Учет, анализ и аудит дебиторской и кредиторской задолженности

• задолженность со сроком погашения до 45 дней (1-я группа);
• задолженность со сроком погашения от 45 до 90 дней (2 группа);
• задолженность со сроком погашения более 90 дней (3 группа).

Пример классификации дебиторской задолженности  в ЗАО "Серебряный родник" по срокам возникновения по состоянию на 31.12.2011 приведен в таблице 28.

 

Таблица 28 – Классификация задолженности по срокам возникновения

 

Дебитор (кредитор)	Срок погашения по договору	Сумма	Кол-во дней просрочки	Группа задолженности
ООО «ТрансКонтейнер»	30.09.2011	13560	92	3-я группа
ОАО «Хабаровскнефтепродукт»	10.11.2011	82400	51	2-я группа
ООО «ТрансТелеком»	18.12.2011	12600	13	1-я группа

 

В рамках программы необходимо обеспечить сопоставление факта отгрузки и факта оплаты, а также истечения срока для оплаты. В программе Waterboss-Хабаровск для этого требуется дополнительный отчет, формируемый по каждому клиенту с информацией о доставках товара и оплате. Кроме того, необходимо проводить классификацию дебиторской задолженности в разрезе торговых представителей, так как они обеспечивают контроль уровня задолженности и принимают меры по ее взысканию.

В программе "1С: Управление торговлей 8" все возможные варианты оплаты, которые применяются в торговом предприятии, фиксируются с помощью графика оплаты. Например, 30 % предоплата, 70 % кредит с отсрочкой платежа 5 дней, Полная предоплата наличными, "Кредит  на 2 месяца с выплатой по 50 % в месяц" и безналичным расчетом и т. п. Фактические этапы оплаты с конкретными суммами и датами заполняются автоматически в заказе клиента в соответствии с графиком оплаты, указанным в соглашении.

5. Создание резерва по сомнительным долгам:

Согласно изменениям, внесенным приказом Минфина России от 24.12.2010 N 186н в п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, организация создает резервы сомнительных долгов в случае признания дебиторской задолженности сомнительной с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. При этом сомнительной считается дебиторская задолженность организации, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Новая редакция п. 70 Положения вступает в силу с бухгалтерской отчетности 2011 года.

Основанием для создания резерва является инвентаризация, проведенная по расчетам с контрагентами. По сомнительной задолженности, выявленной в результате инвентаризации, компания должна сформировать резерв.

За основу формирования резерва в бухгалтерском учете можно взять методику, изложенную в Налоговом кодексе (ст. 266 НК РФ):

1) по сомнительной задолженности  со сроком возникновения свыше 90 календарных дней в сумму создаваемого резерва включается полная сумма выявленной на основании инвентаризации задолженности;

2) по сомнительной задолженности  со сроком возникновения от 45 до 90 календарных дней (включительно) в сумму резерва включается 50 процентов задолженности;

3) сомнительная задолженность со  сроком возникновения до 45 дней  не увеличивает сумму создаваемого  резерва.

Правила создания резерва необходимо закрепить в учетной политике.

В налоговом учете имеется ограничение по сумме создаваемого резерва. Для целей исчисления налога на прибыль сумма резерва по сомнительным долгам за каждый отчетный (налоговый) период не может превышать 10 процентов от выручки отчетного (налогового) периода. В бухгалтерском учете такое ограничение не установлено. Далее рассмотрим пример создания резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском и налоговом учете на основании данных инвентаризации на 31.12.2011 (таблица 29).

 

Таблица 29 – Данные о задолженности дебиторов

 

Дебитор	Сумма задолженности	Срок погашения по договору	Кол-во дней просрочки	Сумма резерва(руб.)
ООО «Механика»	70 000	27.09.2011	96	70 000
ОАО «Феникс»	205 000	01.11.2011	61	205 000 × 50% = 102 500
ООО «Альфа»	50 000	05.12.2011	26	0
Итого				172 500

 

В бухгалтерском учете начисление резерва будет отражено проводкой:

Д 63 «Резерв по сомнительным долгам» К 91 «Прочие доходы и расходы» - 172 500 рублей.

В налоговом учете резерв создается на эту же сумму, так как 172 500 руб. не превышает 10% от суммы выручки  (151137 тыс. руб. * 10% = 15 113 700 руб.).

6. Проведение регулярной инвентаризации расчетов

Для подтверждения реальной величины дебиторской и кредиторской задолженности, наличия всех оправдательных документов, необходимо регулярно, по крайней мере, раз в квартал, подписывать акты сверок с контрагентами. Бухгалтеру по учету расчетов с покупателями – юридическими лицами следует формировать акты сверки взаиморасчетов, передавать в двух экземплярах клиентам с доставкой воды или через торговых представителей и отслеживать факт возврата подписанных актов сверок. Бухгалтеру по учету расчетов с поставщиками следует запрашивать акты сверок взаиморасчетов у поставщиков или направлять в их адрес для подписания акты сверок со стороны ЗАО "Серебряный родник". При заполнении реквизитов карточек поставщиков нужно обязательно указывать номер факса, адрес электронной почты или номер телефона бухгалтерии.

7. Утверждение положения по выявлению и учету недостач денежных средств экспедиторов.

В ЗАО "Серебряный родник" одной из наиболее острых проблем является учет недостач денежных средств. Так как большая часть покупателей – физические лица, которые заказывают воду домой, значительная часть выручки проходит через экспедиторов. Необходимо четко организовать работу по выявлению фактов присвоения экспедиторами выручки, так как в противном случае искажаются данные по задолженности покупателей и материально ответственных лиц.

По возвращении от клиентов, экспедитор обязан отчитаться по результатам сбора денежных средств: отдать в кассу полученные от клиентов деньги и неоплаченные квитанции. Сумма выручки, поступившей в кассу организации, должна в точности соответствовать сумме оплаченных квитанций. В случае утери экспедитором квитанций, менеджеры и торговые представители должны произвести обзвон клиентов и выяснить факт оплаты, попросить назвать номера квитанций, если они у них на руках. Также необходимо оформлять заявление  о внесении денежных средств на баланс клиента и удержании этой суммы из заработной платы экспедитора и утверждать у руководителя организации.

В договорах с клиентами необходимо обозначить запрет на оплату без квитанции, так как в данной ситуации факт оплаты клиенту доказать будет невозможно. Кроме того, надо обязать экспедиторов сдавать всю сумму выручки в кассу, в противном случае при неоднократном нарушении данного правила расторгать договор. Порядок выявления недостач, оформления внутренних документов по их учету и основания для удержаний из заработной платы экспедиторов нужно оформить в виде отдельного Положения.

8. Улучшение политики управления задолженностью

Для более эффективного управления дебиторской задолженностью необходимо постоянно контролировать состояние расчетов с покупателями, особенно по отстроченным задолженностям, также следует устанавливать определенные условия кредитования дебиторов, например:

• покупатель получает скидку 2% в случае оплаты полученного товара в течение 10 дней с момента его получения;
• покупатель оплачивает полную стоимость, если оплата совершается в период с 11-го по 30-й день кредитного периода
• в случае неуплаты в течение месяца покупатель будет вынужден дополнительно оплатить штраф, величина которого зависит от момента оплаты.

Данные условия нужно закрепить в договорах с покупателями. Финансовый аналитик компании должен следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности.

Для уменьшения суммы кредиторской задолженности и во избежание штрафных санкций за несвоевременную оплату, каждое обязательство, включая различные его составляющие (основная сумма, проценты, пени), нужно рассмотреть в отдельности по каждому конкретному кредитору. Затем составляется список первоочередных кредиторов. Очередность погашения обязательств определяется с точки зрения последствий задержки платежа. После группирования кредиторов в зависимости от срочности и важности обязательств определяются объемы задолженности по каждому кредитору и рассматривается возможность проведения реструктуризации задолженности с ними или, иными словами, нахождения альтернативных способов погашения задолженностей в текущем периоде. Выбираться тот или иной метод реструктуризации кредиторской задолженности организации должен исходя из критерия эффективности: максимум эффекта в результате сокращения задолженности, минимум затрат на его проведение.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе исследования в рамках написания выпускной квалификационной работы были исследованы и оценены с точки зрения правильности организации и эффективности системы бухгалтерского учета, внутреннего контроля ЗАО "Серебряный родник", проведен анализ и аудит дебиторской и кредиторской задолженности предприятия.

В первой главе выпускной квалификационной работы раскрыты теоретические основы учета дебиторской и кредиторской задолженности: рассмотрены понятия дебиторской и кредиторской задолженности в российской практике и в соответствии с МСФО, определена нормативная база по учету задолженности, а также порядок отражения дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской отчетности организации. Кроме того, представлены наиболее эффективные методы управления дебиторской задолженности с целью расширения клиентской базы и улучшения платежной дисциплины. 

Вторая глава выпускной квалификационной работы посвящена вопросам учета дебиторской и кредиторской задолженности в ЗАО "Серебряный родник": дана характеристика организации, основные направления деятельности, система организации бухгалтерского учета с поставщиками и покупателями, бюджетом и внебюджетными фондами, прочими дебиторами и кредиторами. Также представлен обзор методик аудита различных авторов: Бровкиной Н.Д., Бычковой  С.М. и  Ерофеевой В.А.

Аудит дебиторской и кредиторской задолженности за 2011 год включал экспертизу договоров с контрагентами, проверку правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета, соответствия оформления первичной документации требованиям законодательства, проведение выборочной инвентаризации расчетов для подтверждения достоверности данных учета.

Аудиторская проверка выявила многочисленные нарушения в оформлении первичных документов, отсутствие в некоторых случаях  договоров с поставщиками и покупателями, ошибки в корреспонденции счетов бухгалтерского учета при отражении операций по недостачам денежных средств.

Кроме того, ведение учета в программах, созданных на предприятии, приводит к систематическим ошибкам, искажению информации, неоправданным затратам труда и времени на отражение одних и тех же операций дважды.

В третьей главе рассмотрены методики анализа дебиторской и кредиторской задолженности Парушиной Н.В., Гиляровской Т.А., Донцовой С.А. и Любушина Н.П.

По методике Любушина Н.П. проведен анализ дебиторской и кредиторской задолженности в ЗАО "Серебряный родник" по следующим направлениям: анализ структуры задолженности в динамике, расчет показателей оборачиваемости, периода погашения задолженности, сравнительный анализ дебиторской и кредиторской задолженности.

Результаты анализа позволяют сделать вывод, что сумма дебиторской задолженности ЗАО "Серебряный родник" возросла на 265,28 % (50355 тыс. руб.). Увеличение дебиторской задолженности в 2011 году по сравнению с 2010 годом объясняется тем, что ЗАО "Серебряный родник" стало заключать больше договоров с покупателями на условиях оплаты по факту доставки. Данное решение руководства позволило расширить клиентскую базу, и в целом рассматривается как эффективное направление кредитной политики ЗАО "Серебряный родник".

В 2011 году произошло увеличение суммы просроченной дебиторской задолженности на 891 тыс. руб. (71,05%). Такая динамика объясняется неэффективной работой торговых представителей и менеджеров по продажам по снижению дебиторской задолженности. Сотрудники компании больше заинтересованы в заключении новых договоров, чем в работе по взысканию задолженности уже существующих клиентов. Данная тенденция оценивается отрицательно, так как свидетельствует о неэффективном управлении дебиторской задолженностью и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования. 

Сумма кредиторской задолженности ЗАО "Серебряный родник" в 2011 году по сравнению с 2010 годом возросла на 13,58 % (12439 тыс. руб.). Кроме того, произошло увеличение суммы просроченной кредиторской задолженности на 1106 тыс. руб. Данная тенденция оценивается отрицательно, так как свидетельствует о финансовой несостоятельности ЗАО "Серебряный родник"  и отсутствии средств для погашения задолженности.