Учет и аудит денежных средств на примере ТОО «Транстехносервис»

    Инвентаризация  кассы и кассовых операций проводиться  немедленно по прибытии аудитора на место проверки. До ее проведения аудитор должен установить:

     - имеется ли на организации приказ руководителя о постоянно действующей комиссии для систематического проведения внезапных проверок наличия денег в кассе организации;

     - выполняется ли этот приказ, существуют ли акты внезапных проверок кассы и каково их содержание;

      - обслуживаются ли проверяемая организация одним кассиром или несколькими кассирами;

      - работает ли кассир только на проверяемой организации или совмещает свои обязанности с обслуживанием других организаций;

      - имеется ли приказ о назначении кассира и договор об индивидуальной материальной ответственности, заключенный кассиром с администрацией организации, ознакомлен ли кассир с правилами ведения кассовых операций.

    Осуществляя проверку кассы, аудитор обязан соблюдать следующие условия:

    1. Проверка производиться в присутствии членов постоянно действующей комиссии, назначенной руководителем организации, в состав которой обязательно должны входить кассир и главный бухгалтер организации;

    2. Во время проверки кассы  доступ других лиц в кассу не разрешается, и внекассовые операции  прекращаются.

     При невозможности проверки кассы или  при наличии нескольких касс все  они опечатываются аудитором, ключи  остаются у кассира, а печать у  аудитора. Это делается в целях предотвращения возможности покрытия недостаточности денег в одной кассе за счет денежной наличности из других касс.

    Кассир  в присутствии членов инвентаризационной комиссии составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных денежных сумм не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть формы акта инвентаризации кассы.

     Кассовый  отчет подписывается главным  бухгалтером и передается в бухгалтерию  для отражения операций о движении денег в соответствующих счетах и бухгалтерских регистрах. После  этого производится полный пересчет денег  независимо от того, находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке.

     Деньги  и ценности пересчитываются дважды: сначала это делает кассир, затем  другой член комиссии. Сам же аудитор  осуществляет контроль за правильностью  проведения аудиторской проверки. Денежные документы учитываются по номинальной стоимости.

     При аудите денежных документов необходимо проверить: фактическое наличие  этих документов, кому предназначены  и за счет каких средств оплачены билеты и путевки; правильность учета  денежных документов. Учет производится в книге денежных документов. Поступление и списание денежных документов оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами.

     Таким же образом, как и по  деньгам, кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру.

     В период проведения инвентаризации в  кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости. Аудитор  предлагает главному бухгалтеру и кассиру  закрыть их в установленном порядке, оформить на них расходный ордер  и включить его в отчет кассира. Бывает так, что проверка кассы совпадает с периодом выдачи заработной платы, которая по ведомостям не выплачена многим лицам, эти ведомости в отчет кассира могут не входить, а записываться в акте частично оплаченные расходные документы, не включенные в кассовый отчет. В этом случае в каждой платежной ведомости указывается, по каким порядковым номерам выплачена заработная плата и ее общая сумма.

     По  окончании пересчета денег и  ценностей полученная сумма сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированных в бухгалтерском учете.

     Осуществляя проверку денежных средств, аудитор  одновременно проверяет, соответствует  ли помещение кассы по обеспечению  сохранности денег, необходимо проверить  наличие сигнализации, решеток на окнах и дверях, и прочие условия безопасности денежных средств. Выявленные при этом нарушения указываются в  акте инвентаризации.

     Результаты  проверки фактического  наличия  денег и их эквивалентов в кассе  оформляются актом инвентаризации, который подписывают все члены  комиссии. Он составляется в трех экземплярах: один передается в бухгалтерию организации, второй остается у кассира, третий хранится у аудитора. В конце приводится расписка кассира том, что все денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении.

     В случае обнаружения недостачи аудитор  просит кассира предоставить письменное объяснение причин возникновения недостачи. Прямое хищение денег без подлогов выявляется при проверке кассы путем  инвентаризации кассовой наличности.

     Неоприходование  денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета.

     Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования  денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на  корешках чеков, выписок банка и приходных кассовых ордеров. Некоторые аудиторы допускают ошибку, когда полноту оприходования наличных денег, полученных из банка проверяют только по корешкам чеков. Это необходимо делать также по выпискам банка  (по коду, соответствующему получению наличных денег). Если на выписках имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, следует получить в банке выписку из текущего и расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии проверяемой организации с данными выписки. Выписка счета в банке, являющаяся строго учитываемым документом, требует тщательного контроля. Поэтому нельзя доверять получение выписок кассирам и другим лицам, отчет которых зависит от содержания выписок. В соответствии с порядком ведения кассовых операций прием наличных денег кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером и лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации.

     Неоприходование денег, полученных по приходным ордерам  в порядке оплаты услуг, погашения  задолженности, оплаты материалов, квартирной платы и т.п., вскрывается посредством  анализа и проверки непогашенной задолженности сотрудников и других лиц. В результате присвоения уплаченных сумм на расчетных счетах могут оставаться суммы непогашенной задолженности лиц, которые за собой никакой задолженности не признавали.

     Правильная  регистрация приходных и расходных ордеров в журнале регистрации кассовых ордеров, где им присваивается определенный номер, контроль за возвратом в бухгалтерию неоплаченных приходных ордеров повышают достоверность записи и исключают злоупотребления.

     Кассовые  операции по списанию денег и расход проверяются по документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащей проверке. При проверке используются следующие формы учетной документации по кассовым операциям: формы КО - 1 «Приходный ордер», КО - 2 «Расходный кассовый ордер», КО-3 и КО – 3 а «Журнал регистрации приходных и расходных документов», документы без ордерного оформления приема и выдачи денег, форма КО - 4 «Кассовая книга», КО-5 «Книга принятых и выданных кассиром денег», учетные регистры (журнал-ордер 1, ведомость 1), Главная книга, балансы на соответствующие даты и др.

     При этом необходимо обращать внимание на оформление кассовых документов: имеются  ли на каждом документе расписки получателей, погашаются ли документы - приходные - штампом «Получено», расходные – штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений. Во многих организациях  кассовые документы составляются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции – необоснованными.

     На  следующем этапе проверки следует  установить: ведется ли в данной организации в установленной форме журнал регистрации приходных и расходных ордеров; все ли кассовые документы зарегистрированы в журнале; нет ли пропущенных номеров кассовых ордеров; все ли операции по поступлению и расходованию денежных средств записаны в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной  печатью,  количество листов в ней заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итог операций за день, и вывести остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге он  ведет через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист книги отрывной, его кассир сдает в конце дня вместе со всеми приходными и расходными  документами в качестве отчета по кассовым операциям. 

        3.3 Аудит денежных средств на текущих, корреспондентских и прочих счетах в банках и на карт-счетах 

    При аудите денежных средств большого внимания требует проверка банковских операций. В соответствии с действующим законодательством организация обязана хранить свои денежные средства в обслуживающих учреждениях в банках. Расчеты с учреждениями банка возникают в связи с хранением денег на текущем (расчетном), корреспондентском, сберегательных счетах, получением краткосрочных и долгосрочных кредитов, их погашением и переоформлением, претензиями к банку по ошибочным записям на счетах. Расчеты через учреждения банков между организациями осуществляются по безналичным формам расчета.

    При аудите операций на текущем (расчетном) счете необходимо обратить внимание  на следующее:

• в каком учреждении банка открыт расчетный счет
• соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичным документах
• имеется ли на первичных документах, приложенных к выпискам, штамп банка. В случаях, если выявлены документы без штампа банка, необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменный запрос) с целью выявления правильности  произведенной операции
• правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными
• обоснованность перечисления  денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи (депонированная зарплата, алименты и т.п.), а также достоверность указанных в перечне почтовых адресов получателей переводов
• правильность отражения в учете операций, связанных с конвертацией  тенге
• правильность бухгалтерских проводок по операциям в банке, отражены ли эти операции в бухгалтерском учете на соответствующих счетах. Особое внимание следует обратить на те операции, которые по бухгалтерскому учету списаны (минуя счета расчетов) на затраты производства или издержки обращения
• соответствие записей, указанных в выписке банка, записям в журнале- ордере №2, ведомости №2 по счету 441 «Деньги на текущих, корреспондентских счетах в национальной валюте» и в Главной книге
• полноту и достоверность банковских выписок и документов к ним. Полноту банковских выписок устанавливают по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке. Если в выписке банка будут установлены не оговоренные исправления и подчистки, нужно провести встречную проверку в учреждении банка.

    При аудите операций на валютном счете необходимо установить:

• в каком учреждении банка открыт валютный счет;
• соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;
• правильно ли применялись формы расчетов при внешнеэкономической деятельности;
• правильно ли оплачено комиссионное вознаграждение за открытие валютного счета;
• правильность отражения в учете операций по покупке и продаже валюты;
• правильность определения и отражения в учете курсовых разниц;
• правильность составления бухгалтерских проводок. Соответствие записей в выписках банка записям в журнале-ордере №2 и Главной книге;
• полноту и своевременность зачисления валютной выручки организаций-экспортеров, являющихся резидентами, на их валютные транзитные счета в уполномоченных банках;
• имеются ли факты наличия у экспортеров расчетов в иностранных банках, открытых без разрешения Нацбанка РК;
• правильность использования собственной валютной выручки экспортеров, сохранность наличной иностранной валюты и материальных ценностей, приобретенных за иностранную валюту;
• выполняются ли требования, что при закупках предприятием товаров, покупная стоимость поступающих товаров (материалов, полуфабрикатов, оборудования и пр.), исчисляется исходя из их стоимости, предусмотренной в контракте (договоре) на дату оприходования на предприятии, транспортных расходов и прочих расходов по закупке и транспортировке, а при совершении товарообменных операции (бартерных сделок) учет реализации и определение финансовых результатов производится на дату, указанную  по стоимости, предусмотренной в контракте (договоре).

     Особое  внимание аудитор должен уделить  проверке правильной организации учета  денежных средств на специальных  счетах в банках: 421 «Денежные средства в аккредитивах», 422 «Денежные средства в чековых книжках», 423 «Деньги на карт - счетах», 424 «Прочие» подраздела 42 «Денежные средства на специальных счетах в банках». Счета данного подраздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в национальной  валюте, находящихся на территории страны  в аккредитивах, чековых книжках, или платежных документах (кроме векселей) на текущих, особых и иных специальных счетах, а также средства целевого финансирования и поступлений в той части, которая подлежит обособленному хранению.