Учёт расчетов с подотчетными лицами

      Первый вид заключения аудиторами  дается в том  случае,  если  не  было

обнаружено  ошибок  и  недостатков  в  отчетности,  а  финансовое  положение

устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает  каких-либо  опасений.  Однако

такое положение  маловероятно и, скорее  всего,  имеет  место  один  из  двух

вариантов:   ошибки   аудиторами   найдены,   но   вносить   соответствующие

исправления   нецелесообразно,   либо   аудиторская   проверка   произведена

недостаточно  профессионально или недобросовестно.

      Заключение с замечаниями делается  при выявлении  аудиторами  отдельных

легко устранимых недостатков,  в  целом  не  меняющих  положительной  оценки

состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным  недостаткам

аудиторы обязаны  дать свои рекомендации и проконтролировать  их выполнение.

      Отрицательное заключение дается  в случае выявления серьезных  нарушений

и  запущенности  бухгалтерского  учета  и  отчетности,   в   связи   с   чем

бухгалтерская документация квалифицируется как  недостоверная.

      Четвертый  вариант  завершения  аудиторской  проверки  возможен,  если

аудиторам не предъявляются  все материалы, необходимые для  оценки  состояния

бухгалтерского  учета  и  отчетности.  В   результате   аудиторы   вынуждены

прекратить  проверку,  официально  уведомив  об  этом  предприятие  и   свою

вышестоящую организацию. 
 
 

3. Аудит расчетов  с подотчетными лицами 
 
 

       3.1.   Аудит   расчетов   с   подотчетными   лицами    по    методике

В.И. Подольского 
 
 

       3.1.1.  Составление  программы   аудиторской   проверки   расчетов   с

       подотчетными лицами 
 
 

       Перед  началом  основной  проверки  расчетов  с  подотчетными  лицами

аудитор  должен  составить  примерную  программу   изучения   документов   в

зависимости от состояния данного раздела учета  на  предприятии.  Для  сбора

информации  при  составлении  программы  аудиторской  проверки  расчетов   с

подотчетными  лицами можно использовать вопросник, приведенный  в  Приложении

2.

       По   результатам   опроса   ответственных   работников   проверяемого

предприятия по вышеназванному вопроснику  аудитор  может  сделать  следующие

выводы:

Внутренний контроль  за  расходованием  и  целевым  использованием  денежных

средств  из  кассы   предприятия   ослаблен   отсутствием   на   предприятии

установленного  приказом руководителя круга лиц, которым  могут  быть  выданы

деньги на хозяйственные  нужды.

В нарушение  п. 11 ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В  РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

(Утвержден Решением  Совета  Директоров  Центрального  Банка  России  от  22

сентября  1993  г.  N  40)  лицам,  не  отчитавшимся  за  полученные   ранее

подотчетные суммы, выдаются новые авансы.

Приказы о направлении  работников в командировку  не  оформляются  —  следует

проверить не допускается  ли  под  видом  командировочный  расходов  скрытое

авансирование работников предприятия.

В нарушение  ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ  суточные,  возмещаемые  сверх

норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом.  Кроме  того,

со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный  фонд,

Фонд обязательного  медицинского страхования и Фонд занятости населения.

В нарушение  Закона РФ «О подоходном налоге с физический  лиц»  и  Закона  «О

налоге  на   добавленную   стоимость»   для   целей   налогообложения   учет

командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

В  нарушение  ПОЛОЖЕНИЯ  О  СОСТАВЕ  ЗАТРАТ  ПО  ПРОИЗВОДСТВУ  И  РЕАЛИЗАЦИИ

ПРОДУКЦИИ (РАБОТ,  УСЛУГ),  ВКЛЮЧАЕМЫХ  В  СЕБЕСТОИМОСТЬ  ПРОДУКЦИИ  (РАБОТ,

УСЛУГ), И О  ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ  ФИНАНСОВЫХ  РЕЗУЛЬТАТОВ,  УЧИТЫВАЕМЫХ  ПРИ

НАЛОГООБЛОЖЕНИИ  ПРИБЫЛИ  (утверждено  ПОСТАНОВЛЕНИЕМ  Правительства  РФ  от

05.08.92 N 552) сметы  представительский расходов  не  разрабатываются  и  не

утверждаются  руководителем предприятия.

В нарушение  Закона  РФ  «О  налоге  на  прибыль»  и  Закона  «О  налоге  на

добавленную стоимость»  для  целей  налогообложения  учет  представительский

расходов в  пределах норм и сверх норм не ведется.

В нарушение  ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ  выдача  денег  под  отчет  на

расходы, связанные  со  служебными  командировками,  производится  в  суммах,

превышающих необходимые. 
 
 

      3.1.2. Контрольные процедуры для выявления возможных нарушений 
 
 

      По результатам опроса у аудитора  складывается  определенное  мнение  о

состоянии расчетов с  подотчетными  лицами  на  предприятии.  Представленный

вопросник позволяет  сделать аудитору целый  ряд  промежуточных  выводов,  на

основании которых  он в последствии определит достоверность  отчетных данных.

      Для выявления  каждого   из  возможных  нарушений   или  злоупотреблений

разработан определенный набор контрольных процедур.  Основными  контрольными

процедурами являются:

Процедура  1.1.1  —  проверка  соответствия  подотчетных   лиц,   получающих

наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку  лиц,  имеющих  на

это право, утвержденному  руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 —  проверка  получения  подотчетных  сумм  денежных  средств

лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура  1.1.3.  —   проверка   соответствия   фактического   расходования

подотчетных сумм целям на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. —  наличие подотчетных лиц в  штате предприятия.

Процедура 1.1.5. —  проверка правильности списания подотчетных  сумм  за  счет

чистой  прибыли  предприятия.  В  случаях,   когда   решением   руководителя

предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и  списывается  за  счет

чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в  том,  что,  во-первых,

решение о списании действительно существует, во-вторых,  что  с  подотчетных

сумм удержан  подоходный налог, а также начислены  все  соц.  фонды  (включая

Пенсионный фонд 1 % и 28% соответственно).

Процедура  2.1.1   —   проверка   полноты   оправдательных   документов   по

командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. —  проверка наличия  приказов  о  направлении  работников  в

командировку.

Процедура  2.1.3  —   проверка   правильности   возмещения   командировочных

расходов. Нормы  возмещения командировочных расходов определены:

ПИСЬМОМ Минфина  РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96)  "ОБ  ИЗМЕНЕНИИ НОРМ

ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ  РАСХОДОВ С УЧЕТОМ  ИЗМЕНЕНИЯ  ИНДЕКСА  ЦЕН"  —  в

пределах РФ — суточные (22 руб.), расходы по  найму  жилья  (145  руб.;  без

документов — 4,5 руб.);

ПИСЬМОМ Минфина  РФ от 16.12.93 N  11-02-49  (ред.  от  29.03.96)  и ПИСЬМОМ

Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) — соответственно  суточные  и

расходы по найму  жилья при загранкомандировках (в  зависимости от страны);

ПИСЬМО Минфина  РФ от  27.12.96  N  110  "О  РАЗМЕРАХ  ВЫПЛАТЫ  СУТОЧНЫХ  ПРИ

КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА  ЗАРУБЕЖНЫХ  СТРАН"  —  нормы

суточных при  командировках во все страны —  бывшие республики СССР.

Процедура 2.1.4.  —  проверка  правильности  ведения  учета  командировочных

расходов в  пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 —  проверка удержания подоходного  налога  с  сумм  превышения

командировочных  расходов  сверх  установленных   норм.   Кроме   того,   со

сверхнормативных  расходов  начисляют  взносы  в   Пенсионный   фонд,   Фонд

обязательного медицинского страхования и в Фонд занятости населения (в  Фонд

социального страхования  отчисления не производятся). При  оплате  работникам

расходов на краткосрочные командировки как  внутри страны, так и ее  пределы,

в облагаемый доход  работника не включаются:

суточные в пределах норм, установленных законодательством;

расходы по найму  жилья в пределах норм;

фактически произведенные  и документально подтвержденные  расходы  на  проезд

до места назначения и  обратно,  сбор  за  услуги  аэропортов,  страховые  и

комиссионные сборы, расходы на  проезд  на  аэродром  или  вокзал  в  местах

отправления, назначения или пересадок (кроме проезда  на  такси),  на  провоз

багажа,  пользование  постельными  принадлежностями  в  поезде,  расходы  по

получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также  по  обмену

чека в банке  не наличную иностранную валюту.

Процедура  2.2.2   —   проверка   правильности   выделения   НДС   в   сумме

командировочных расходов. Суммы НДС выделяют по

проезду к месту  служебной командировки и обратно;

затратам на пользование в поездах постельными  принадлежностями;

хранению багажа;

расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

Процедура  3.1.1  —  проверка  правильности  отражения  в   учете   НДС   по

приобретенными  подотчетным лицами материальным ценностям. НДС  выделяется  и

относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ  у  организаций  оптовой  торговли

при  наличии  приходного  кассового  ордера,  накладной  и  счета-фактуры  с

выделенной отдельной  строкой НДС (ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ  от  11.10.95

N  39  (ред.  от  29.12.97)  "О  ПОРЯДКЕ   ИСЧИСЛЕНИЯ  И  УПЛАТЫ  НАЛОГА   НА

ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ"). При покупки ТМЦ в  розничной  торговой  сети  суммы

НДС не выделяются и относятся на себестоимость  вместе с их стоимостью.

На многих предприятиях независимо от того, у какой  организации  приобретены

материальные  ценности, только на основании  того,  что  они  приобретены  за

наличный расчет, НДС не  выделяется  и  вместе  со  стоимостью  материальных