Учёт расчетов с подотчетными лицами

отчет, либо при  наличии документов  с  незаполненными  в  них  обязательными

реквизитами нет  оснований для отражения операций  по  счетам  бухгалтерского

учета и, следовательно, эти суммы организация имеет  право включать в  состав

затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

      Кроме того, согласно статьям  2 и 7 Закона РФ «О  подоходном  налоге  с

физических лиц», такие подотчетные суммы  подлежат  включению  в  совокупный

облагаемый доход  работника. Так, в частности, в письме Госналогинспекции по

г.  Москве  от  15  декабря  1994  г.  № 11-13/16157  указано,   что   суммы

подотчетных  средств,  на  которые  отсутствуют  документы,   подтверждающие

расходы, включаются в совокупный облагаемый доход работника.

      Особое  внимание  организациям  следует  обратить   на   представление

подотчетными   лицами   чеков   контрольно-кассовых   машин   при    покупке

материальных  ценностей у юридических лиц  в розничной торговле.

      По мнению Госналогинспекции  по г. Москве (письмо от 8 сентября 1997 г.

№ 11-13/21380), подотчетные  лица должны предъявлять не только  товарные,  но

и  кассовые   чеки   в   качестве   первичных   документов,   подтверждающих

расходование  полученных сумм в розничной торговле.

      Во-первых, ни Законом РФ от 18 июня 1993  г.  № 5215-1  «О  применении

контрольно-кассовых   машин   при   осуществлении   денежных   расчетов    с

населением»,  ни  принятыми  позже   нормативными   документами,   например,

Положением  по  применению  контрольно-кассовых  машин   при   осуществлении

денежных расчетов с населением,  утвержденным  постановлением  Правительства

РФ от  30  июля  1993  г.  № 745,  не  установлена обязательность  расчетов

торговых  организаций  с  юридическим  лицами  за  приобретаемые  товары   с

применением контрольно-кассовых машин.

      Во-вторых, статьей 492 Гражданского  кодекса  РФ  содержание  договора

розничной  купли-продажи  определяется  как   приобретение   покупателем   в

розничной торговле  товаров,  предназначенных  для  личного,  семейного  или

иного использования, не связанного с предпринимательской  деятельностью.

      Подотчетное  лицо  приобретает   материальные  ценности   в   розничной

торговле  по  поручению  и  для  нужд   предприятия,   то   есть   в   целях

предпринимательской  деятельности.  Следовательно,   такие   расчеты   можно

производить  без  применения  контрольно-кассовых  машин,   а   в   качестве

документа, подтверждающего  расходование подотчетных сумм принимать  товарный

чек. 

      Ошибка: расчет с  другими   юридическими  лицами  выданными   под  отчет

наличными деньгами в размерах, превышающих установленные  лимиты.

      Расчеты   между   юридическими    лицами    за    приобретенные    для

производственных  целей товары (работы,  услуги)  наличным  деньгами,  в  том

числе и выданными  из кассы организации под отчет, необходимо  производить  с

соблюдением  установленных  нормативными  актами  пределов.   Так,   письмом

Центрального  банка РФ от 29 сентября 1997 г. № 525 лимит  расчетов  наличными

деньгами между  юридическими лицами в Российской Федерации  по одному  платежу

составляет с 8 октября 1997 года —  3  000  000  руб.,  с  учетом  изменения

масштаба  цен  с  1  января  1998  года  —  3000   руб.   (для   предприятий

потребительской кооперации — 5000 руб., для предприятий  ГУИН  МВД  России  —

5000 руб.)

      В соответствии с разъяснениями  Центрального банка РФ от 16 марта  1995

г. № 14-4/95 термин «один платеж» означает расчеты наличными деньгами  одной

организации  с  другой  в  один  день  по  одному  или  нескольким  денежным

документам в  рамках утвержденных лимитов.

      Нарушение  установленного  порядка   расчетов  наличными  деньгами   на

основании пункта 9 Указа  Президента  РФ  от  23  мая  1994  г.  № 1006  «Об

осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в  бюджет

налогов и иных  обязательных  платежей»  приводит  к  наложению  штрафов  на

юридическое лицо — плательщика в  двукратном  размере  суммы  произведенного

платежа. 

      Ошибка: внесение на расчетный  счет в банк  другого  юридического  лица

наличных  денежных   средств,   полученных   под   отчет   на   приобретение

материальных  ценностей для хозяйственных нужд.

      Указом Президента РФ от 18 августа  1996 г. №1212 «О мерах по повышению

собираемости  налогов  и  других  обязательных   платежей   и   упорядочению

наличного и  безналичного денежного обращения»  запрещены  расчеты  наличными

деньгами между организациями, в том числе посредством полученных  под отчет

денежных средств  путем их  прямого  внесения  на  расчетный  счет  путем  их

прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица —  контрагента,

минуя свой расчетный  счет.

      Наличные денежные средства в оплату за товары (работы,  услуги)  можно

вносить  только  в  кассу  организации,  реализующей   продукцию   (товары),

выполняющей работы, оказывающей услуги.

      За   несоблюдение   установленного   порядка,   согласно   пункту    9

вышеназванного  Указа  Президента  РФ,  на  организации  налоговыми  органами

налагается штраф  в двукратном размере внесенной  на расчетный счет суммы. 

      Ошибка:  бухгалтерия  организации   неправомерно  принимает   авансовые

отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на  первичных

оправдательных  документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

      Принцип временной определенности  фактов  хозяйственной  деятельности,

изложенный в  пункте  6  Положения  о  бухгалтерском  учете  и  отчетности  в

Российской   Федерации,   устанавливает   порядок    отражения    финансово-

хозяйственных операций в  регистрах  бухгалтерского  учета  в  том  отчетном

периоде, в котором  данные операции имели место.

      На  основании  этого  Положения  даты,  проставленные   на   первичных

оправдательных  документах  (товарных   чеках,   кассовых   чеках,   счетах,

проездных  документах,  актах  выполненных  работ,  квитанциях  к  приходным

кассовыми ордерам  и т.п.),  подтверждающих  расходование  наличных  денежных

средств,  полученных  под  отчет,  должны  быть  более  ранними,  чем   дата

составления авансового отчета, и более поздними, чем  на  расходном  кассовом

ордере на выдачу подотчетных сумм.

      Противоречие в указанных датах  свидетельствует о следующих фактах:

в первом случае —  об  отсутствии  (недостоверности)  первичных  документов,

подтверждающих  расходование подотчетных сумм;

во втором —  о возмещении организацией затрат своих  работников.

      Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены.

      Остановимся на втором  случае,  когда  даты,  указанные   на  первичных

оправдательных  документах, более ранние, чем на  расходном  кассовом  ордере

на получение  подотчетных средств.  Такой  случай  может  быть  расценен  как

возмещение за счет подотчетных сумм расходов  работников,  произведенных  на

хозяйственные  нужды  организации,  в  том  числе  на  приобретение  горюче-

смазочных материалов.

      Приобретенные физическим лицом   за  свой  счет  материальные  ценности

являются собственностью этого физического лица. Поэтому  оплата  организацией

работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных  целей  в

этом случае должна оформляться договором купли-продажи.

      При  этом  в  соответствии  с  подпунктом  «т» пункта  8   Инструкции

Госналогслужбы  России  от  29  июня  1995  г.  № 35  «По  применению  закона

Российской Федерации "О подоходном налоге с  физических  лиц"»  (в  редакции

последующих изменений  и дополнений) с суммы, получаемой физическим лицом  от

продажи имущества, принадлежащего  ему  на  праве  собственности,  в  части,

превышающей тысячекратный  установленный законом размер минимальной  месячной

оплаты труда, организация должна удержать подоходный налог.

      Кроме того, по мнению Госналогиснпекции  по  г. Москве  (письмо  от  1

марта   1995 г.   № 11-13/3206),   стоимость   горюче-смазочных   материалов

относится на  издержки  производства  и  обращения  организации  только  при

условии их приобретения непосредственно самой организацией, в том числе  при

оплате наличными  деньгами через подотчетных лиц,  выданных  в  установленном

порядке. 

                                 Заключение 
 

       В результате проделанной работы  была раскрыта тема аудита  расчетов  с

подотчетными  лицами. Аудит расчетов  с подотчетными  лицами  проводится  на

основе первичных  документов по расчетам  с  подотчетными  лицами.  Основными

документами, которые  необходимо подвергнуть изучению при  проверке  расчетов

с подотчетными лицами, являются:  авансовые  отчет;  приказы о направлении

сотрудников   в   командировки;   командировочные    удостоверения;    копии

загранпаспортов с отметками  о  пересечении  границы;  список  лиц,  которым

разрешено  получение  наличных  денег  из  кассы;  сметы   представительских

расходов;  приказы   об   утверждении   смет   представительских   расходов;

оправдательные  первичные документы.

      В  работе  также  были  проанализированы  различные   методы  получения

аудиторских доказательств  при аудиторской проверке расчетов  с  подотчетными

лицами  для  выявления  типичных  ошибок,  допускаемых  в   данной   области

бухгалтерского  учета. К таким методам относятся: наблюдение  или  участие  в

инвентаризации; наблюдение за выполнением  хозяйственных  или  бухгалтерских

операций;  устный  опрос;  получение  письменных   подтверждений;   проверка

документов,  полученных  клиентом  от  третьих  лиц;  проверка   документов,