Учет кассовых операций

  На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

  Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

 

  Рассмотрим  порядок отражения в бухгалтерском  учете расчетов с подотчетным  лицом на следующем примере:

  ООО «ТЕХМАРКЕТ» по согласованию с обслуживающим банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО «ТЕХМАРКЕТ» 12.01.2009г. выдало работнику в подотчет 50000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он:

  - приобрел канцтовары (конкретные  наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1000 руб. для нужд организации;

  - погасил задолженность перед поставщиком товаров в размере 45000 руб.

    Оставшаяся сумма полученного  аванса возвращена работником  в кассу предприятия 26.01.2009г. Руководитель ООО «ТЕХМАРКЕТ» утвердил авансовый отчет 26.01.2009г.

 

  В бухгалтерском учете ООО «ТЕХМАРКЕТ» подлежат отражению следующие проводки:

  12.01.2009г.

  Дебет 71 Кредит 50 -- 50000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги.

  26.01.2009г.

  Дебет 50 Кредит 71 -- 4000 руб. – отражен возврат подотчетным лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет (50000 - 1000 - 45000) руб.

  Дебет 10 Кредит 71 -- 1000 руб. – отражено приобретение канцтоваров.

  Дебет 60 Кредит 71 -- 45000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо.

  В случае если в подотчет работник получил меньше, чем потратил, организация (предприниматель) возмещает перерасход. Рассмотрим следующий пример.

  Работник  получил в подотчет денежную сумму в размере 44000 руб. Перерасход возвращен подотчетному лицу 28.01.2009г.

  В бухгалтерском учете ООО «ТЕХМАРКЕТ» будут отражены следующие проводки:

  12.01.2009г.

  Дебет 71 Кредит 50 -- 44000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги.

  26.01.2009г.

  Дебет 10 Кредит 71 -- 1000 руб. – отражено приобретение канцтоваров.

  Дебет 60 Кредит 71 -- 45000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо.

  28.01.2009г.

Дебет 71 Кредит 50 -- 2000 руб. – выдан из кассы перерасход.

 

   1.7. Хранение денег

   В соответствии Порядком ведения кассовых операций руководители организаций обязаны оборудовать кассу, т.е. это должно быть изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств и обеспечить их сохранность в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организаций не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность наличных денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

   Рекомендации  по обеспечению сохранности наличных денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в Приложении № 2 к Порядку ведения кассовых операций.

   Руководитель  организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке наличных денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, – транспортное средство.

   При транспортировке наличных денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

   - разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых наличных денежных средств и ценностей;

   - допускать в салон транспортного  средства лиц, не назначенных  руководителем организации для их доставки;

   - следовать пешком, попутным или  общественным транспортом;

   - посещать магазины, рынки и другие  т.п. места;

   - выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

   Помещение кассы должно быть изолировано, а  двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы  лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

   Единые  требования по технической укрепленности  и оборудованию сигнализацией помещений  касс организаций приведены в Приложении № 3 к Порядку ведения кассовых операций.

   В частности, для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

   - быть изолированным от других  служебных и подсобных помещений;

   - располагаться на промежуточных  этажах многоэтажных зданий. В  двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

   - иметь капитальные стены, прочные  перекрытия пола и потолка,  надежные внутренние стены и  перегородки;

   - закрываться на две двери: внешнюю,  открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

   - оборудоваться специальным окошком  для выдачи денег;

   - иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денежных средств и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

   - располагать исправным огнетушителем.

   Кроме того, помещение кассы должно быть оборудовано средствами охранной сигнализации.

   Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

   Все наличные денежные средства и ценные бумаги на организациях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

   Учтенные  дубликаты ключей в опечатанных  кассирами пакетах, шкатулках и  др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

   При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает  меры к немедленной замене замка  металлического шкафа.

   Хранение  в кассе наличных денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

   Перед открытием помещения кассы и  металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться  в исправности охранной сигнализации.

   В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю организации, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

   В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир организации после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

   О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который  подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр  акта передается в органы внутренних дел, второй – отсылается в страховую  компанию, третий – высылается в  вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый – остается у организации.

   После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций.

   Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

   Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

     На предприятиях, имеющих одного  кассира, в случае необходимости  временной его замены исполнение  обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности.

 

   1.8. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

   В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным пересчетом наличных денежных средств и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличных денежных средств в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

   Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

   В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов.

   Результаты  такой инвентаризации отражаются в  описях, составленных по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

   - ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных  денежных средств»;

   - ИНВ-16 «Инвентаризационная опись  ценных бумаг и бланков документов  строгой отчетности».

   Рассмотрим  поподробнее порядок заполнения каждого документа.

   Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денежных средств, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

   Результаты  инвентаризации оформляются актом  в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.

   При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче наличных денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.