Анализ организации контроля исполнения документов

     Полученную  информацию о ходе исполнения задания  делопроизводитель заносит на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

     После исполнения документа делопроизводитель  в регистрационно-контрольную карточку вносит сведения об исполнении, просит проставить подпись ответственное  лицо, подтверждающее исполнение, дату. После снятия документа с контроля делопроизводитель регистрационно-контрольную карточку вынимает из сроковой картотеки и переставляет в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе, ход и характер исполнения документа.

      Делопроизводитель Областного онкодиспансера, как правило, раз в месяц обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов. Данные о результатах контроля представляет руководителю - главному врачу.

      Для обобщения данных о контроле он использует сводку об исполнении документов. Пример формы такой сводки приведен ниже.

Сводка

об исполнении документов по состоянию на (указывает дату)   

      Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений  по совершенствованию работы с документами  делопроизводитель представляет руководству  сводки, в которых указывает:

• общее количество документов на исполнении;
• количество исполненных документов в срок (%);
• количество  неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);
• причины задержек исполнения документов.

      На  основе сводок, предоставленных делопроизводителем главному врачу за последние три месяца 2009 года, можно сделать вывод, что процент не исполненных в срок документов, а также с продленным сроком исполнения,  превышает процент исполненных в срок документов почти в два раза. В большей степени это связано с тем, что делопроизводство в Областном онкодиспансере на сегодняшний день ведется без использования автоматизированных систем, то есть ведётся в ручную, что приводит к более длительному прохождению документов по всем этапам обработки и к задержке исполнения документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Пути совершенствования документооборота

     Автономные  компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах проблем в задержке исполнения документов принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

     Принципиальным  же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

     Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовывать перемещение по сети и работу с электронными документами.

     Чем большее число рабочих мест, связанных  с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее  осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

     Рассмотрим  возможности использования системы  электронного документооборота «Дело» (СЭД «Дело»).

        Прежде чем приступать к работе  с документом, его необходимо  ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие  извне, так и созданные внутри  организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.

        При регистрации формируется  регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами белорусского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.

      Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.    

      Для облегчения и ускорения процедуры  регистрации используются следующие  инструменты:

• задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);
• заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;
• перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;
• установление ссылок на другие документы;
• отнесение документа к тематическим рубрикам и др.

      К регистрационной карточке могут  прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические  образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «ДЕЛО», гарантирующую  их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами:  просмотр,  редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).

      Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной  карточки и автоматически прикрепляет  полученные файлы к РК.

      Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:

• резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
• пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
• подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
• проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.

     Руководители  могут вводить поручения и  автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

     После ввода поручений документы автоматически  пересылаются исполнителям в их рабочие  кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может  либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.

     Для контрольных документов, по которым  введено поручение, автоматически  отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.

     Снятие  с контроля происходит после получения  итогового отчета от исполнителя. Когда  поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются  из всех рабочих кабинетов системы.

      Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования  и подписания проектов и др.

      Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д. Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.    

      Папки кабинета:

• «Поступившие»
• «На исполнении»
• «На контроле»
• «У руководства»
• «На рассмотрении»
• «В дело»
• «Управление проектами документов»
• «На визировании»
• «На подписи».

      В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца  кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.

      Благодаря понятному и максимально приближенному  к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами  работает должностное лицо и на какой  стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.

      Наличие собственных «рабочих мест» сотрудников  позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа  должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.

      Инструментарий  кабинета и принципы работы в нем  полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату – например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).

      Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.