Учёт расчетов с подотчетными лицами

               План: 
 
 

Введение    3 
 

1. Общая характеристика  расчетов с подотчетными лицами   4 

  1.1. Понятие  и бухгалтерский учет расчетов  с подотчетными лицами  4

  1.2. Нормативные  документы (с краткими комментариями), регламентирующие

  расчеты  с подотчетными лицами    6

  1.3. Состав  первичных документов и учетных  регистров по  расчетам с

  подотчетными  лицами  11 

2. Этапы проведения  аудиторской проверки расчетов  с  подотчетными лицами

12 

  2.1. Подготовительная  деятельность до начала проверки  12

  2.2. Сбор аудиторских  доказательств, применяемых при  проверке расчетов  13

  2.3. Оформление  результатов аудиторской проверки  13 

3. Аудит расчетов  с подотчетными лицами 15 

  3.1. Аудит  расчетов с подотчетными лицами  по методике В.И. Подольского  15

   3.1.1. Составление  программы аудиторской проверки  расчетов с

   подотчетными  лицами 15

   3.1.2. Контрольные  процедуры для выявления возможных  нарушений   16

   3.1.3. Проверка  документов по расчетам с подотчетными  лицами по форме 19

   3.1.4. Проверка расчетов с подотчетными лицами по содержанию     20

  3.2. Аудит  расчетов с подотчетными лицами  по методике Н.П. Барышникова  21

  3.3. Аудит  расчетов с подотчетными лицами  по методике Р.А. Алборова     22

  3.4. Типичные  нарушения при осуществлении  расчетов с подотчетными лицами

  25 

Заключение  34 
 

Литература  36 
 

Приложение 1     38 
 

Приложение 2     40 
 

Приложение 3     41 
 

Приложение 4     42 
 
 

                                  Введение 
 

      В процессе финансово-хозяйственной  деятельности  у  организаций часто

возникает  необходимость  приобретения  материальных  ценностей,   а   также

различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и  за  наличные

деньги.  В  таких  случаях  обычно  работнику  выдаются  наличные   денежные

средства  под  отчет  для  выполнения  определенных  действий  по  поручению

организации.  При  этом  в  бухгалтерском  учете  операции  по  расчетам   с

подотчетными  лицами отражаются достаточно просто.

      Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает,  что  из  всех

проверяемых объектов наибольшее количество ошибок  и  нарушений  допускается

при  расчетах  с   подотчетными   лицами   вследствие   небрежного   ведения

бухгалтерского  учета и  отсутствия  контроля  за  расчетами  с  работниками.

Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

      В данной работе я собираюсь  рассмотреть актуальную в   настоящее  время

тему аудита расчетов с подотчетными лицами. В  первом разделе будет  приведен

обзор  нормативных  документов,  регламентирующих расчеты с   подотчетными

лицами, кратко будет рассмотрен бухгалтерский  учет расчетов  с  подотчетными

лицами и  приведен  состав  первичных  документов  и  учетных  регистров  по

расчетам с  подотчетными лицами.

      Во втором разделе будут изучены  этапы проведения аудиторской проверки

расчетов с  подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить  методам

сбора  аудиторских  доказательств,  применяемых   при   проверке   расчетов,

применительно к типичным нарушениям расчетов с  подотчетными  лицами.  Также

здесь будет  описано оформление результатов  аудиторской проверки.

      Задачей третьего раздела является  ознакомление с методиками проведения

аудиторской проверки, предлагаемыми  тремя  авторами.  Поскольку  расчеты  с

подотчетными  лицами  носят  массовый,  этот   этап   аудиторской   проверки

достаточно трудоемок. В тоже  время  сами  операции  весьма  однообразны,  а

методы  и  процедуры  проверки  просты.  В третьем   разделе   также   будут

рассмотрены типичные нарушения при  осуществлении  расчетов  с  подотчетными

лицами и штрафные санкции, применяемые за нарушения  в  бухгалтреском  учете

расчетов с  подотчетными лицами. 
 

1. Общая характеристика  расчетов с подотчетными лицами 
 

1 Понятие и  бухгалтерский учет расчетов  с подотчетными лицами 
 

       Подотчетными  лицами  считаются   работники  организации,   получившие

авансом  денежные  средства  из  кассы.  В  подотчет  выдаются  деньги   для

предстоящих командировочных  расходов,  а  также  для  оплаты  хозяйственных

расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому  опту  в

розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с  подотчетными

лицами имеют  место практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны:

приобретение  запасных  частей,  материалов,  топлива  за  наличный  расчет,

канцелярский  товаров, оплата почтово-телеграфных  расходов;

оплата мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств;

расходы на командировки по территории Российской Федерации  и за границу;

представительские расходы.

       Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из

кассы предприятия  или непосредственно из банка  по отчет.

       Учет по расчетам с подотчетными  лицами ведется на счете №  71 «Расчеты

с  подотчетными  лицами».  Это  активно-пассивный  счет,   сальдо   которого

отражает  сумму  задолженности  подотчетных  лиц   предприятию   или   сумму

возмещенного  перерасхода и вновь выданные под отчет на  основании  расходных

кассовых ордеров, по кредиту  —  суммы,  использованные  согласно  авансовым

отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

       Выдачу денежных авансов подотчетным  лицам отражают по дебету счета  71

и кредиту  счета  50  «Касса».  Расходы,  оплаченные  из  подотчетных  сумм,

списывают  с  кредита  счета  71  в  дебет   счетов   10   «Материалы»,   26

«Общехозяйственные  расходы» и другие в зависимости  от  характера  расходов.

Возвращенные  в кассу остатки неиспользованных сумм списывают  с  подотчетных

лиц в дебет  счета 50 «Касса».

       Аналитический учет  по  счету  71  «Расчеты  с  подотчетными  лицами»

ведется по каждой авансовой выдаче. 

|                                  |  |по кредиту                       |

|                                  |  |                                 |

|по дебету                         |  |                                 |

|Сальдо по  счету 71 на начало      |  |                                 |

|периода —  это остаток долга       |  |                                 |

|подотчетного  лица на начало       |  |                                 |

|периода                           |  |                                 |

|Остаток дебетовый  — выдача денег  |  |Остаток  кредитовый — списание с  |

|подотчетному  лицу                 |  |подотчетного лица                |

|Сальдо дебетовой  на конец периода |  |Сальдо кредитовое на конец       |

|— это остаток  долга подотчетного  |  |периода  — это остаток долга      |

|лица на конец  периода             |  |подотчетному лицу на конец       |

|                                  |  |периода                          | 

       Регистром для учета операций  по движению подотчетных сумм  и  расчетов

с подотчетными лицами служит журнал-ордер  № 7  —  комбинированный  регистр,

сочетающий аналитический  и синтетический  учет  с  линейной  формой  записи.

Следовательно каждой выданной под отчет сумме  отводится  в  журнале  ордере

одна строка и  по  мере  представления  авансового  отчета,  сдачи  в  кассу

неиспользованных  сумм или получения денег  в  погашение  перерасхода  записи

сумм по этим операциям будут произведены  на этой же строке. В  то  же  время

журнал-ордер  № 7 сохраняет  шахматную  форму  записи,  заложенную  в  основу

журнально-ордерной  формы  счетоводства,  в  части  расшифровки  оборота  по

кредиту счета 71.  На  оборотной  стороне  этого  журнала-ордера  проводятся

сгруппированные  сведения  о  суммах   затрат   предприятия   на   служебные

командировки  за  отчетный  месяц  с  начала  года,   что   необходимо   для

составления отчетности и контроля за целевым использование  средств.

       Основанием  для  заполнения  журнала-ордера  № 7  являются  расходные

кассовые ордера  на  суммы,  выданные  под  отчет,  авансовые  отчеты  —  на

израсходованные суммы; новые приходные или расходные  кассовые  ордера  —  на

расхождения в  суммах, полученных и израсходованных.

       Подотчетные суммы, не возвращенные  работниками в установленные  сроки,

отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты  с  подотчетными  лицами»  и  дебету

счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».  В  дальнейшем  эти  суммы

списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты  с  персоналом  по  оплате

труда», если они  могут быть удержаны из заработной платы  работники  или  73

«Расчеты с  персоналом  по  прочим  операциям»,  когда  они  не  могут  быть

удержаны из заработной платы работника

      При командировке работников за границу  им  выдается  аванс  в  валюте

страны  командирования  исходя  из  установленных   законодательством   норм

суточных и  квартирных. Полученную в банке  валюту  оприходуют  по  счету  50

«Касса» с кредита  счета  52  «Валютный  счет».  Выданную  под  отчет  валюту

списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в  учете в  валюте  платежа

и ее рублевом эквиваленте  по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

      По возвращении из командировки  и сдачи авансового отчета с приложением