Учёт расчетов с подотчетными лицами

правильность возмещения затрат при  краткосрочных  загранкомандировках.  При

этом  следует  помнить,  что  пересчет   расходов   по   загранкомандировке,

выраженных в  иностранной валюте, производится на момент  прибытия  работника

из командировки (любой из  трех  дней,  в  течение  которых  командированный

обязан сдать  авансовый отчет по командировке). 
 

       3.3. Аудит расчетов с подотчетными  лицами по методике Р.А. Алборова 
 

      Приступая к проверке расчетов  с подотчетными лицами, аудитор  должен

сначала проверить:

кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж

работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем,

кассиром организации);

имеется ли в  наличии нормативная база для  работы бухгалтера;

кому подотчетен данных бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;

имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных

лиц (круг подотчетных  лиц определяется в начале года и  список по ним

утверждается  руководителем организации). 

      Далее  необходимо  сверить  остатки  сумм  по  счету  71  «Расчеты   с

подотчетными  лицами»  в  журнале-ордере  № 7,  Главной  книге   и   балансе

организации  на  первое  число  последнего  месяца  перед  датой  проведения

проверки. При  наличии расхождений выявить их причины.

      Проверяя записи  по  каждому   лицевому  счету  в  журнале-ордере  № 7,

необходимо выявить:

суммы выдаваемых под отчет авансов;

имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

назначение и  фактическое использование авансов;

сроки представления  авансовых отчетов;

имеются ли командировочные  удостоверения с  отметками  о  местах  пребывания

согласно заданию;

правильность  и  своевременность   составления   (представления)   авансовых

отчетов;

правильность  возмещения командировочных расходов и  затрат  на  операционно-

хозяйственные нужды;

правильность  составления корреспонденции счетов по операциям с  подотчетными

лицами;

своевременность погашения задолженности по ранее  выданным авансам;

наличие оправдательных документов по всем операциям

      Необходимо также установить  законность и целесообразность  операционных

и хозяйственных  расходов  через  подотчетные  лица,  возможность  проведения

этих расходов по безналичным расчетам.

      При сплошной проверке  авансовых   отчетов  подотчетных  лиц  требуется

проверить:

подписываются  ли   авансовые   отчеты   бухгалтером   и   утверждаются   ли

руководителем организации. В случае, если представленный отчет  не  подписан

или не утвержден, по нему нельзя списывать  сумму  с  подотчетного  лица  на

затраты или  другие объекты учета организации.

полноту и действительность прилагаемых документов. Часто  допускают  ошибку,

прилагая к  авансовому отчету недействительные документы  (товарный  чек  без

отметок,  штампов  магазина,   различные   квитанции,   талоны,   чеки   без

обязательных  реквизитов) или списывая на себестоимость  выданные  подотчетным

лицам суммы  на ГСМ, техремонт,  приобретение  запасных  частей  и  ремонтных

материалов без  оправдательных документов. В то же время к авансовым  отчетам

не прилагают квитанции от приходных кассовых ордеров  при  оплате  стоимости

материальных  ценностей  (работ,  услуг)  организации-корреспонденту   через

подотчетное лицо, хотя эти  суммы  бывают  солидные.  Выявляя  такие  факты,

аудитор  должен  признать  списание  сумм  на  затраты   необоснованными   и

определить сумму  заниженного для налогообложения  дохода,  а  также  скрытый

размер платежей по  социальному  страхованию  и  обеспечению,  транспортному

налогу;

правильность  отражения суточных и затрат  на  жилье,  а  также  правильность

выделения по ним  НДС. Превышение норм суточных бухгалтерия  должна  относить

на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении  организации,  одновременно

с  удержанием  с  этой  суммы  подоходного  налога.  Кроме  того,   расходы,

списанные на затраты (себестоимость), должны быть снижены  на сумму  НДС  (со

стоимости проезда  и оплаты найма жилья).

правильность  отражения  выручки  от  реализации  продукции  (товаров)  через

подотчетное  лицо.  В  данном  случае  поступление  выручки  от   реализации

показывают на кредите  счета  71  без  предварительного  (или  последующего)

отнесения этой суммы  на  кредит  счета  46  «Реализация  продукции  (работ,

услуг)». При  выявлении таких фактов необходимо определить  размер  сокрытого

объекта налогообложения (выручки);

правильность  отнесения представительских расходов через подотчетные лица  на

издержки производства (обращения) организации. 

      Проверяя    расчеты    с    подотчетными    лицами,    связанными    с

загранкомандировками, аудитор должен установить:

правильность  учета расчетов;

правильность  возмещения работнику расходов  в  однодневную  командировку,  а

также  в  случаях,  когда  работник  в  стране   пребывания   обеспечивается

бесплатным питанием и жилищным помещением;

правильность расчета  курсовых  разниц  на  день  представления  подотчетным

лицом авансового отчета;

правильность  корреспонденции  счетов  по  данному  объекту  контроля.  Здесь

необходимо обратить  внимание  на  сторнировочные  и  другие  исправительные

записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений.  Для

этих целей  кредитовые обороты сета  71  в  журнале-ордере  № 7  сверяют:  по

счетам 25  и  26  —  с  данными  сводных  лицевых  счетов  (производственных

отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по  счету  50

— с данными  раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим  счетам

— с данными  раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 10 и ведомости  № 46

по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50  —

с данными журнала-ордера № 1, по счетам 51, 52 — журнала-ордера № 2 и т.д. 
 

      3.4. Типичные нарушения при осуществлении  расчетов с подотчетными

лицами 
 

      Нередко в организациях допускаются  ошибки в  расчетах  с   подотчетными

лицами вследствие  небрежного  ведения  бухгалтерского  учета  и  отсутствия

контроля за расчетами с работниками.  Основные  нарушения  (злоупотребления,

хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в  области  расчетов

с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом: 

      1. Нарушение порядка выдачи подотчетных  сумм

           1.1. Отсутствует приказ  руководителя,  устанавливающий  порядок

           выдачи работникам подотчетным  средств;

           1.2.  В  приказе  о  порядке выдачи  подотчетных   средств   не

           установлен круг лиц, имеющих  право на получение денег под  отчет,

           или не указаны  размеры   подотчетных  сумм,  а  также   сроки  их

           возращения;

           1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в  списке  лиц,

           которым в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут

           быть выданы деньги и хозяйственно-операционные  расходы;

           1.4.  Выдача  денежных  сумм  из  кассы   под  отчет   лицам,  не

           являющимся работниками предприятия;

           1.5. Выдача денег под отчет лицам,  не  рассчитавшимся  по  ранее

           выданным авансам;

           1.6.  Списание  подотчетных   сумм   за   счет   чистой   прибыли

           предприятия;

           1.7. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям,

           на которые они были выданы;

           1.8. Допускается передача полученных  под  отчет  наличных  денег

           одним работником другому; 

      2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

           2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников

           в командировку;

           2.2. Отсутствие командировочных удостоверений  с отметкой в месте

           пребывания в командировке;

           2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

           2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх

           установленных норм;

           2.5. Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов  в

           пределах норм и сверх норм; 

      3. Нарушение порядка налогообложения   при  оформлении  командировочных

      расходов

           3.1. Нарушение порядка удержания  подоходного налога и начисления

           фондов социального страхования  и обеспечения с сумм  превышения

           командировочных расходов сверх  установленных норм;

           3.2. Некорректное выделение налога  на  добавочную  стоимость   в

           суммах командировочных расходов; 

      4. Нарушения при приобретении  материальных  ценностей,  оплате  работ,

      услуг подотчетными лицами

        4.1. Выделение сумм налога на  добавленную стоимость расчетным  путем

        от стоимости  материальных  ценностей,  приобретенных  за  наличный

        расчет в розничной торговой  сети;

        4.2. Списание на затраты сумм налога на  добавленную стоимость от

        стоимости материальных ценностей,  приобретенный  через  подотчетных