Учёт расчетов с подотчетными лицами

оправдательных  документов задолженность подотчетных  лиц списывают с  кредита

счета 71 в дебет  счета 26 «Общехозяйственные  расходы»  и  других  счетов  в

зависимости от вида расходов по курсу  на  день  представления  отчета.  При

изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на

счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную —  на  прибыль  (дебет  счета  71,

кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет  счета  80,  кредит  счета

71). 
 

      1.2. Нормативные документы (с краткими комментариями),

регламентирующие  расчеты с подотчетными лицами 
 

    Общие  документы по расчетам с подотчетными  и командированными лицами: 

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН  от 21.11.96 N 129-ФЗ "О  БУХГАЛТЕРСКОМ  УЧЕТЕ" —  Содержит

перечень обязательных реквизитов первичных документов  (статья  9,  п.  2).

Разрешает составлять  документы  на  машинных  носителях(статья  9,  п.  7).

Руководитель  организации по согласованию с  главным  бухгалтером  утверждает

перечень лиц, имеющих право подписи первичных  учетных  документов(статья  9,

п.  3).  Обязывает  директора  организации  и   главного   бухгалтера   либо

уполномоченных  ими лиц  подписывать  первичные  бухгалтерские  документы  по

операциям с  денежными средствами(статья 9, п. 3).

ПОЛОЖЕНИЕ  ПО  БУХГАЛТЕРСКОМУ   УЧЕТУ   "УЧЕТ   ИМУЩЕСТВА   И   ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ  КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА  В  ИНОСТРАННОЙ  ВАЛЮТЕ"  утверждено

ПРИКАЗОМ Минфина  РФ от  13.06.95  N 50 —  Положение  регулирует  особенности

бухгалтерского  учета  имущества  и  обязательств   организаций,   стоимость

которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся  в  пересчете  стоимости

этих имущества  и обязательств в рубли, учет курсовых  разниц.  Приложение  к

данному Положению  содержит указание, что  пересчет  расходов,  произведенных

подотчетным лицом  при загранкомандировках, в рубли  производится  по  курсу,

действующему  на дату его составления авансового отчета.

ПОЛОЖЕНИЕ О  СОСТАВЕ ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И  РЕАЛИЗАЦИИ  ПРОДУКЦИИ  (РАБОТ,

УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ,  УСЛУГ),  И  О  ПОРЯДКЕ

ФОРМИРОВАНИЯ  ФИНАНСОВЫХ  РЕЗУЛЬТАТОВ,   УЧИТЫВАЕМЫХ   ПРИ   НАЛОГООБЛОЖЕНИИ

ПРИБЫЛИ, утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552  (ред.

от 31.12.97)  —  содержит  полный  перечень  затрат,  которые  фирма  вправе

относить на себестоимость (п.2 "и" — затраты  на командировки).

ПОРЯДОК  ВЕДЕНИЯ  КАССОВЫХ  ОПЕРАЦИЙ  В  РОССИЙСКОЙ   ФЕДЕРАЦИИ.   Утвержден

Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993  г.

N  40  —   Содержит  правила  приема,  хранения,  выдачи  наличных  денег   и

оформления первичных  документов; ведения кассовой  книги;  ревизии  кассы  и

соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под  отчет,

обязаны не позднее 3  рабочих  дней  по  истечении  срока,  на  который  они

выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в  бухгалтерию

предприятия отчет  об  израсходованных  суммах  и  произвести  окончательный

расчет по ним( гл. 1, пункт 11).

ПЛАН  СЧЕТОВ  БУХГАЛТЕРСКОГО  УЧЕТА   ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ   ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ПРЕДПРИЯТИЙ И  ИНСТРУКЦИЯ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ, утвержден  ПРИКАЗОМ Минфина  СССР

от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97) — правила синтетического учета  операций

в бухгалтерском  учете. В частности, содержит проводки по отнесению  в  доход

работника подотчетных  сумм, не возвращенным в срок.

ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) "О  ПОРЯДКЕ

ИСЧИСЛЕНИЯ И  УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ  СТОИМОСТЬ"  —  в  соответствии  с

пунктом 19 Инструкции, НДС по приобретенным у организаций  оптовой  торговли

и производителей за наличный расчет  материальным  ценностям  принимается  к

зачету лишь при  наличии  соответствующих  первичных  документов  (приходный

кассовый  ордер,  накладная  на  отпуск  товаров),  содержащих   сумму   НДС

отдельной строкой). При этом в соответствии с  пунктом  1  "ПОРЯДКА  ВЕДЕНИЯ

ЖУРНАЛОВ УЧЕТА  СЧЕТОВ  -  ФАКТУР  ПРИ  РАСЧЕТАХ  ПО  НАЛОГУ  НА  ДОБАВЛЕННУЮ

СТОИМОСТЬ" утвержденным ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от  29.07.96  N  914

(ред. от 02.02.98) обязательным условием для зачета НДС,  помимо  упомянутых

выше документов, является наличие  счета-фактуры  на  приобретенные  товары,

содержащей сумму  НДС отдельной строкой.

ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ  от  29.06.95  N  35  (ред.  от  08.12.97)  "ПО

ПРИМЕНЕНИЮ ЗАКОНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ "О  ПОДОХОДНОМ  НАЛОГЕ  С  ФИЗИЧЕСКИХ

ЛИЦ" — в  соответствии с пунктом 8  Инструкции,  суммы  возмещения  работнику

командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный  годовой

доход работника.

Указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У "ОБ  УСТАНОВЛЕНИИ  ПРЕДЛЕЛЬНОГО  РАЗМЕРА

РАСЧЕТОВ  НАЛИЧНЫМИ  ДЕНЬГАМИ  В  РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ  МЕЖДУ  ЮРИДИЧЕСКИМИ

ЛИЦАМИ" —  устанавливает  следующие  предельные  размеры  расчетов  наличными

деньгами по одному платежу: между юридическими лицами  — 10  тысяч рублей;

для предприятий  потребительской кооперации и организаций  торговли  ГУИН  МВД

России — 15 тысяч  рублей.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95)  "О  НОРМАХ  И

ПОРЯДКЕ  ВОЗМЕЩЕНИЯ  РАСХОДОВ  ПРИ   НАПРАВЛЕНИИ   РАБОТНИКОВ   ПРЕДПРИЯТИЙ,

ОРГАНИЗАЦИЙ И  УЧРЕЖДЕНИЙ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ МОНТАЖНЫХ, НАЛАДОЧНЫХ,  СТРОИТЕЛЬНЫХ

РАБОТ, НА КУРСЫ  ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ, А ТАКЖЕ  ЗА  ПОДВИЖНОЙ  И  РАЗЪЕЗДНОЙ

ХАРАКТЕР РАБОТЫ, ЗА ПРОИЗВОДСТВО РАБОТ ВАХТОВЫМ МЕТОДОМ  И ПОЛЕВЫХ РАБОТ,  ЗА

ПОСТОЯННУЮ РАБОТУ В ПУТИ НА  ТЕРРИТОРИИ  РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ"  —  содержит

правила компенсации  затрат на проезд и проживание работникам, находящимся  в

поездках, которые  не считаются командировками. 

              По командировкам в пределах Российской Федерации: 

10. ИНСТРУКЦИЯ  Минфина СССР, Госкомтруда СССР  и ВЦСПС от 07.04.88  N  62  "О

   СЛУЖЕБНЫХ  КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР" — содержит:

определение служебной  командировки(п. 1);

правила    документального    оформления    командировки    (командировочное

удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении  работника

в командировку)(п. 2);

предельные сроки  командировок  (сроки  устанавливает  руководитель,  но  не

более 40 дней)(п. 4);

необходимость  ставить  в  командировочном  удостоверении  отметки   о   дне

прибытии и  дне выбытия из места командировки(п. 6);

формы журналов  по  ведению  учета  работников,  отбывающих  в  командировки

(Приложение 2 и  3);

указание на сохранением за работником находящимся  в  командировке  среднего

заработка (п. 9);

указание на выплату работникам суточных (п. 10);

перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12);

предписание в  течение 3-х дней после возвращения  работника  из  командировки

составить авансовый  отчет (п. 19);

другие положения  относительно командировок.

ПИСЬМО Минфина  РФ от 12.05.92 N 30  "О  ПОРЯДКЕ  ВОЗМЕЩЕНИЯ  КОМАНДИРОВАННЫМ

РАБОТНИКАМ ЗАТРАТ ЗА ПОЛЬЗОВАНИЕ ПОСТЕЛЬНЫМИ ПРИНАДЛЕЖНОСТЯМИ В  ПОЕЗДАХ"  —

компенсация  работнику  данных  расходов  с   отнесением   их   к   затратам

предусмотрена документом [10]).

ПИСЬМО Минфина  РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от  27.05.96)  "ОБ  ИЗМЕНЕНИИ  НОРМ

ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ  РАСХОДОВ  С  УЧЕТОМ  ИЗМЕНЕНИЯ  ИНДЕКСА  ЦЕН"  —

содержит действующие  в настоящий момент нормы  выплаты  работникам  суточных

(22 рубля) и   возмещения  затрат  по  найму   жилого  помещения  при  наличии

оправдательных  документов  (145  руб.)  и  без  таковых  (4,5   руб.)   при

нахождении  в   командировке   в   пределах   РФ.   Согласно   ПОСТАНОВЛЕНИЮ

Правительства РФ от 26.02.92 N 122 (ред. от 22.02.93) "О  НОРМАХ  ВОЗМЕЩЕНИЯ

КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ" источником выплат работнику  командировочных  сверх

норм является чистая прибыль предприятия. 

                        По командировкам за границу: 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомтруда СССР от 25.12.74 N  365  (ред.  от  20.08.92)  "ОБ

УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБ УСЛОВИЯХ ТРУДА СОВЕТСКИХ  РАБОТНИКОВ  ЗА  ГРАНИЦЕЙ"  —

п.70-75    регламентируют    выплаты    при    нахождения    работника     в

загранкомандировке.   За   время   пребывания   в   командировке   работнику

выплачиваются суточные, а также  возмещаются  расходы  по  проезду,  провозу

багажа, по найму  жилого помещения,  на  получение  заграничного  паспорта  и

виз, а также  за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке  на

иностранную  валюту  (п.  71).  Дата  пересечения  границы  определяется  по

отметке в загранпаспорте работника.

ПИСЬМО Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96  N  1037-ИХ  "О  ПОРЯДКЕ  ВЫПЛАТЫ

СУТОЧНЫХ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ В КРАТКОСРОЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ  ЗА  ГРАНИЦУ"

— содержит дополнение к правилам п.72-75 документа  [13]  —  суточные  какой

страны  и  с  какого  момента  применять  (пока   командированный   работник

находится  на  территории  РФ  применяются  нормы  суточных  для   РФ;   при

пересечении границы  РФ — нормы  для  страны-назначения  (при  этом  документ

[13]  запрещает   выплачивать  суточные  за  день  пересечения  границы   при

возвращении  в  РФ);  если  работник  в  период  командировки  находился   в

нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной  страны  в  другую

(определяется  по  отметке  в  паспорте)  суточные  выплачиваются  по  норме,

установленной для выплаты в стране, в которую  он направляется.)

ПИСЬМО Минфина  РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96)  "О  РАЗМЕРАХ  И

ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ  СУТОЧНЫХ  ПРИ  КРАТКОСРОЧНЫХ  КОМАНДИРОВКАХ  НА  ТЕРРИТОРИИ

ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ"  —  содержит  список  государств  и  соответствующих

размеров  суточных  отдельно  для  работников  загранучреждений   и   прочих