Учет кассовых операций

   Субъекты  малого и среднего бизнеса могут иметь в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных банками. Лимит остатка кассы определяется банком, исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей её деятельности и согласовывается с руководителем организации на один год. При необходимости или кардинальных изменениях в денежных оборотах, организация может обратиться в банк и пересмотреть (увеличить или уменьшить) лимит остатка кассы.

   Вместе  с тем из этого правила предусмотрено одно исключение: сверхлимитные наличные денежные средства разрешено иметь в кассе только для выдачи заработной платы и выплат социального характера. Однако хранить такие деньги можно не больше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

   Для организаций, которые в силу специфики  своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в  конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, сроки сдачи наличных денежных средств переносятся на следующий день (п. 2.4 Положение Центрального банка Российской Федерации 5 января 1998 г. N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»).

Важный  момент! Если организация (предприниматель) не согласует с обслуживающим  банком лимит остатка наличных денег  в кассе, лимит остатка кассы  считается нулевым, а не сданная  в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной.

 

   1.3. Ведение кассовой книги

   Кассовая  книга – это документ, в котором  отражаются все операции с наличными  деньгами, проходящими через кассу  организации.

   Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и заверена печатью организации. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. Использовать ее можно в течение одного календарного года, по окончании которого заводится новый документ.

   Унифицированная форма кассовой книги № КО-4 установлена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в последней редакции от 03.05.2000 N 36).

   Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

   Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает документы в бухгалтерию в качестве «Отчета кассира» второй отрывной лист («Вкладной лист») с отраженными в нем приходными и расходными кассовыми документами.

   Вести кассовую книгу можно и автоматизированным способом (на компьютере).

   Если  вы ведете кассовую книгу автоматизированным способом, то листы формируются специализированными программами (Например: «1С-Бухгалтерия 7.7.», «1С-Бухгалтерия 8.1.»), которые носят названия «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Обратите внимание на то, что эти отчеты формируются одновременно, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Также нужно учитывать, что остаток денежных средств на конец рабочего дня должен совпадать с остатком на начало следующего дня.

   Важным  и бесспорно удобным моментом современного ведения кассовой книги является то, что в этом случае не возникнет проблем с нумерацией страниц: она формируется автоматически в порядке возрастания. Кроме того, форма «Вкладной лист кассовой книги» в конце месяца будет отображать общее количество листов за прошедший период, а в последнем за календарный год отчетном листе – общую годовую сумму.

   Кассир, сформировав  «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

   Вне зависимости от того, каким образом  ведется кассовая книга, обязанность её ведения возложена на кассира, а контроль за её ведением и правильностью составления возлагается на главного бухгалтера организации.

 

   1.4. Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов

   Наличные  денежные средства в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг).

   Расходоваться наличные денежные средства могут на выплату заработной платы, выдаваться сотрудникам под отчет на хозяйственно-операционные расходы, сдаваться в уполномоченный банк и т.д.

   Оформление  кассовых операций производится первичными документами, составленными по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в последней редакции от 03.05.2000 N 36):

   - № КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

   - № КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

   - №  КО-3 «Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов»;

   - № КО-4 «Кассовая книга»;

   - № КО-5 «Книга учета принятых  и выданных кассиром денежных средств».

   Остановимся поподробнее на порядке заполнения каждого документа (за исключением  кассовой книги, порядок заполнения которой рассмотрен выше).

   Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денежных средств в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

   Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) организации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), затем выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

   В приходном кассовом ордере и квитанции  к нему:

   - по строке «Основание» указывается  содержание хозяйственной операции;

   - по  строке «В том числе» указывается  сумма НДС, которая записывается  цифрами, а в случае если  продукция, работы, услуги не облагаются  налогом, делается запись «без  налога (НДС)».

   В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

   Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

   В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и на других документах) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

   В расходном кассовом ордере:

   - по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;

   - по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

   Журнал  регистрации приходных  и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и других документов до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным ведомостям на оплату труда и другие приравненные к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

   Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств применяется для учета наличных денежных средств, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денежных средств и кассовых документов по произведенным операциям.

   Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются  недействительными и не должны приниматься  к исполнению. При заполнении расходных и приходных кассовых ордеров внесение в них исправлений не допускается, согласно статье 7 п. 3 и статье 9 п. 5 Федерального закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 23.11.2009г.). Прием и выдача наличных денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

   Следует отметить, что наряду с выдачей  наличных денежных средств из кассы непосредственно лицу, указанному в РКО (документе, его заменяющем), допускается выдача денег по доверенности, оформленной в установленном порядке.

   Согласно  статье 185 п. 4 стр. 77 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) от 30.11.1994 N 51-ФЗ - Часть 1 (в последней редакции от 15.03.2010г.) доверенность на получение заработной платы, пособий, стипендий, а также иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

   При выдаче наличных денежных средств по доверенности в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер должен указать фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

   Если  наличные денежные средства выдаются по платежной ведомости, то после того как кассир сделал в соответствующей графе запись «По доверенности», доверенное лицо расписывается в получении денег. При этом должны соблюдаться требования, предусмотренные п. 15 Порядка ведения кассовых операций. Доверенность остается в организации. Она прилагается к РКО или к ведомости.

   При выдаче наличных денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу наличных денежных средств нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

   На  предприятии выдача наличных денежных средств может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

   Расписка  в получении наличных денежных средств может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении наличных денежных средств по платежной ведомости сумма прописью не указывается.

   Выдача  приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим наличные денежные средства, запрещается.