Учет кассовых операций

   При получении приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

   а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия  или лиц на это уполномоченных;

   б) правильность оформления документов;

   в) наличие перечисленных в документах приложений.

   В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним наличных денежных средств подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

   Выдача  наличных денежных средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий может осуществляться по платежной ведомости в утвержденной, Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 N 1, унифицированной форме N Т-53, с указаниями по применению и заполнению формы.

   Разовые выдачи наличных денежных средств на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

   Лицам, не состоящим в штате предприятия, возможны следующие варианты выплаты денег:

   - на каждое лицо в отдельности  выписывается отдельный РКО;

   - на всех лиц, выполняющих работы  по конкретному договору, составляется  отдельная ведомость.

   Не  допускается выплачивать по одной  ведомости наличные денежные средства штатным работникам и лицам, не состоящим в штате предприятия.

   Если  средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии  не были получены работниками в течение  трех рабочих дней, включая день получения наличных денежных средств в учреждении банка, то по истечении этого срока кассир обязан:

   а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены  указанные выплаты, поставить штамп  или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

   б) составить реестр депонированных сумм;

   в) в конце платежной ведомости  сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию  суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

   г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить  на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ____________».

   Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

   Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

   Следует отметить, что нормы п. 18 Порядка  ведения кассовых операций не требуют  обязательного составления РКО  на сумму фактически выплаченной  по ведомости суммы заработной платы (на ведомости достаточно поставить  штамп «Расходный кассовый ордер № ____»), в то время как Указания по применению и заполнению формы № Т-53, утвержденной Госкомстатом России, предписывают составить на выданную сумму заработной платы РКО, указав его дату и номер в ведомости.

   Кассиры в конце рабочего дня обязаны  отчитаться о принятых наличных денежных средствах по приходным ордерам, и сдать их вместе с кассовыми документами по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

   При получении наличных денежных средств для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты (3 рабочих дня). До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

 

   Рассмотрим  порядок отражения в бухгалтерском  учете операций по выдаче заработной платы на следующем примере:

   Сумма оплаты труда в торговой организации  «ТЕХМАРКЕТ» за июнь 2009 г. составила 180000 руб., НДФЛ с начисленной за июнь заработной платы – 21580 руб., первая половина заработной платы – аванс в размере 40% был выдан 15.06.2009г. в сумме 74500 руб. Выплата остатка заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) производится до 30.06.2009г. Наличные на выплату зарплаты получены кассиром организации 15.06.2009г. и 26.06.2009г. Заработная плата за вторую половину месяца (окончательный расчет) выплачивалась в течение 3 рабочих дней с 26 по 30 июня. До 01 июля фактически было выплачено 74420 руб. Сумма не выданной зарплаты 01 июля должна быть сдана в банк для зачисления на расчетный счет.

 

   Бухгалтер организации «ТЕХМАРКЕТ» отразит следующие операции в учете:

   15.06.2009г.

   Дебет 50 Кредит 51 -- 74500 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за первую половину июня 2009г.

   Дебет 70 Кредит 50 -- 74500 руб. – выдана заработная плата за первую половину июня2009г.

   30.06.2009г.

   Дебет 44 Кредит 70 -- 180000 руб. – начислена заработная плата за июнь 2009г.

   Дебет 70 Кредит 68 -- 21580 руб. – удержан НДФЛ с заработной платы за июнь2009г.

   26.06.2009г.

   Дебет 68 Кредит 51 -- 21580 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы за июнь 2009г.

   Дебет 50 Кредит 51 -- 83920 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за вторую половину июня 2009г. (180000 - 21580 - 74 500) руб.

   С 26.06.2009г. по 30.06.2009г.

   Дебет 70 Кредит 50 -- 74420 руб. – выдана заработная плата за вторую половину июня 2009г.

   01.07.2009г.

   Дебет 70 Кредит 76.4 -- 9500 руб. – депонированы денежные суммы (83920 - 74420) руб.

   Дебет 51 Кредит 50 -- 9500 руб. – депонированные денежные суммы сданы в банк.

   В последующем депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. Дату и номер ордера следует указать в книге депонентов. Если получателей несколько, то возможно оформить отдельную платежную ведомость.

   При выдаче депонированной заработной платы  производятся следующие записи:

   - Дебет 50 Кредит 51 – получены денежные  средства в банке на выдачу  депонированной заработной платы;

   - Дебет 76-4 Кредит 50 – депонированная  заработная плата выплачена сотрудникам.

 

   1.5. Чековая книжка

   Для получения наличных денежных средств со своего расчетного счета в банке организации (предпринимателю) выдается чековая книжка. Чековая книжка является бланком строгой отчетности и учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

   За  выдачу чековой книжки организация (предприниматель) оплачивает банку комиссию.

   Чтобы снять наличные денежные средства с расчетного счета, выписывается чек. При заполнении чека на обратной стороне указывается целевое назначение получаемых наличных денежных средств (на оплату труда за необходимый период, хозяйственные расходы и т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы, даты и ФИО получателя) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации (предпринимателя). Факт получения наличных денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером, номер и дата которого фиксируется на обратной стороне корешка чека.

 

   1.6. Расчеты с подотчетными лицами

  Подотчетными  суммами признаются наличные денежные средства - авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

  Расчеты с подотчетными лицами возникают  практически в каждой организации  и весьма разнообразны:

  - приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских  товаров, оплата почтово-телеграфных  расходов;

  - оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

   - расходы на командировки по  территории Российской Федерации и за границу;

  - представительские расходы.

  Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации.

  Денежные  средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а только тем, которые поименованы в приказе руководителя. В нем прописывается, на какой срок и на какие цели выдаются наличные денежные средства. Например, одни работники в соответствии с приказом руководителя вправе получать денежные средства только на приобретение ГСМ, тогда как другие – на оплату других хозяйственных расходов.

  Следует отметить, что в силу п. 11 Порядка  ведения кассовых операций выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

  Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, установленного приказом руководителя или со дня возврата из командировки.

  Работник  должен представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных  суммах. Он оформляется по унифицированной  форме N АО-1 «Авансовый отчет», утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55, и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

  На  оборотной стороне формы подотчетное  лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

  Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в  порядке их записи в отчете.

  В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

  Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу наличных денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

  Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

  На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

  Наличные  денежные средства выдаются под отчет  по расходному кассовому ордеру. В  расходном кассовом ордере:

  - в строке «Основание» пишется «под отчет» и указывается цель расходования средств, например на «хозяйственные нужды».

  В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденного Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (в последней редакции Приказов Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н)., для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».