Анализ организации контроля исполнения документов

      Для анализа экономической целесообразности внедрения электронного документооборота обобщим эти параметры и рассмотрим сокращение затрат на бумажные документы и повышение производительности труда.

      Высвобождение площадей, отведенных под хранение бумажных документов, может дать более  существенный эффект. Стоимость архивного  хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

     Определим финансовые потери из-за рутинной работы. Рассмотрим модель «Рабочее время»:

      N – число сотрудников в организации;

      T – доля времени затрачиваемого на «рутинные» операции с документами;

      Z – средняя зарплата в месяц.

      Итого, потери = N*T*Z

      При штате в 200 сотрудников, 20% времени, средняя заработная плата 300 $ потери составляют=200*0,2*300 = 12 000$ в месяц.  

  Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой задачей и позволяет справиться внедрение и использование электронного документооборота.

     Согласно  оценкам западных консалтинговых компаний, доля рутинных операций, большую часть  из которых можно переложить на автоматизированные системы, может составлять 20-30 % рабочего времени. Предположим, что производительность каждого сотрудника увеличится в среднем на 5%. При зарплате в 300 долларов в месяц каждый сотрудник будет дополнительно выполнять работы примерно на 15 долларов. В год это составит 180 долларов, а для 200 сотрудников – 36 тыс. долларов!

     Внедрив электронный документооборот организация увеличит свою прибыль: сокращение затрат по сравнению с бумажным делопроизводством составляет около 60%.

     Из  чего же складывается эта цифра?  Сокращение затрат:

• на копирование и печать документов;
• на доставку информации в бумажном виде;
• на ресурсы – люди и оборудование (например, расходные материалы, обновление копировально-множительного оборудования; ответственные за данные материалы);
• на бумагу;
• на хранение информации в бумажном виде;
• на времени (более быстрое выполнение работ за счет сокращение сроков согласования и поиска документов)
• уменьшается объем рутинной, неинтересной составляющей работы и открываются возможности творческого подхода и проявления инициативы.

     Как следствие вышеперечисленного – повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ.

      Экономия  времени на различные операции:

• 20 % – поиск и ожидание поступления документов;
• 20 % – согласование и утверждение документов;
• 10% – передача документов между подразделениями;
• 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

      В результате при внедрении и использовании электронного документооборота организация получает:

• экономию времени – на поиск документов тратятся не часы, а секунды;
• ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа;
• процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме;
• время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа;
• подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

Заключение

     Контроль  исполнения задания — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

     Создание  в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

     Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

     Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература:

1. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие / Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.;
2. Контроль исполнения документов / В.Ф. Янковая. – Секретарь-референт, № 11. – 2007. – с. 10-14;
3. Постановление Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»;
4. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии / Делопроизводитель – 2003 - №2.
5. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота / http://www.eos.ru.