Ревизия учета расчётов с подотчётными лицами

     За  период проведена проверка выдачи в  подотчет наличных денежных средств  и полноты их отчета. Установлено, что авансовые отчеты в бухгалтерию  предоставляются в бухгалтерию  своевременно, все товарно-материальные ценности, приобретенные за наличные денежные средства и занесенные в  авансовый отчет, оприходованы в  полном объеме.  Наличие подчисток и исправлений в авансовых отчетах не установлено.

     Проведенной проверкой правильности оформления приложенных к выпискам банка  оправдательных документов по денежным операциям установлено, что на всех платежных поручениях имеются штампы банка об исполнении операции, дата и подпись работника банка. Исходя из содержания первичных документов установлено, что все денежные операции законны и целесообразны. Остатки  денежных средств, числящиеся по выпискам к расчетному и другим счетам в  банке, по состоянию на 01.01.2008 г. Тождественны с аналогичными данными Главной  книги и баланса. Наличие подчисток  и исправлений в банковских выписках не установлено.

     Проверкой денежных документов по оплате счетов за материальные ценности и оказанные  услуги, нарушений не установлено. Товарно-материальные ценности, приобретенные по безналичному расчету, оприходованы в полном объеме, оплата за услуги производилась по фактическим объемам.

      Функции внутрихозяйственного контроля выполняют  директор, главный бухгалтер, руководители структурных подразделений, материально  ответственные лица.

      Расчеты с подотчетными лицами на КУПП «Водоканал»  ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Учет расчетов с подотчетными лицами в организации автоматизирован.

      Таким образом, в ходе ревизии были исследованы  документы по учёту расчётов с  подотчётными лицами.  

       3.2 Особенности проведения  ревизии в условиях  применения ПЭВМ. Совершенствование  ревизии расчетов  с подотчетными  лицами  
 

      Внедрение компьютерной обработки данных в КУПП «Водоканал» на базе современных ПЭВМ вносит существенные изменения в организацию и методику проведения ревизии. Бухгалтерский учет в условиях применения ПЭВМ является не только информационной, но и контрольной подсистемой. Ее функция - обеспечить все уровни управления необходимой информацией для непрерывного контроля за различными сторонами финансово-хозяйственной деятельности управляемого объекта. Создание информационного банка плановых, нормативных и фактических данных позволяет использовать в любой период времени большие объемы экономической информации для контроля за выполнением плановых заданий, выявления и устранения нарушений и недостатком в расходовании ресурсов.

      Применение  компьютерной обработки данных на КУПП «Водоканал» расширяет круг задач ревизии. Прежде всего, в тщательном изучении нуждаются используемая на предприятии программа автоматизации бухгалтерского учета и ее применение, достоверность носителей входящей информации и выходных документов на машиночитаемых носителях. Неотъемлемым элементом ревизии  становится изучение качества самой программы и предусмотренной ею системы контроля, регистров аналитического и синтетического учета, отчетных показателей, выявление и исправление ошибок, возникающих при выверке исходной информации. В процессе проверки необходимо установить, насколько эффективна применяемая система текущего контроля на следующих стадиях технологического процесса обработки учетно-аналитической информации:

- приемка и регистрация первичной документации;

 - арифметическая обработка документов;

 - создание машинных носителей информации;

- формирование машинограмм учетных регистров и отчетных разработок. [29, с. 265]

     Ревизия расчетов с подотчетными лицами в условиях использования ПЭВМ сохраняет своей целью независимую проверку отражения в учетных регистрах финансово-хозяйственной деятельности клиента для установления и подтверждения достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также соответствия действующему законодательству совершенных финансовых операций и хозяйственных процессов.

       В процессе ревизии в качестве одного из основных источников информации используются машинограммы, созданные результате обработки учетно-аналитической информации и использования ПЭВМ. Если в машинограмме обнаружены сделанные от руки исправления, то она должна содержать дату и подпись внесшего их должностного лица, а также необходимые пояснения. В условиях применения ПЭВМ для  обработки учетно-аналитической информации перенос данных с первичных документов на машинные носители сопровождается их кодированием на основе предварительно разработанных программ и алгоритмов. Поэтому ревизору необходимо выборочно проверить правильность использования кодов, так как ошибки  иногда допускаются в корыстных целях [29, с. 270].

     При проведении ревизии расчетов с подотчетными лицами в условиях применения ПЭВМ следует обращать внимание на следующие  вопросы:

     -необходимость  сверки регистров учета, получаемых  с помощью ПЭВМ, с данными первичного  учета, так как автоматизация  учета не освобождает от обязанности  документировать факты хозяйственной  деятельности;

     -наличие  несанкционированных изменений  программного обеспечения, так  как изменения, вносимые в программное  обеспечение организацией, должны  быть документированы, согласованы,  одобрены и проверены разработчиком  программного обеспечения.

     В Республике Беларусь программное обеспечение  по автоматизации бухгалтерского учёта  постоянно модернизируется. Программные  продукты по автоматизации бухгалтерского учёта сегодня широко востребованы как на малых, так и на крупных  предприятиях Республики Беларусь. Интерес  к ним возрастает с каждым днём. В условиях рыночной экономики, жесткой  конкуренции для достижения успехов  просто необходимо использование передовых  технологий. Автоматизированные бухгалтерские  программы - именно то, что нужно  современному бухгалтеру.

      В современных условиях КУПП «Водоканал»  может использовать методологию  проекта Технология Быстрого Результата. Эта методология позволяет в  короткие сроки запустить работающую систему в эксплуатацию.

     На  практике переход на программу всегда начинается с проведения обследования учета заказчика. Во время общения  с предполагаемыми пользователями программы выясняются основные проблемы и задачи, которые необходимо решить во время реализации проекта.

     Далее на основании полученной информации производится оценка работ и необходимого программного обеспечения для автоматизации  того или иного учета. После согласования состава работ уточняется и согласовывается  план-график выполнения проекта. Самый  оптимальный вариант плана-графика  работ, когда проект по переходу на «1С:Зарплату и Управление персоналом 8» начинается с переноса данных. Методология переноса данных зависит  уже от системы (программы), в которой  ведется учет у заказчика. Это  может быть не одна, а несколько  разных программ. После этого проводится обучение пользователей работе в  новой программе.

     Обычно  обучение пользователей производится в несколько этапов. Очень удобно проводить обучение на тестовой базе с реальными (уже перенесенными) данными заказчика. На первом этапе  можно проводить групповые обучения (оптимальные группы - по 2-4 человека). Группы составляются таким образом, чтобы пользователи были на одном  уровне владения компьютерными навыками.

     Обязательным  условием успешного завершения проекта  является проведение в режиме двойного учета от одного до трех расчетных  периодов, когда расчет заработной платы производится в обеих системах (программах) одновременно - старой и  новой. В этот период одна из систем является эталоном (как правило, сначала  это старая система), а учет во второй системе ведется в контрольном  режиме. Потом роли систем могут  поменяться. Такой подход позволяет  пользователям убедиться, что новая  программа отрабатывает регламентные действия корректно. Также во время  двойного учета выявляются расхождения  в отработке тех или иных действий. Причины таких расхождения анализируются  и принимаются решения по их устранению (или «неустранению» в зависимости  от причины). «Двойной» учет эффективен еще тем, что позволяет провести аудит базы: проверяются настройки  видов расчетов по налогообложению, сверяются расчеты по заработной плате и налогам, выверяются плановые надбавки сотрудникам и алгоритмы  расчетов.

     Данная  методология позволяет в короткие сроки осуществить переход на новую программу практически  независимо от количества работающих в компании сотрудников. Через 1-2 месяца заказчик получает полностью работающую программу и в течение последующих 2-3 месяцев производятся «косметические»  работы по отладке программы и  проект полностью переводится в  режим «текущего сопровождения», когда проводятся плановые консультации и обновления программы.

Результаты  перехода предприятия на программу  «1С:Зарплата и управление персоналом 8»:

1. Заказчик получит полноценную систему с кадровыми данными и данными по расчету среднего заработка (в том числе необходимыми для индексации) за последний год.
2. Отдел персонала получит возможность работать в единой полноценной программе, а как на данном этапе приходиться отдельно вести весь кадровый учет в Excel.
3. Обеспечит соответствие приказа об изменении штатного расписания внутренней форме заказчика.
4. Сделает загрузку данных по физическим лицам, которые получают доход в виде материальной выгоды по процентам, из бухгалтерской программы в новую программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
5. Будет произведена выгрузка данных по оплате заработной платы.
6. Перенос данных из старых программ в новую единую программу будет осуществлен автоматически с минимальным привлечением пользователей к процессу переноса.

     Таким образом, уровень подготовки специалистов-бухгалтеров на КУПП «Водоканал» постоянно растёт, потребности развивающихся организаций не уменьшаются, техническое обеспечение становится более совершенным и доступным. Всё это говорит о том, что переход на автоматизированную форму работы закономерная тенденция нашего времени.

     В результате всего вышеизложенного  материала можно сделать следующие  основные выводы.

     Прежде  всего, следует отметить, что расходы  на командировки – неотъемлемая часть  состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основными  задачами ведения бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

В целях  совершенствования ревизии расчетов с подотчетными лицами на КУПП «Водоканал»  можно предложить следующее:

     Только  при решении данных задач и  правильного документального отражения  расчетов с подотчетными лицами в  соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.

     Знание  всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и  значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Основные задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами в КУПП «Водоканал» заключаются в установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов. На КУПП «Водоканал» основными источниками информации при проверке расчетов с подотчетными лицами являются бухгалтерская отчетность, регистры бухгалтерского учета и первичная учетная документация.

     Наиболее  актуальным вопросом в организации  деятельности контрольно-ревизионных  органов является вопрос планирования проведения ревизий. При проведении ревизий должен соблюдаться принцип  экономичности. Перед проведением проверки финансово-хозяйственной деятельности КУПП «Водоканал» контрольно-ревизионным органом составляется рабочий план и программа ревизии. Программа ревизии включает основной перечень вопросов, подлежащих проверке: ревизия кассовых операций, ревизия операций по счетам в банке, ревизия основных средств, ревизия общего состояния бухгалтерского учета, ревизия бухгалтерской отчетности, ревизия производственных запасов, ревизия расчетов с работниками организации, ревизия затрат на производство, ревизия расчетов с подотчетными лицами, ревизия по расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, ревизия фондов и резервов, ревизия готовой продукции, ревизия отгрузки и реализации продукции. Рабочий план представляет собой более детализированный перечень вопросов, подлежащих проверке.