Ревизия учета расчётов с подотчётными лицами

 

       Примечания:

       1. Источник: данные  ПРИЛОЖЕНИЙ Б,  В, Л

       2. Источник: собственная  разработка 

     Ревизором было установлено, что работнику  за каждый день пребывания в командировке выплачены суточные и проездные  расходы.

     Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещены по представленным проездным документам в обе стороны  в размере стоимости проезда (ПРИЛОЖЕНИЕ Л).

     При проверке правильности расчета командировочных  расходов в КУПП «Водоканал» за ноябрь 2009 года нарушений не установлено.

      В таблице 2.3 представлена проверка соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличие остатков неиспользованных сумм.

Таблица 2.3 - Проверка соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличие остатков неиспользованных сумм в КУПП «Водоканал».

 

     Примечание:

     1. Источник: собственная  разработка

     2. Источник: данные  ПРИЛОЖЕНИЯ Б, В 

     Выводы: В КУПП «Водоканал» соблюдаются сроки предоставления отчетов по выданным суммам.

     Все случаи переплат или недоплат фиксируются  в отчете ревизора. Если установлено  множество фактов нарушений расчётов с подотчётными лицами по командировочным расходам, то они регистрируются в отдельной ведомости. Ведомость подписывается ревизором и главным бухгалтером предприятия.

     Таким образом, на предприятии КУПП «Водоканал» учёт расчётов с подотчётными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчёт и некоторые другие. 
 

     2.2 Ревизия расчетов  с подотчетными  лицами по административно-хозяйственным  и операционным  расходам 
 

       Субъекты  хозяйствования, предприниматели с  применением наемного труда, в том  числе и КУПП «Водоканал», выдают наличные деньги под отчёт на административно-хозяйственные  и операционные расходы на следующие  сроки: на операционные и хозяйственные расходы деньги выдаются на срок не более 3 рабочих дней, если расходы совершаются в пределах данного города, и на срок до 10 (30 дней в сумме одной базовой величины) за пределами города [14, с. 94].

       В соответствии с приказом руководителя КУПП «Водоканал» подотчётные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера.

       К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру с приложением к ним копии товарного чека (ПРИЛОЖЕНИЕ М), квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами [16, с. 183].

       При проверке законности выдачи сумм в  подотчет на операционные и хозяйственные  расходы в первую очередь проверяется  наличие списка работников, которым  могут выдаваться наличные деньги под  отчет. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. В КУПП «Водоканал»  данный список составлен.

       На  следующем этапе проведения ревизии  расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и  операционным расходам проверяется  правильность расходования полученных под отчет сумм, то есть проверяется  их целевое использование, так как расходовать полученные деньги под отчет допускается лишь на те цели, на которые они выданы.

     В КУПП «Водоканал» деньги на операционные и хозяйственные расходы выдаются под отчет на приобретение товаров, готовой продукции, полуфабрикатов, сырья, материалов, топлива; для оплаты погрузочно-разгрузочных работ.

      В таблице 2.4 представлена проверка законности расходования подотчетных сумм на КУПП «Водоканал» за 17.12.2009 год.

Таблица 2.4 -  Проверка законности расходования подотчетных сумм на КУПП «Водоканал» за 17.12.2009 г. 

 

     Примечание:

     1. Источник: собственная  разработка

     2. Источник: данные  ПРИЛОЖЕНИЙ А, М, Н, П 

      В результате проверки ревизором было установлено что, подотчетные суммы  на операционные и хозяйственные  нужды в КУПП «Водоканал» выдавались целесообразно. Суммы, указанные в  авансовых отчетах соответствуют  суммам, отраженным в товарных накладных  и карточках складского учета. Отклонений не было обнаружено.

     Далее проверяется своевременность предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию. Срок предоставления авансового отчета не может превышать трех рабочих  дней по истечении срока, на который  выданы деньги. Сроки отчетности проверяются  путем сверки дат в расходных  кассовых ордерах на выдачу денег  и в авансовых отчетах. Нарушений сроков предоставления авансовых отчетов в КУПП «Водоканал» не установлено.

     Законность  и целесообразность расходов по подотчетным  суммам на хозяйственные и операционные расходы проверяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов, подтверждающих факт покупки материальных ценностей. Данные, отраженные в товарно-транспортных накладных сверяются с данными товарного отчета. В таблице 2.5 представлена проверка правильности отражения сумм, связанных с приобретением продукции подотчетными работниками КУПП «Водоканал».

Таблица 2.5 –Проверка правильности отражения  сумм, связанных с приобретением  продукции подотчетными работниками  КУПП «Водоканал»

       

     Примечание:

     1. Источник: собственная разработка

       2. Источник: данные ПРИЛОЖЕНИЯ А, М, Н 

    Из  данных таблицы видно, что подотчетным  работником КУПП «Водоканал»  по данным товарной накладной была приобретена  продукция на сумму 3500 рублей.  Сумма  отраженная в товарной накладной  соответствует сумме отраженной авансовому отчету и приложенному к  нему оправдательному документу, а  именно чеку. При проверке правильности выдачи сумм под отчет на хозяйственные и операционные нужды в КУПП «Водоканал» нарушений не обнаружено.

      Таким образом, при ревизии расчетов с  подотчетными лицами по административно-хозяйственным  и операционным расходам в КУПП «Водоканал»  было проверено документальное оформление авансовых отчетов, целевое использование  выданных подотчет сумм, своевременность  предоставления авансовых отчетов, правильность оприходования приобретенных  товарно-материальных ценностей. Нарушений  не установлено.

 

      2.3 Проверка правильности  ведения бухгалтерского  учета расчетов  с подотчетными  лицами 
 

       Проверка  организации синтетического и аналитического учета является заключительным этапом проведения ревизии расчётов с подотчётными лицами. Для учета расчетов с подотчетными лицами в КУПП «Водоканал» открыт счет 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами ведется в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, в котором аналитический учет совмещен с синтетическим.

       Проверки  правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в КУПП «Водоканал» состояла из следующих  этапов:

       - проверка соответствия сумм, указанных в авансовых отчетах, с суммами в первичных документах;

       - сравнение сумм, проставленных в авансовых отчетах, с итоговыми суммами, указанными на лицевой стороне отчетов, в разрезе бухгалтерских проводок;

       - сравнение суммы бухгалтерских проводок на лицевой стороне авансового отчета с суммами по соответствующим строкам журнала-ордера № 7;

       - проверка арифметической точности расчетов итогов в журнале-ордере № 7;

       - сравнение итоговых сумм по журналу-ордеру № 7 с оборотами, отраженными в главной книге;

       - проверка правильности перенесения остатков из главной книги в баланс на соответствующую дату [29, c. 78].

       При проверке правильности ведения бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами в КУПП «Водоканал» была проверена правильность отражения сальдо в журнале-ордере, главной книги и балансе (таблица 2.6). Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и на конец года, отраженные в журнале-ордере №7 были сверены с данными, отраженными в главной книге, а данные главной книги – с данными баланса [29, c. 227].

     В таблице 2.6 приведена проверка соответствия сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в журнале-ордере № 7, главной книге и балансе в КУПП «Водоканал».

Таблица 2.6 - Проверка соответствия сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в журнале-ордере № 7, главной книге и балансе в КУПП «Водоканал» за 2008 год