Учет и аудит денежных средств на примере ТОО «Транстехносервис»

3. Аудит денежных средств

3.1 Информационная база и задачи аудита денежных средств     

    Целью аудита является формирование мнения о достоверности бухгалтерской  отчетности во всех существенных аспектах. Для достижения этой цели применяется  широкий спектр специфических подходов, процедур и методов.

    Существуют  разные принципы классификации методов контроля:

• государственный контроль – осуществляется государственными органами контроля и управления, а также органами законодательной власти;
• ведомственный контроль – проводится министерствами, комитетами, департаментами и другими органами государственного управления за деятельностью подведомственных им организаций. Обычно такой контроль осуществляется путем проведения ревизий и тематических проверок;
• аудиторский контроль – осуществляется за деятельностью организаций аудиторскими фирмами и частными лицами (аудиторами), имеющими лицензию на право заниматься аудиторской деятельностью;
• внутренний (внутрихозяйственный) контроль за деятельностью филиалов, цехов, участков, бригад, отделов, служб и других внутрихозяйственных формирований проводится  на организациях их руководителями, специалистами, штатными контролерами – ревизорами (аудиторами).

    В зависимости от времени проведения контроль подразделяется на: предварительный, текущий (оперативный), последующий.

     1) предварительный контроль проводится до принятия управленческих решений и совершения хозяйственных операций. Он носит, профилактический характер. Его субъектами могут быть внутрихозяйственные планы, бизнес-планы, проектно-сметная документация, документы на выдачу денежных средств, на отпуск продукции и т.д. Цель предварительного контроля – предупредить незаконные действия должностных лиц, незаконные и экономически нецелесообразные хозяйственные операции.

    Предварительный контроль полезен и необходим  на всех уровнях управления. Он способствует предотвращению непроизводственных расходов, неправильному оформлению документации хозяйственных операций;

     2) текущий контроль – организуется в процессе совершения хозяйственных различных операций. Именно поэтому текущий контроль называют оперативным контролем. Субъекты текущего контроля значительно разнообразны, чем предварительного;

     3) последующий контроль – осуществляется после совершения хозяйственных операций. Количество объектов последующего контроля определяется самим проверяющим исходя из различных факторов: задач и целей проверки, финансовых затрат на его осуществление и др. Последующий контроль применяется и при проведении ревизии, и при организации аудиторской проверки.

    В зависимости от источников информации контроль подразделяется на документальный и фактический:

• документальный контроль предусматривает использование первичных документов для установления достоверности и законности совершения хозяйственных операций, составления регистров и отчетности;
• фактическим является контроль, при котором количественное и качественное состояние проверяемого объекта устанавливается путем обследования, осмотра, обмера, пересчета, взвешивания, лабораторного анализа и других способов проверки фактического состояния объектов. К объектам фактического контроля относятся: наличные деньги в кассе, основные средства, товарно-материальные ценности, готовая продукция, выполненные работы и услуги.

     Применяемые методы контроля и система контрольных  действий позволяют организовать проверку, используя проведение для этих целей ревизии, аудит, тематическую проверку, следствие, служебное расследование.

     Ревизия – это система контрольных  действий, осуществляемых ревизионной  группой или ревизором за деятельностью  подведомственных организаций, при  которой устанавливается законность, достоверность и экономическая целесообразность совершенных операций, а также правильность действий должностных лиц, участвовавших в их осуществлении. Ревизия проводится при проведении внутриведомственного контроля и др.

     Аудит – это независимая экспертиза состояния бухгалтерского учета, финансовых отчетов и бухгалтерских балансов.

     Тематическая  проверка – это проверка определенной темы (задачи) производственной или  финансово-хозяйственной деятельности организации, например сохранности  денежных средств.

     Следствие представляет собой процессуальное действие, в ходе которого устанавливают  виновность отдельных лиц в совершении тех или иных нарушений, связанных  с присвоением денежных средств, материальных ценностей, бесхозяйственностью  и совершением должностных злоупотреблений. Следствие осуществляется судебно-следственными органами и регулируется особым процессуальным законодательством.

     Служебное расследование предусматривает  проверку соблюдения работниками организации  должностных обязанностей, а также  соблюдение должностных документов, регулирующих производственные отношения. Оно проводится специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя организации в случаях выявления хищений, недостач, потерь и порчи материальных ценностей и в других случаях.

     Аудитор должен обладать необходимой профессиональной квалификацией, заботиться о подержании ее на уровне, соблюдать требования нормативных документов. Аудитор не должен оказывать клиенту услуги в тех областях экономики, в которых  не имеет профессиональных достаточных знаний.

     Ответственность аудитора проявляется в том, что  он отвечает за свое заключение о финансовых отчетах проверяемой организации. Ответственность за содержание отчетов  несет руководство проверяемой  организации.

     Внешний аудит проводится на договорной основе аудиторскими фирмами или индивидуальными аудиторами с целью объективной оценки достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности организации.

     Внутренний  аудит  представляет собой независимую  деятельность в организации по проверке и оценке ее работы в интересах руководителей. Цель внутреннего аудита – помочь сотрудникам организации эффективно выполнять свои функции. Внутренний аудит проводят аудиторы, работающие непосредственно в данной фирме. В небольших организациях может и не быть штатных аудиторов. В этом случае проведение внутреннего аудита можно поручить ревизионной комиссии или аудиторской фирме на договорных началах.

     Согласно  учетной политике внутренний аудит  проводится не менее одного раза в  год.

     Аудит также может быть инициативным (добровольным), когда он проводиться по решению руководства организации, либо обязательны.

     Основной  задачей инициативного аудита является выявление недостатков  в ведении  бухгалтерского учета, составлении  отчетности, в налогообложении, провести анализ финансового  состояния организации  и помочь ему в организации учета и отчетности.

     Инициативный  аудит проводится по решению руководства  организации, он может быть комплексным  и тематическим, то есть контролю и  анализу подвергаются только отдельные  разделы и участки учета.

     По  периодичности осуществления проверок различают первоначальный и периодический  аудит.

     Первоначальный  аудит – это аудит,  который  впервые проводится на данной организации.

       Периодический (повторяющийся) аудит проводится на данной организации, как правило, ежегодно. Это позволяет установить длительное сотрудничество между аудитором и клиентом, повысить качество проверок, дать более объективную оценку экономического субъекта и его деятельности.

     Под информационной базой понимается перечень всей используемой информацией при проведении аудита. Всю совокупность такой информации можно подразделить на следующие виды:

• Нормативно – законодательные акты в области бухгалтерского учета и аудита, то есть Закон «Об аудиторской деятельности», Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», стандарты бухгалтерского учета, стандарты международной финансовой отчетности, стандарты аудита, типовой план счетов, а также всевозможные положения о ведении бухгалтерского учета на его различных участках, разработанные самой организацией положения о порядке проведения инвентаризации  в соответствии с СБУ 24, товарно-материальных запасов в соответствии с СБУ 7, основных средств в соответствии с СБУ 6, нематериальных активов в соответствии с СБУ 28, денежных средств в соответствии с СБУ 4 и т.д;
• Нормативно – законодательные акты в области гражданского, уголовного, предпринимательского права, Закон «О  труде в Республике Казахстан»;
• Учредительные документы организации (учетная политика, статистическая карта, карточка регистрации, РНН, регистрационный номер плательщика налога на добавленную стоимость, устав, учредительный договор, распорядительные документы организации – приказы, распоряжения);
• Договоры – это самостоятельная группа документов, так как они имеют свою юридическую значимость;
• Все формы отчетности (финансовая, статистическая, налоговая отчетности);
• Первичные документы и учетные регистры;
• Результаты личных наблюдений, ответов на запросы, а также письменные и устные объяснения должностных лиц, полученные аудитором в ходе проведения проверки.

    Задачи  аудита денежных средств:

• Оценка состояния синтетического и аналитического учета наличных денежных средств в проверяемой организации;
• Оценка качества отражения хозяйственных операций  в бухгалтерском учете;
• Проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям связанных с движением наличных денежных средств.

3.2.  Аудит наличности в кассе 

    Деньги, хранящиеся в кассе, должны учитываться  на счетах подраздела 45 «Наличность в кассе»:

        451 «Наличность в кассе в национальной валюте».

    В дебет этих счетов записывают поступления  денег в кассу, а в кредит выбытие  денег из кассы. Записи по этим счетам производятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров.

    Признаки  отсутствия и недостаточности внутреннего  контроля за движением денег в  кассе организации:

• Отсутствие на организации налаженной системы внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;
• отсутствие на организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
• наличие формального проведения ревизии кассы – назначение в комиссию проведения ревизии постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведения проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них  и заранее готовится;
• предоставление права подписи приходных и расходных документов другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя организации, не отраженное в распоряжении руководителя организации;
• формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении) кассиров;
• отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на счетного работника без письменного распоряжения руководителя организации;
• отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности;
• отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

    Аудит кассы и кассовых операций проходит в основном по трем направлениям:

• Инвентаризация наличных денег;
• Проверка полноты своевременности их оприходования;
• Исследования правильности списания денег на расходы.

    Инвентаризация  кассы проводится в соответствии с Правилами ведения кассовых операций разработанных и утвержденных руководителем организации.