Проведение инвентаризации в школе

Нарушение одного из условий, приведет к неправильному отражению доходов и расходов (потерь) организации. Например, нельзя признавать пересортицей излишек у одного кладовщика при одновременной недостаче у другого, излишек одного вида, если выявлена недостача другого вида, и т. д.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Отсутствие этих объяснений также рассматривается как ошибка.[11]

Если в результате зачета недостач в качестве излишек по пересортице стоимость недостающих запасов окажется выше стоимости запасов, признанных излишками, то такая разница относится на виновных лиц. Приходованные излишних запасов по стоимости недостающих без отнесения разницы на виновных лиц также является одной из ошибок при отражении результатов инвентаризации.[25]

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности. Однако на практике в связи с увеличением сроков принятия решений руководством организации о списании недостач результаты инвентаризации зачастую отражаются гораздо позднее ее фактического завершения.

Кроме того, необходимо понимать, что отражать излишки имущества путем зачисления его рыночной стоимости на финансовые результаты коммерческой организации и увеличение доходов некоммерческой организации или относить недостачу на счет виновных лиц можно только в том случае, когда выявляются именно излишки или недостачи.[33]

Иногда в ходе инвентаризации обнаруживаются не излишки, а факты неотражения в учете каких-либо операций. Например, имущество поступило в организацию, но не оприходовано, а его поставщик все еще числится дебитором по уплаченному ему авансу. При наличии неоспоримой связи между перечисленными платежами и неучтенными объектами они принимаются к учету по сумме фактических затрат (независимо от рыночной стоимости) и в корреспонденции со счетами расчетов, т. е. не увеличивают прибыль организации.

Результаты инвентаризации могут быть достоверными только при соблюдении установленной процедуры ее проведения.

Результаты инвентаризации могут быть не признаны, если:

- неверно оформлен приказ  о проведении инвентаризации (например, не указан состав комиссии, сроки  инвентаризации, перечень инвентаризируемого  имущества);

- не подтверждено документально  присутствие хотя бы одного  члена комиссии во время проведения  инвентаризации, например, отсутствует  его подпись в инвентаризационной  описи.

Результаты инвентаризации могут быть оспорены при отсутствии:

- визы председателя комиссии  на приходных и расходных документах;

- расписки материально  ответственных лиц о сдаче  приходных и расходных документов  в бухгалтерию. Невозможно предъявить  претензии материально ответственному  лицу по результатам инвентаризации, если на последней странице  описи нет его подписи.

Возникает возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации, если:

- не подведены итоги  на каждой странице описи;

- в описи имеются незаполненные  строки;

- не был закрыт доступ  к инвентаризационным описям  во время отсутствия инвентаризационной  комиссии.[35]

Если в инвентаризационные описи внесены ошибочные сведения, они должны быть исправлены последовательно во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления правильных. Исправления подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

К прочим ошибкам, которые наиболее часто встречаются при проведении инвентаризации и отражении ее результатов, относятся следующие:

1. Инвентаризация проводится  не по всем предусмотренным  группам имущества и обязательств. В частности, не проводится инвентаризация  по арендованному имуществу, имуществу, находящемуся на ответственном  хранении, и имуществу, которое имеет  нулевую стоимость и числится  в количественном учете.

2. Не оформляются сличительные  ведомости при выявлении в  ходе инвентаризации расхождений.

3. Инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости  не соответствуют унифицированным  формам, а также утвержденным  руководителем организации формам  по видам имущества и обязательств, по которым унифицированные формы  не предусмотрены.

4. Состав инвентаризационной  комиссии не совпадает с составом, утвержденным руководителем.

5. В состав инвентаризационной  комиссии не включен представитель  собственника имущества, не принадлежащего  организации на праве собственности.

6. У представителей сторонних  организаций отсутствуют правильно  оформленные доверенности на  право участия в инвентаризации.

7. Фактический срок проведения  инвентаризации недостаточен для  проверки фактического наличия  имущества и подтверждения обязательств.[38]

Для контроля за достоверностью данных об имуществе и обязательствах могут проводиться выборочный осмотр, пересчет, сравнение и сопоставление различных подтверждающих документов по объектам, величина которых является существенной.

Для подтверждения достоверности данных в ходе контрольных проверок могут быть направлены письменные запросы:

- дебиторам и кредиторам  с целью подтверждения числящейся  в бухгалтерском учете задолженности;

- арендаторам, чтобы получить  подтверждение о находящемся  у них имуществе;

- арендодателям, чтобы подтвердить  факт нахождения у организации  имущества, не принадлежащего ему  на праве собственности.

Источниками получения информации также могут выступать:

- первичные учетные документы;

- регистры бухгалтерского  учета;

- судебные и претензионные  дела и т.п.

Отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны.

Рассмотрим основные ошибки, которые могут иметь место при инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств.

Основные средства:

- инвентаризация не проводится  по местонахождению основных  средств и материально ответственных  лиц;

- инвентаризация не проводится  до момента выбытия из организации  основных средств, которые в момент  инвентаризации находятся не  в месте нахождения организации;

- результаты переоценки, зафиксированные в первичных  документах, не отражаются в инвентарных  карточках и в бухгалтерском  учете;

- данные инвентарных карточек  не соответствуют данным, отраженным  в бухгалтерском учете;

- в инвентаризационных  описях отсутствуют сведения  и технические показатели по  выявленным объектам, которые не  отражены в учете, а также по  объектам, по которым нет данных, характеризующих их;

- отсутствуют договоры  аренды, передаточные акты, акты  сверки по основным средствам, принятым и переданным в аренду;

- отсутствуют свидетельства  о государственной регистрации  права собственности на недвижимость;

- оценка основных средств, выявленных в ходе инвентаризации, недостоверна.

Материалы:

- сведения вносятся в  инвентаризационные описи со  слов материально ответственных  лиц без процедуры подсчета, взвешивания, обмера;

- инвентаризация не проводится  последовательно по местам хранения  материалов, находящихся в разных  изолированных помещениях у одного  материально ответственного лица;

- отсутствуют договоры  и передаточные акты на материалы, находящиеся на временном ответственном  хранении у организации, не ведется  их учет отдельно от собственных  материалов;

- отсутствуют специальные  паспорта на ценности, которые  содержат драгоценные металлы  или камни.

Расчеты с дебиторами и кредиторами:

- отсутствуют подписанные  обеими сторонами акты сверки  расчетов с дебиторами и кредиторами, а их суммы не соответствуют  данным бухгалтерского учета;

- по фактически оплаченным  договорам страхования, соцстрахования  и перестрахования имеется дебиторская  задолженность;

- имеют место встречные  однородные обязательства по  контрагентам;

- размер задолженности  по выданным авансам по условиям  договора с контрагентом не  соответствует сумме в платежных  документах;

- присутствует задолженность  с истекшим сроком исковой  давности;

- отсутствуют необходимые  и достаточные аналитические  данные о расчетах по каждому  кредитору и дебитору для надлежащего  контроля и отражения в отчетности  информации о задолженности;

- отсутствуют отчеты, платежные  документы, приказы руководителя  о круге лиц, имеющих право  на получение денежных средств  в подотчет, обосновывающие расчеты  с подотчетными лицами;

- отсутствуют объяснения  подотчетных лиц о не возвращенных  в установленные сроки подотчетных  суммах;

- отсутствуют объяснения  ответственных лиц о фактах  переплат и недоплат заработной  платы работникам.

Денежные средства:

- суммы, числящиеся на  счете 57 "Переводы в пути", не  соответствуют данным квитанций  учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей  на сдачу выручки инкассаторам  банка и т.д.

Финансовые вложения:

- отсутствуют документы, подтверждающие право организации  на финансовые вложения и получение  денежных средств или других  активов, в том числе на финансовые  вложения в уставные капиталы  других организаций (учредительные  договоры, акты приема-передачи);

- отсутствуют договоры  займа, платежные документы по  займам, предоставленным сотрудникам  и иным физическим и юридическим  лицам.

Как правило, в большинстве организаций инвентаризация завершается оформлением инвентаризационных описей, актов и сличительных ведомостей, которые передаются в бухгалтерию для отражения результатов инвентаризации. При этом не соблюдаются требования по подведению итогов инвентаризации инвентаризационной комиссией. Определим их.

Результаты инвентаризации должны быть рассмотрены на заседании инвентаризационной комиссии, которая выявляет, чем обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в бухгалтерский учет, и предлагает способы отражения в учете результатов инвентаризации.

При рассмотрении результатов инвентаризации инвентаризационная комиссия устанавливает:

- причины излишка и  недостачи, включая пересортицу, а  также ошибки, допущенные в процессе  учета имущества и обязательств;

- наличие материально  ответственных лиц, причины возникновения  ущерба, виновных лиц и наличие  условий для наступления материальной  ответственности работников, точный  размер ущерба и сумму ущерба, подлежащую взысканию с виновных  лиц.[17]

По фактам установленных излишков и недостач комиссия получает подробные объяснения от материально ответственных лиц. Если материально ответственные лица отказываются давать объяснения по факту недостачи, составляется соответствующий акт.

Если недостача образовалась не по вине материально ответственных лиц, комиссия оформляет исчерпывающие объяснения о причинах, по которым недостача не отнесена на виновных лиц. Более того, факт отсутствия виновного лица следует документально подтвердить, например постановлением о приостановлении предварительного следствия.

Также инвентаризационная комиссия составляет опись объектов, непригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов.

В результате рассмотрения итогов инвентаризации инвентаризационной комиссией должны быть выработаны предложения о регулировании выявленных расхождений, в том числе по проведению взаимозачета излишков и недостач в результате пересортицы, по возможным способам истребования сомнительной дебиторской задолженности или необходимости ее списания.

На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки, и оформляется протокол. Заключительный акт передается на рассмотрение руководителю организации. Он может быть подкреплен обобщенными результатами инвентаризации по форме, самостоятельно разработанной страховщиком. Результаты должны включать показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. Расшифровка имущества и обязательств может приводиться только по тем объектам, по которым установлены расхождения.