Анализ организации контроля исполнения документов

      Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.

      Исполнитель, создающий проект документа, указывает  визирующих и подписывающих должностных  лиц, а также маршрут  движения  проекта между ними (последовательное или параллельное).

      Должностные лица, которым направлен документ,  могут ознакомиться с его содержанием и внести  коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством  версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

      В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.

      Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.

      Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет  к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных  организациях со значительным документооборотом  для ее обработки специально создаются  отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.

      Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «ДЕЛО» поддерживает  работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:

• прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;
• автоматизированная регистрация поступивших документов;
• подписание отправляемого сообщения  ЭЦП;
• шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;
• контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации-адресате).

      Бумажные  документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.

      Система «ДЕЛО» позволяет значительно облегчить  и автоматизировать трудоемкий процесс  составления реестров. Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров. Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.   

      Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.

      Помимо  внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками. Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе.  Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.

      При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.

      На  основании записей журнала передачи секретарь может автоматически  сформировать и распечатать реестры  передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям). Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.

      Факт  пересылки РК и передачи бумажного  оригинала (копии) автоматически фиксируется  системой в соответствующих  журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.

      В течение текущего года исполненные  документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).

      Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию  основных задач оперативного хранения документов и дел:

• поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
• механизм списания документа в дело;
• просмотр перечня документов, списанных в дело;
• поддержка работы с многотомными делами;
• автоматический пересчет страниц в деле;
• возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.

      Для облегчения работы исполнителей и сотрудников  служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже  на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.  Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом.

      Система предоставляет широкие поисковые  возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной  и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.     Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как «с нуля», так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.

      Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

      Механизмы рубрикации документов (отнесения к  определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.

      Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.

      В системе существуют встроенные инструменты для получения  формализованных отчетов, предоставляющих  полную информацию о ходе работы с  документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму). Эта функция  позволяет мгновенно получать  интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает  данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

      Пользователям  доступно получение следующих отчетных форм:

• Сведения о документообороте.
• Сводка об исполнении.
• Справка-напоминание об исполнении поручений.
• Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.
• Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.

      Полученная  таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных  лиц (исполнителей) и дальнейшего  принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины.

      Возможность гибкой настройки параметров для  каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов  поиска и удобство работы с системой.

     Эффект  от внедрения и использования  электронного документооборота можно представить в следующем виде:

     Среди преимуществ автоматизации документооборота и перехода к полномасштабному применению электронных документов в управлении можно выделить следующие: