Учёт расчетов с подотчетными лицами

ценностей списывается  на издержки производства, что приводит к их  завышению

и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура   4.1.1   —    проверка    соответствия    фактических    размеров

представительских расходов сметам. Представительские  расходы —  это  затраты

предприятия по приему  и  обслуживанию  представителей  других  предприятий,

организаций и  учреждений (включая иностранных), прибывших  для переговоров  с

целью установления и поддержания  взаимовыгодного  сотрудничества,  а  также

участников,  прибывших  на  заседание  совета  (правления)   предприятия   и

ревизионной  комиссии.  К  представительским  расходам  относятся   затраты,

связанные с  проведением официального приема  (завтрака,  обеда  или  другого

аналогичного  мероприятия)  представителей  (участников),  их   транспортным

обеспечением,   посещением   культурно   зрелищных   мероприятий,   буфетным

обслуживанием во  время  переговоров  и  мероприятий  культурной  программы,

оплатой услуг  переводчиков, не состоящих в штате  предприятия.

Включение  представительских  расходов  в себестоимость продукции (работ,

услуг)   производится   в   пределах   смет,   утвержденных    руководителем

предприятия, которые  не должны превышать нормативно утвержденных  норм  (0,5

% от объема  реализации (при реализации до 2 млн.  руб. в год), и только  при

наличии оправдательных первичных документов, в которых  должны  быть  указаны

дата,  место,  программа  проведения  деловой   встречи   (приема),   список

приглашенных  с обоих сторон (ПИСЬМО Минфина  РФ от 06.10.92  N  94  (ред.  от

19.10.95) "НОРМЫ И НОРМАТИВЫ НА  ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ,  РАСХОДЫ НА

РЕКЛАМУ И НА ПОДГОТОВКУ И  ПЕРЕПОДГОТОВКУ  КАДРОВ  НА  ДОГОВОРНОЙ  ОСНОВЕ  С

УЧЕБНЫМИ  ЗАВЕДЕНИЯМИ,  РЕГУЛИРУЮЩИЕ  РАЗМЕР  ОТНЕСЕНИЯ  ЭТИХ  РАСХОДОВ   НА

СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХ ПРИМЕНЕНИЯ").

Процедура  4.1.2  —  проверка  правильности  ведения  аналитического   учета

представительских расходов в пределах и сверх норм.

Процедура  5.1.1  —  проверка  правильности  выведения  остатков  на   конец

отчетного  периода по  расчетам  с   подотчетными   лицами.   Задолженность

подотчетных лиц  предприятию и  предприятия  подотчетным  лицам  должна  быть

показана в  регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1 —  проверка  соответствия  записей  в  авансовых  отчетах  и

журнале-ордере № 7. 
 

      3.1.3. Проверка документов по расчетам  с подотчетными лицами по форме 
 
 

      Проверка  документов  по  расчетам  с  подотчетными  лицами  по  форме

осуществляется  аудитором с использованием специальной  карточки,  приведенной

в Приложении 3.

      При тестировании документов  на  наличие  ошибок  аудитору  достаточно

выявить  пять  одинаковых  нарушений  чтобы  сделать  вывод  о  значительном

распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких  несоответствий  можно

опустить.

      Для  проверки  правильности   отражения   операций   по   расчетам   с

подотчетными  лицами  аудитор   контролирует   арифметическую   точность   и

отслеживает  взаимоувязку  данных  аналитического  и  синтетического  учета.

Схема такого анализа приведена ниже в Приложении 4.

      Взаимоувязка аналитический и  синтетический данных учета будет  зависеть

от   формы   ведения   учета   на    предприятии.    Допустим    применяется

компьютеризованная  форма учета, следовательно необходимость  в блоках №  4  и

5  схемы   исчезает,  поскольку  расчет  данных  по  синтетическим   счетам  и

формирование   оборотно-сальдовой   ведомости   производится   автоматически

бухгалтерской программой. В данном случае  надо  сосредоточить  внимание  на

правильности  занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в  ЭВМ,  а

также правильность составления формы № 1 «Бухгалтерский  баланс»  на  основе

машинограммы   «Оборотно-сальдовая   ведомость»    за    отчетный    период.

(Бухгалтерская  программа «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматически по  данным

журнала хозяйственных  операций формировать готовую форму  № 1, однако в  этом

случае лучше  с удвоенной внимательностью  сверить данные  Баланса  с  данными

оборотной ведомости, поскольку Баланс будет формироваться  верно  лишь  после

тщательной  отладки  алгоритма  этой  процедуры  и  соблюдения  определенных

правил отражения  операций.) 
 
 

      3.1.4. Проверка расчетов с подотчетными  лицами по содержанию 
 
 

      При проверке расчетов по содержанию  аудитору следует помнить следующие

ключевые моменты.

      Предельные сроки командировки. В соответствии с п.1 ИНСТРУКЦИИ  Минфина

СССР, Госкомтруда  СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О  СЛУЖЕБНЫХ  КОМАНДИРОВКАХ

В ПРЕДЕЛАХ СССР" служебной командировкой  признается  поездка  работника  по

распоряжению  руководителя  предприятия  на  определенный  срок   в   другую

местность для  выполнения  служебного  поручения  вне  места  его  постоянной

работы (кроме  служебных поездок работников, работа которых протекает в  пути

или  носит  разъездной  либо   подвижной   характер).   Максимальные   сроки

командировки  работников устанавливаются п.4 Инструкции — 40 дней (не  считая

времени нахождения в пути), а минимальные сроки  не установлены.

При  загранкомандировках  таких  ограничений  нет,  однако  начиная  61  дня

нахождения работника  в  командировке  суточные  ему  будут  начисляться  по

ставкам, установленным  для работников загранучреждений РФ при  командировках

в пределах государства, где находится загранучреждение  (ПИСЬМО  Минфина  РФ

от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96)  "О РАЗМЕРАХ  И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ

СУТОЧНЫХ  ПРИ  КРАТКОСРОЧНЫХ   КОМАНДИРОВКАХ   НА   ТЕРРИТОРИИ   ИНОСТРАННЫХ

ГОСУДАРСТВ").

      Отнесение командировочных расходов  на затраты производства. Для   того,

чтобы командировка была правильно оформлена необходимы документы:

внутренний приказ директора о направлении в  командировку;

авансовый отчет  с приложением документального  подтверждения расходов;

утвержденный  директором  отчет  о  командировке,  закрытое  командировочное

удостоверение.

      Нельзя считать командировочными  расходы лиц, работающих на  предприятии

по договору подряда. Договор подряда относится  к  числу  гражданско-правовых

договоров,  и  его  действие  регулируется   нормами   гражданского   права.

Следовательно, на лиц,  заключивших  договор  подряда,  не  распространяется

законодательство  о труде. В связи с этим  командировочные  расходы  граждан,

работающих  по  договору  подряда,  не  относятся  к  числу  компенсационных

выплат, предусмотренных  ст.116  КЗоТ  РФ,  а являются  доходом,  подлежащим

налогообложению в общепринятом порядке.

      Отнесение на затраты транспортных  расходов, связанных с командировкой.

В   соответствии   с   Порядком   ведения   кассовых   операций    работнику

компенсируются  только транспортные расходы по проезду до места  командировки

и  обратно.  Транспортные  расходы,  производимые  работником   в   процессе

нахождения в  командировке  могут  быть  компенсированы  только  по  приказу

руководителя  с отнесением за счет чистой прибыли  предприятия.

      Пересчет расходов по загранкомандировкам  в  рубли.  В  соответствии  с

ПОЛОЖЕНИЕМ  ПО  БУХГАЛТЕРСКОМУ  УЧЕТУ   "УЧЕТ   ИМУЩЕСТВА   И   ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ  КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В  ИНОСТРАННОЙ  ВАЛЮТЕ"  (утверждено

ПРИКАЗОМ  Минфина  РФ  от  13.06.95  N  50)  расходы  в  иностранной  валюте

пересчитываются в рубли по курсу  ЦБ,  установленному  на  дату  составления

авансового  отчета,  а  не  на  дату   фактического   расходования   средств

подотчетным лицом. 
 

       3.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Н.П.

Барышникова 
 

       При  проверке  авансовых   отчетов  необходимо  обратить  внимание  на

следующее:

имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку  с

указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки;

правильность  возмещения  командировочных  расходов  (суточные,  квартирные,

стоимость проезда). Согласно Инструкции Росналогслужбы от  11  октября  1995

г. № 39 «О порядке  начисления и  уплаты  налога  на  добавленную  стоимость»

суммы расходов по проезду к месту служебной  командировки и обратно,  включая

затраты на пользование  в  поездах  постельными  принадлежностями,  а  также

расходы по найму  жилого  помещения,  возмещаемые  по  нормам,  установленным

законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ,  услуг)  без

НДС. При  этом  сумм  НДС,  оплаченная  при  возмещении  таких  расходов  (в

пределах  нормы),  определяется  по  расчетной  ставке  от  суммы  указанных

расходов, а сверх  нормы — налог возмещению не подлежит;

имеется ли командировочное  удостоверение с отметками в  месте  пребывания  в

командировке;

правильность  и своевременность составления  авансовых отчетов;

правильность  возмещения затрат на хозяйственные  нужды;

наличие оправдательных документов;

полнота и своевременность  сдачи в кассу остатка подотчетной  суммы;

правильность  возмещения  затрат  на  представительские  расходы.  Включение

представительских  расходов  в  себестоимость   продукции   (работ,   услуг)

проводится в  пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных

первичных  документов,  в  которых  должны  быть  указаны:  дата  и   место,

программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица,  участники

со стороны  предприятия, величина расходов;