Проведение инвентаризации в школе

Значительное количество работников, включенных в инвентаризационные комиссии, отрывается на длительное время от их непосредственной работы, пытаясь обеспечить более или менее приемлемую оперативность и достоверность сверки инвентарных объектов, инвентарные номера, коряво выведенные фломастером на самых, бросающихся в глаза, местах, описи, командировки.

Внедрение в организацию автоматизированной информационной системы финансово-хозяйственной деятельности кардинально не решает проблемы. Такая система позволяет осуществлять автоматизированный учет товарно-материальных ценностей, но процесс инвентаризации остается, как и прежде, ручным и весьма трудоемким.

Проблемы начинаются с ручного нанесения инвентарных номеров на объекты учета. Во-первых, существует риск ошибочного кодирования инвентарных объектов, во-вторых, не всегда это удается сделать удобно и эстетично. Инвентаризация проведена, инвентаризационная опись подготовлена и заверена подписями инвентаризаторов. Однако не все еще закончилось. Теперь еще предстоит ручной ввод результатов инвентаризации в информационную систему. При этом нет никакой гарантии, что эти данные будут введены без ошибок и искажения.

Таким образом, существующему в нашей школе процессу учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей присущи следующие основные недостатки:

-высокая трудоемкость  нанесения инвентарных номеров  на объекты учета;

-высокий риск ошибочного  нанесения инвентарных номеров;

-высокая трудоемкость  идентификации (сверки) инвентарных  объектов;

-высокий риск ошибочной  идентификации (сверки) инвентарных  объектов или ее фальсификации;

-высокая трудоемкость  ручного ввода данных результатов  инвентаризации в информационную  систему;

-высокий риск возникновения  ошибок или фальсификации результатов  инвентаризации при их вводе  в информационную систему.

Таким образом, объективно существует задача повышения оперативности и достоверности инвентаризации товарно-материальных ценностей при одновременном снижении трудозатрат на ее проведение.

Поставленная задача может быть эффективно решена с применением технологии штрихового кодирования и идентификации, которая позволяет настолько ускорить сбор и обработку данных, а также повысить их достоверность, что вполне может привести к революции в сознании традиционно консервативных бухгалтеров.

Технология штрихового кодирования и идентификации относятся к группе технологий автоматической идентификации объектов. Автоматическая идентификация - совокупность технологий, в которых с помощью электронных средств выявляется уникальная характеристика или уникальная последовательность данных, связанная с материальным объектом, и на основе электронной обработки этой информации производится распознавание объекта.

Штриховое кодирование - технология автоматической идентификации и сбора данных, основанная на представлении информации в виде напечатанных формализованных комбинаций элементов установленной формы, размера, цвета, отражающей способности и ориентации для последующего оптического считывания и преобразования в форму, необходимую для ее автоматического ввода в компьютер.

На сегодняшний день выделяют два типа штриховых кодов: одномерные и двухмерные. Для решения задачи учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей достаточно возможностей, предоставляемых одномерным штриховым кодом. Инвентаризация сводится к получению ответа на вопрос: «объект найден и где?». На первую часть вопроса нам ответит штриховой код инвентарного объекта, а на второй штриховой код местонахождения (комната, офис, кабинет, и т.п.). Главное - чтобы эти коды были действительно уникальными.

Терминал сбора данных сочетает в себе функцию сканера штрихового кода и функцию обработки данных, полученных в результате распознавания этого штрихового кода. Такое сочетание создает качественно новые возможности по мобильному и автономному сбору информации, ее хранению и обработке.

Инвентаризатор с помощью терминала сбора данных и специальной установленной на нем программы последовательно считывает штриховые метки местонахождений и инвентарных объектов, информация о которых сохраняется в терминале сбора данных и может быть в последствии передана в автоматизированную систему бухгалтерского учета.

Таким образом, фиксируемая в терминале сбора данных информация позволяет сопоставить текущее местонахождение и находящиеся в нем инвентарные объекты - т.е. ответить на основные вопросы инвентаризации. Современные терминалы сбора данных предоставляют широкие возможности по хранению и обработке информации, поэтому появляется возможность наделить их весьма полезными при проведении инвентаризации функциями, например, по информированию инвентаризатора о том, какие объекты по данным АИС ФХД должны находятся в том или ином помещении. Для этого необходимо выполнить следующую операцию - подготовить терминал для проведения инвентаризации.

Подготовка терминала сбора данных к проведению инвентаризации заключается в загрузке в него информации из используемой на предприятии АИС ФХД. В состав этой информации могут входить, например:

-данные об исходных  состояниях объектов инвентаризации (инвентарные номера, наименования  инвентарных объектов, серийные  номера инвентарных объектов, материально-ответственные  лица, коды местонахождений инвентарных  объектов и т.п.);

-кодификатор местонахождений  инвентарных объектов (коды и  наименования местонахождений объектов  инвентаризации);

-перечень инвентаризаторов (фамилии, имена, отчества, логины, пароли);

-параметры инвентаризации (код и наименование организации, проводящей инвентаризацию и  т.п.);

Когда терминал сбора данных подготовлен, можно приступать к самому ответственному, а до внедрения штрихового кодирования - и самому трудоемкому этапу инвентаризации - сбору данных о текущем состоянии инвентарных объектов. Только теперь у нас в руках не инвентаризационная опись, а небольшое устройство, а вместо многочисленной комиссии - один инвентаризатор.

Действия инвентаризатора, вооруженного терминалом сбора данных, простые: надо автоматически считать штриховой код местонахождения (например, комнаты, офиса, кабинета и т.п.) который нанесен на соответствующей этикетке, красующейся у двери в это помещение, а затем последовательно и также автоматически считывать штриховые метки со всех объектов, находящихся в этом помещении. По завершении «обработки» помещения можно переходить к следующему. В результате в терминале сбора данных накапливается информация о текущем состоянии инвентарных объектов и их местонахождении. Кроме того, в терминале сбора данных сохраняются и другие очень важные параметры, например: фамилия инвентаризатора, дата и время проведения инвентаризации и т.п. Заметим, что единственным способом подтверждения фактического наличия инвентарного объекта в данной технологии - является автоматическое (т.е. без участия человека) считывание терминалом сбора данных его штрихового кода, что в значительно мере усложняет фальсификацию данных инвентаризации. Следовательно, необходимость привлечения к работе многочисленной инвентаризационной комиссии отпадает.

После завершения сбора данных по текущему состоянию инвентарных объектов необходимо осуществить операцию по автоматической выгрузке собранной информации из терминала сбора данных в АИС ФХД. Терминал подключается к компьютеру, на котором установлена информационная система и, информация о текущем состоянии инвентарных объектов загружена в ее базы данных.[12]

В МКОУ СОШ №18 технология штрихового кодирования и идентификации и Конфигурация 1С к сожалению, не используется. Приходится довольствоваться такими программами как, Микрософт EXCEL, Микрософт WORD, то есть заносить всю информацию вручную (это очень долгий и трудоёмкий труд). Поэтому можно порекомендовать данной организации приобрести программу Конфигурация 1С. Она  поддерживает различные порядки проведения инвентаризации. Так, для ускорения работы можно до проведения инвентаризации можно автоматически заполнить документ "Инвентаризация ТМЦ" сведениями по находящимся в школе ТМЦ, и затем распечатать на бумаге типовую форму  "Сличительную ведомость".

После этого инвентаризационной комиссии останется провести осмотр имущества и вручную внести в сличительную ведомость данные о фактическом наличии ценностей.

После завершения работы инвентаризационной комиссии, полученные данные о фактическом наличии ТМЦ вносятся в информационную базу путем исправления или повторного заполнения документа "Инвентаризация имущества".

При выявлении излишков товарно-материальных ценностей можно автоматически сформировать документ оприходования этих ценностей, при выявлении недостачи - документ списания на основании документа "Инвентаризация имущества".

Конфигурация обеспечивает автоматическое формирование инвентаризационной описи и других документов, необходимых для оформления итогов инвентаризации.

 

3.2Ошибки при  проведении и оформлении результатов  инвентаризации

 

Согласно п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.[9]

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризация — натуральный подсчет имущества организации и выверка ее обязательств. Она проводится периодически в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.[32]

При проведении и отражении результатов инвентаризации встречаются следующие ошибки:

- неправильно сформирован  состав инвентаризационных комиссий; несвоевременно оформлены или  отсутствуют распорядительные документы  о составе комиссий и порядке  их работы;

- неправильно оформлены  документы, подтверждающие проведение  и результаты инвентаризации: в  ведомостях отсутствуют подписи  отдельных членов комиссии; неверно  заполнены унифицированные формы; в составе учетной политики  не утверждены самостоятельно  разработанные формы;

• неправильно отражены результаты инвентаризации: не выявлены
• постоянно не используемые или траченные объекты для списания с баланса;
• не включена доля транспортно-заготовительных расходов в себестоимость недостач;
• 4)не оприходованы испорченные запасы, которые могут быть использованы или реализованы на сторону; списана естественная убыль при отсутствии факта недостачи;
• 5)не правильно признана пересортица; несвоевременно (в последующие периоды) отражены результаты инвентаризации в учете; в качестве излишков и недостач признаны операции, не отраженные в предыдущих периодах, и т. д.[40]

Организации, которые не проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательную инвентаризацию имущества и обязательств либо проводят ее не в полном объеме, не соблюдают сроки, неправильно оформляют результаты и отражают их в учете и отчетности, тем самым нарушают требования действующего законодательства о бухгалтерском учете.

По результатам аудиторской проверки аудитор должен обратить внимание руководства организации, и ее собственников на то, что в организации не в полной мере работает система внутреннего контроля, не налажен один из ее самых действенных инструментов.[30]

Простой подсчет имущества не является единственной целью инвентаризации. Кроме этого проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества, а в первую очередь — правильность отнесения имущества к тому или иному объекту бухгалтерского учета.

В ходе контроля, за состоянием имущества необходимо подготовить списки объектов, требующих ремонта или морально устаревших и неиспользуемых. Последние подлежат списанию с баланса, поскольку в качестве активов признаются только те объекты, которые используются организацией и приносят ей экономические выгоды.

Порядок документального оформления результатов инвентаризации регулируется Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации“ и Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 “Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации».

Довольно распространенная ошибка — отсутствие в документах о проведении инвентаризации подписи одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии, что приводит к признанию результатов инвентаризации - недействительными.

При проведении инвентаризации недопустимо сокращать объем проверки, т. е. не проводить инвентаризацию отдельных категорий имущества и обязательств. Особенно часто из категории инвентаризуемого имущества исключаются объекты, по которым не утверждены унифицированные формы по отражению результатов инвентаризации, — незавершенное производство и вложения во внеоборотные активы, резервы предстоящих расходов и платежей и др. Эти формы должны быть разработаны организацией самостоятельно и утверждены в виде приложения к учетной политике.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации, только если излишки и недостачи:

1. относятся к одному и тому же проверяемому периоду;
2. обнаружены у одного и того же проверяемого лица;
3. относятся к запасам одного и того же наименования;
4. тождественны по количеству.