Ревизия учета расчётов с подотчётными лицами

    1. Учётные документы, отражающие совершения хозяйственной операции:

- авансовый отчёт - представляют подотчётные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения (ПРИЛОЖЕНИЕ А);

 - журнал регистрации авансовых отчётов;

- приказ о направлении работника в командировку, применяется для оформления и учёта направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

    При необходимости указываются источники  оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в  командировку.

- командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью (ПРИЛОЖЕНИЕ Б, В);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении.

    Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

- главная книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг (ПРИЛОЖЕНИЕ Г);

- журнал ордер № 7 – учетный регистр, применяемый для учёта операций по движению подотчетных сумм и расчётов с подотчётными лицами (ПРИЛОЖЕНИЕ Д). Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчёт, авансовые отчёты;

- на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных (ПРИЛОЖЕНИЕ Е);

2. Бухгалтерский баланс и приложение к нему (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж);

3. Прочие документы, отражающие законность совершения расчётов с подотчётными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и другие.

     Таким образом, основные задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами в КУПП «Водоканал» заключаются в установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов. На КУПП «Водоканал» основными источниками информации при проверке расчетов с подотчетными лицами являются бухгалтерская отчетность, регистры бухгалтерского учета и первичная учетная документация. 
 
 
 

      1.2  Составление плана  и программы ревизии  расчётов с подотчётными лицами 
 

     Процесс ревизии финансово-хозяйственной деятельности КУПП «Водоканал» начинается с этапа  подготовки к ее проведению. Результаты работы, проведенной в этот период в контролирующей организации, имеют большое значение, так как позволяют максимально отразить в составляемой программе ревизии объем и задачи работы каждого исполнителя, обеспечить наиболее полное выполнение программы в установленный срок и предостеречь от распыления внимания на малозначительные вопросы.

     Ревизионная работа на КУПП «Водоканал» состоит из следующих этапов:

     -подготовка к проведению ревизии;

     -проведение ревизии в соответствии с программой;

     -подготовка и оформление результатов ревизии;

     -контроль за выполнением решений по результатам ревизии.

     Изучение  КУПП «Водоканал» осуществляется по данным годовой и периодической бухгалтерской статистической отчетности, актам ревизий, проведенных в предшествующий период, приказам и постановлениям вышестоящих органов, объяснениям и заявлениям должностных и других лиц ревизуемой организации и вышестоящего органа. В ходе изучения указанных материалов работники контрольно-ревизионных служб получают представление о размере и характере финансово-хозяйственной деятельности, которая впоследствии проверяется в ходе ревизии.

     Основными задачами планирования ревизии на КУПП «Водоканал» являются:

- установление этапов и сроков работы проведения ревизии;

- определение затрат;

- рациональное использование рабочего времени специалиста;

- подготовка адекватной рабочей группы специалистов для проверки;

- определение разделов ревизии, имеющих наибольшее значение для формирования акта ревизии;

- распределение между специалистами разделов ревизии, обязанностей и ответственности;

     На  основании задач, поставленных перед ревизией, и изученных материалов, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность проверяемой организации, ревизор составляет программу ревизии. Программа включает перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля (ПРИЛОЖЕНИЕ И).

     Программа ревизии утверждается руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию. Один экземпляр программы вручается руководителю ревизионной группы (ревизору), а второй остался в делах организации [29, с. 73].

     Руководитель ревизионной группы должен ознакомить всех ее членов с содержанием программы и распределить задания между ними. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочий план проведения ревизии порученных им участков деятельности организации, которые утверждены руководителем ревизионной группы (ПРИЛОЖЕНИЕ Н).

     В общем плане ревизии указывается  наименование субъекта (КУПП «Водоканал»), ревизуемый период (начался 11.07.2008 г. и был закончен 05.08.2008 г.), руководитель ревизии, а также существенность. В план должна включаться вся предстоящая работа, благодаря чему будет обеспечиваться его полнота.

     При составлении рабочего плана проведения ревизии ревизор зарезервировал определенное количество дней для проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами в КУПП «Водоканал».

     В рабочем плане указываются перечень работ, подлежащих выполнению во время проведения ревизии, сроки их выполнения и способ проверки. Однако окончательный рабочий план формируется только в ходе ревизии, на начальной ее стадии, после ознакомления на месте с организацией производства и особенностями постановки учета.

     При планировании контрольно-ревизионной  работы исходят из того, что каждый ревизор должен провести не менее 8 ревизий. Остальное рабочее время ревизора должно быть направлено на участие в работе семинаров по изучению передового опыта организации и проведения контрольно-ревизионной работы, ознакомление с новыми нормативными документами, повышение квалификации [29, с. 72]

     При составлении плана ревизий необходимо предусмотреть, чтобы хозяйствующие  субъекты были обревизованы не менее  одного раза в год, а предприятия, финансируемые из бюджета, не менее  одного раза в два года. Кроме  того, должен быть реализован принцип  непрерывности контроля -ревизуемый период должен начинаться от даты окончания  предыдущей ревизии и заканчиваться  датой составления последнего баланса [29, с.71].

     Таким образом, наиболее актуальным вопросом в организации деятельности контрольно-ревизионных органов является вопрос планирования проведения ревизий. Перед проведением проверки финансово-хозяйственной деятельности КУПП «Водоканал» контрольно-ревизионным органом составляется рабочий план и программа ревизии. Программа ревизии включает основной перечень вопросов, подлежащих проверке: ревизия кассовых операций, ревизия операций по счетам в банке, ревизия основных средств, ревизия общего состояния бухгалтерского учета, ревизия бухгалтерской отчетности, ревизия расчетов с работниками организации, ревизия затрат на производство, ревизия расчетов с подотчетными лицами, ревизия по расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками. Рабочий план представляет собой более детализированный перечень вопросов, подлежащих проверке.

     1.3 Обзор нормативных  документов по  теме исследования 
 

        Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые  они выдаются, установлены Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

       Правовое  регулирование бухгалтерского учета и ревизии расчетов с подотчетными лицами можно представить в следующем иерархическом порядке.

       Первый  уровень:

       Закон Республики Беларусь “О бухгалтерском учете и отчетности” 18.10.1994 года №3321/ХII, с изменениями и дополнениями от 26.12.2007 года №302-З и другие нормативные акты законодательной и исполнительной власти республики, устанавливающие единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета.

       Указ  Президента Республики Беларусь от 25.05.2000 года №293 “О мерах по усилению ведомственного контроля в Республике Беларусь”, в редакции от 23.01.2009 года №53.  Данный Указ постановляет, что в осуществлении функций ведомственного контроля принимают участие все подразделения и службы органов государственного управления, с учётом специфики возложенных на них задач.

       Указ  Президента Республики Беларусь от 15.11.1999 г. № 673 «О некоторых мерах по совершенствованию  координации деятельности контролирующих органов Республики Беларусь и порядка  применения ими экономических санкций» с последующими изменениями и  дополнениями от 28.05.2008 г. № 286, который  регламентирует порядок организации  и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной  деятельности организации. 

     Указ  Президента Республики Беларусь 15.11.1999 года №673 “Порядок организации и проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности и применения экономических санкций”, с изменениями и дополнениями от 28.05.2008 года №286. В данном указе утвержден порядок организации и проведения проверок финансово-хозяйственной деятельности организаций, требования, предъявляемые к оформлению и содержанию акта комплексной ревизии.

      Гражданский кодекс Республики Беларусь от 14 июля 2000г. № 415-З с изменениями от 8 января 2004г. № 267-З, в первой части которого законодательно закреплены важнейшие нормы ведения учета в организациях, в том числе наличие самостоятельного баланса у каждого юридического лица, обязательность утверждения годового бухгалтерского отчета, обязательные случаи составления аудиторского заключения, порядок регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

     Трудовой  кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999 №296-З, с учетом изменений, в редакции Закона Республики Беларусь от 06.07.2009 г. № 37-3. Данный кодекс регулирует не только трудовые отношения, основанные на трудовом договоре, но и другие, связанные с ними отношения профессиональной подготовки работников на производстве, ведение коллективных переговоров, взаимоотношения между работниками и нанимателями. В данном кодексе даны определения служебной командировки, срок пребывания в служебной командировки, а также перечислены гарантии и компенсации при служебных командировках.