольные действия могут осуществляться в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

     В следующей главе проведём анализ документооборота и рассмотрим сроки и контроль исполнения документов на примере Витебского областного онкологического диспансера. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Анализ  документооборота

на  примере Витебского областного онкологического диспансера

1. Структура Витебского областного онкологического

диспансера

      «Витебский областной онкологический диспансер» переименован 
в соответствии с приказ ом Управления здравоохранения Витебского облисполкома № 59 от 07.03.2001 года в «Учреждение здравоохранения «Витебский областной клинический онкологический диспансер» (далее - Областной онкодиспансер).

      Юридический адрес: Республика Беларусь, 210605 г. Витебск, Никрополье. Учреждение здравоохранения «Витебский областной клинический онкологический диспансер» структурное подразделение областного онкодиспансера - радиологический корпус расположен по адресу: г. Витебск, ул. Фрунзе, 71.

      Областной онкодиспансер является составной частью системы 
здравоохранения Республики Беларусь, относится к коммунальной 
собственности. Учредитель областного онкодиспансера - Витебский 
областной исполнительный комитет. Уполномоченный орган - Управление 
здравоохранения Витебского областного исполнительного комитета (далее 
- Уполномоченный орган).

      Имущество Областного онкодиспансера принадлежит на праве собственности Витебской области и закреплено за областным онкодиспансером на праве оперативного управления.

      Областной онкодиспансер осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Республики Беларусь, международными соглашениями, к которым присоединилась Республика Беларусь, Указами и Декретами Президента Республики Беларусь, Министерства здравоохранения Республики Беларусь, Управления здравоохранения Витебского облисполкома, «Положением о клиническом лечебно-профилактическом учреждении здравоохранения Республики Беларусь» и Уставом.

      Областной онкодиспансер является юридическим лицом, имеет на праве оперативного управления обособленное имущество, несет самостоятельную ответственность по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, иметь самостоятельный баланс, расчетный и текущие счета в учреждениях банков, печать, штампы, бланки со своим наименованием.

      Областной онкодиспансер приобретает права юридического лица со дня его государственной регистрации.

      Наименование учреждения на русском языке полное - Учреждение здравоохранения «Витебский областной клинический онкологический диспансер»; сокращенное - УЗ "ВОКОД".

      Граница обслуживания - в пределах Витебской области и города Витебска. В состав Областного онкодислансера входят:

      I. Лечебные отделения:

     - отделение общей онкологии;

     - онкогинекологическое отделение;

     - онкоурологическое отделение;

     - онкоторакальное отделение;

      - онкоабдоминалъное отделение;

      - отделение опухолей головы, шеи;

      - онкологическое химиотерапевтическое отделение;

      - 1-е радиологическое отделение;

      - 2-е радиологическое отделение;

      II . Диагностические отделения и вспомогательные службы:

• поликлиническое отделение;
• отделение ультразвуковой диагностики;
• лаборатория радионуклидной диагностики;
• клинико-диагностическая лаборатория;
• цитологическая лаборатория;
• рентгенологическое отделение;
• кабинет функциональной диагностики;
• оргметодкабинет;
• пищеблок;