Учет, анализ и аудит дебиторской и кредиторской задолженности

 

1. Определяются средние показатели  – 18308,89:5 = 3661,78 тыс. руб.

2. Отбрасываются крайние значения  – 8860,3 тыс. руб. и 382,95 тыс. руб.

3. Производится расчет без крайних  значений – 9065,64:3= 3021,88 тыс. руб.

4. Полученный результат округляется  до 3000 тыс. руб.

Отношение уровня существенности к валюте баланса – 3000/193962 = 1,55%. Уровень существенности при проверке дебиторской и кредиторской задолженности составит: 173371* 0,0155 = 2687,25тыс. руб. Таким образом, уровень существенности при проведении аудита товаров ЗАО "Серебряный родник" оценивается в  2687,25 тыс. руб. Этот показатель определят допустимую совокупную ошибку, не требующую корректировки отчетности.

Основные направления аудита представлены в таблице 14.

 

Таблица 14  – Общий план аудита дебиторской и кредиторской задолженности в ЗАО "Серебряный родник"

 

Планируемые виды работ	Период проведения	Исполнители
1.Экспертиза договорных отношений  с контрагентами	01.04.-02.04.12	Безрукова А.В.
2. Аудит учета дебиторской задолженности	03.04-06.04.12	Безрукова А.В.
3. Аудит учета кредиторской задолженности	07.04.-10.04.12	Безрукова А.В.
4. Аудит ведения аналитического учета по контрагентам	13.04-16.04.12	Безрукова А.В.
5. Аудит отражения в учете списания  задолженности	17.04.12	Безрукова А.В.
6. Оформление результатов аудиторской  проверки	20.04.-21.04.12	Безрукова А.В.

 

Предварительно необходимо оценить систему внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности (таблица 15).

 

Таблица 15 - Оценка системы внутреннего контроля

 

Содержание вопроса или объект исследования	Процедура	Содержание ответа (результат проверки)	Сим-вол	Выводы и решения аудитора
1	2	3	4	5
Наличие юридически правильных и обоснованных договоров с поставщиками и покупателями	Наблюдение, опрос	Отсутствие в ряде случаев (редко) заключенных договоров	У3	Выяснить причины неоформления должным образом договорных отношений
Соблюдение графика документооборота по учету расчетов с поставщиками и покупателями	Наблюдение, опрос	Первичные документы сдаются в бухгалтерию с опозданием	У2	Возможно искажение  отчетности из-за отсутствия данных
Контроль возникновения просроченной задолженности	Опрос	Контроль за дебиторской задолженностью ведут торг. представители	У2	Возможно искажение пояснительной записки
Продолжение таблицы 15
1	2	3	4	5
Проведение инвентаризации расчетов с поставщиками и покупателями	Опрос	Проводится только с поставщиками	У2	Провести выборочную инвентаризацию
Использование для определения цены утвержденного прейскуранта (политики компании)	Повторное выполнение процедур пересчета	Не всегда	У3	Выяснить причины неиспользования прейскуранта
Сопоставление количества отгруженных и оприходованных ТМЦ с данными товарных накладных	Опрос и повторное выполнение процедур документаль-ного контроля	Ежемесячно	У4	Контроль удовлетворитель-ный
Проверка соответствия записей аналитического и синтетического учета	Повторное выполнение процедур прослеживания	Ежеквартально	У3	Провести выборочную проверку

 

Символы показывают уровень надежности системы внутреннего контроля: У1 - низкий, У2 - ниже среднего, У3 - средний, У4 - высокий.

Система внутреннего контроля ЗАО "Серебряный родник" организована на достаточном высоком уровне и позволяет провести аудиторскую проверку выборочным методом. При отборе элементов выборки необходимо предварительно оценить долю отдельных дебиторов и кредиторов в общей сумме задолженности.

Анализ структуры дебиторской задолженности позволяет сделать вывод, что наибольший удельный вес в составе дебиторской задолженности ЗАО "Серебряный родник" занимает задолженность покупателей и заказчиков (87,20% в 2011г.). В связи с этим целесообразным представляется провести углубленную аудиторскую проверку в данном направлении. При проверке расчетов с покупателями и заказчиками используются приемы фактического и документального контроля, аналитические процедуры, логический анализ, опросы должностных лиц, в частности бухгалтеров по учету расчетов с покупателями, а также главного бухгалтера. Программа аудита дебиторской задолженности представлена в таблице 16.

 

Таблица 16 - Программа аудита дебиторской задолженности

 

Перечень проверяемых вопросов	Аудиторские процедуры	Рабочие документы аудитора
Аудит оформления договорных отношений	Проверка наличия и правильности составления договоров с покупателями	РД №1
Правильность корреспонденции счетов	Выборочная проверка отражения операций	Лист контроля  № 1
Проверка актов сверки расчетов с контрагентами, по наиболее крупным клиентам - запросы контрагентам с просьбой подтвердить остатки	Инспектирование актов сверки, подготовка писем-запросов контрагентам. Письма-запросы подписывает клиент и рассылает от своего имени.	Прове-рочный лист №1
Аудит оформления первичных учетных документов	Проверка товарных накладных и счетов-фактур	РД №2
Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения	Анализ выгрузок по счету 62, изучение условий договоров, выявление просроченной задолженности	Прове-рочный лист №2
Проверка полноты отражения дебиторской задолженности на конец периода	Проверка первичных документов, проведенных за декабрь 2010 и январь 2011 на предмет их отражения в правильном периоде	РД №3

 

Основные выводы по результатам аудиторской проверки дебиторской задолженности:

1) В ходе аудита было выявлено, что в ЗАО «Серебряный родник» с каждым клиентом заключается типовой договор. Данный договор соответствует требованиям гражданского законодательства в отношении способа оформления, наличия существенных и дополнительных условий, обязательных реквизитов сторон (таблица 17).

 

 

Таблица  17 - Рабочий документ № 1

 

Проверяемый аспект	Требования законодательства	Соблюдение требований предприятием	Последствия несоблюдения требований законодательства
Форма заключения договора	простая письменная (ст. 161 ГК РФ)	+
Характер договора	публичный (ст. 492, 426 ГК ГФ)	+
Предмет договора	товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего и иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью (ст. 492 ГК РФ)	не всегда	продавец не обязан осуществлять контроль за последующим использованием покупателем приобретаемых товаров
Наличие существенных условий договора	договор должен содержать наименование, количество и цену товара (ст. 455, 465, 494 ГК РФ)	+
Наличие реквизитов, печатей, подписей сторон	договор должен содержать адреса, банковские и иные реквизиты сторон, подписи сторон (скрепленные печатями для юридических лиц и предпринимателей, имеющих печать)	+

 

Обязанность заключать договора возложена на менеджеров отдела розничной торговли и торговых представителей. Договор составляется в 2 экземплярах, которые  передаются на подпись покупателю вместе с доставкой воды. Однако, как показала проверка, покупатели зачастую не возвращают подписанный ими экземпляр ЗАО «Серебряный родник», в связи с чем некоторых подписанных со стороны клиента договоров (около 15-20%) у предприятия нет в наличии.

2) Для оформления продажи воды покупателям в ЗАО «Серебряный родник» применяется товарная накладная по форме ТОРГ-12 и счет-фактура. Товарные накладные и счета-фактуры составляются в одном экземпляре по окончании месяца с учетом доставок за месяц и направляются покупателям по почте.

В таблице 18 представлен анализ соответствия первичных документов ЗАО "Серебряный родник" требованиям законодательства.

 

Таблица  18 - Рабочий документ № 2

 

Проверяемый аспект	Требования законодательства	Соблюдение требований предприя-тием	Последствия несоблюдения требований законодательства
Количество экземпляров	два - для товарной накладной (альбом унифицированных форм первичной учетной документации  по учету торговых  операций)	-	нарушение ведения бухгалтерского учета (ответственность в соответствии со ст. 18 Федерального закона «О бухгал-терском учете»)
Момент составления	первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»)	нет (по окончании месяца)	нарушение ведения бухгалтерского учета (ответственность в соответствии со ст. 18 Федерального закона «О бухгал-терском учете»)
Наличие обязательных реквизитов	наименование документа; дату составления  документа; наименование организации, от имени которой составлен  документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц; реквизиты счета-фактуры в соответствии с НК РФ	+

 

Второй экземпляр товарной накладной, который должен быть подписан и возвращен покупателем, на предприятии не предусмотрен. В связи с этим у ЗАО «Серебряный родник» и покупателями часто возникают споры по поводу количества доставленной продукции, и у предприятия нет документов, подтверждающих факт доставки, подписанных покупателем.

3) По результатам проверки тождественности показателей бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета расхождений выявлено не было.

4) Ввиду того, что число покупателей у ЗАО «Серебряный родник» составляет несколько тысяч, на предприятии не предусмотрено подписание актов сверок со всеми покупателями в определенные сроки (ежемесячно, ежеквартально и т.д.). Акты сверки составляются только по просьбе покупателей, и предприятие не отслеживает факт возвращения клиентами подписанных актов сверок.

Контроль за дебиторской задолженностью возложен на торговых представителей. Их вознаграждение зависит от суммы дебиторской задолженности клиентов, поэтому они заинтересованы в ее снижении. При этом в случае, если дебиторская задолженность покупателей из-за каких-либо ошибок в бухгалтерском учете занижена, такие искажения торговые представители не выявляют.

5) В ЗАО «Серебряный родник» достаточно часто наблюдается перекрытие задолженности одного покупателя авансами, полученными от другого. Это нарушение является прямым следствием заинтересованности торговых представителей в устранении дебиторской задолженности покупателей. Дело в том, что в программе Waterboss предусмотрена возможность установления определенной карточки клиента главным плательщиком. Например, если доставка воды в одну и ту же компанию осуществляется по разным адресам, плательщиком выбирается головной офис и документы и счета формируется на эту карточку с учетом доставок на все адреса. Таким же образом можно создать группу из нескольких несвязанных компаний и, совместив их расчеты, закрыть задолженность одной их них.

6) В отношении операций по расчетам с покупателями соблюдается принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, т.е. отгрузка продукции и поступление денежных средств от покупателя отражаются в том отчетном периоде, в котором они имели место.

7) В нарушение действующего законодательства  ЗАО «Серебряный родник» не  создает резерв по сомнительным долгам, так как система учета компании не позволяет отслеживать факт несвоевременной оплаты и ввиду большого числа клиентов нет возможности подготовить необходимую информацию для расчета суммы резерва.

План и программа проведения аудита кредиторской задолженности строятся с учетом результатов проверки системы внутреннего контроля. Кроме того, следует учесть, что данному участку свойственны факторы риска:

• сложность восстановления отсутствующих и неправильно оформленных документов;
• большая вероятность несвоевременного поступления подтверждающих документов;
• несоответствие условий договора политики компании в случае отсутствия ответственного лица за санкционирование сделок с контрагентами.

Программа аудита кредиторской задолженности представлена в таблице 19.

 

Таблица 19 – Программа аудита кредиторской задолженности

 

Перечень проверяемых вопросов	Аудиторские процедуры	Рабочие документы аудитора
1	2	3
Экспертиза договоров с поставщиками и подрядчиками	Проверка наличия и правильности составления договоров с поставщиками	РД №4
Проверка организации первичного учета с поставщиками и подрядчиками	Проверка наличия, правильности оформления документов поставщиков, своевременности поступления	Проверочный лист №3
Продолжение таблицы 19
1	2	3
Правильность корреспонденции счетов	Выборочная проверка отражения операций	Лист контроля  № 2
Проверка актов сверки расчетов с контрагентами, по наиболее крупным кредиторам- запросы контрагентам с просьбой подтвердить остатки	Инспектирование актов сверки, подготовка писем-запросов контрагентам. Письма-запросы подписывает клиент и рассылает от своего имени.	Проверочный лист №4
Анализ кредиторской задолженности по срокам возникновения	Анализ выгрузок по счету 60, изучение условий договоров, выявление просроченной задолженности	Проверочный лист №5
Проверка полноты отражения кредиторской задолженности на конец периода	Проверка первичных документов, проведенных за декабрь 2011 и январь 2012 на предмет их отражения в правильном периоде	РД №5
Проверка тождественности данных аналитического и синтетического учета	Сравнение различных отчетов, сформированных программой	Лист контроля  № 3