Проведение инвентаризации в школе

Заключительный акт заседания инвентаризационной комиссии и Акты о результатах инвентаризации по каждому материально ответственному лицу (ф.0504835 в соответствии с приказом Минфина РФ от15.12.10 №173н) передаются директору, который их утверждает.

Руководитель образовательного учреждения на основании акта комиссии принимает распорядительный документ, в котором не только подводит итоги ее проведения, раскрывает причины выявленных недостатков, но и утверждает меры, направленные на их предотвращение в дальнейшем.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена, а годовой инвентаризации отражаются в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25).[10]

В Плане счетов бюджетного учета Инструкции № 25н предусмотрен счет 0 209 00 000 "Расчеты по недостачам" для учета расчетов по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей, суммы потерь от порчи материальных ценностей и т. п.

Размер ущерба, причиненного недостачами и хищениями, определяют исходя из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. При этом для целей бюджетного учета рыночная стоимость - это сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.

Оформленные учреждением в установленном порядке материалы на суммы недостач и хищений, отнесенных на виновных лиц, необходимо представить для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела в судебные органы. При получении решения суда суммы недостач и хищений следует уточнить в соответствии с исполнительным листом.

Расчеты по недостачам учитывают в соответствии с КОСГУ на следующих счетах:

• 0 209 01 000 "Расчеты по недостачам основных средств";
• 0 209 02 000 "Расчеты по недостачам нематериальных активов";
• 0 209 03 000 "Расчеты по недостачам непроизведенных активов";
• 0 209 04 000 "Расчеты по недостачам материальных запасов";
• 0 209 05 000 "Расчеты по недостачам финансовых активов"

Аналитический учет по счету ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.

Рассмотрим на примере отражение в учете суммы выявленных недостач, хищений и потерь.

В результате инвентаризации в хозяйственном отделе бюджетного учреждения выявлена недостача хозяйственного инвентаря, приобретенного за счет бюджетных средств. Рыночная стоимость оборудования установлена в сумме 4000 руб.

В бюджетном учете будут сделаны следующие записи:

• начислена недостача материально ответственного лица - 4000 руб.

Дебет 1 209 01 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств"

Кредит 1 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

• внесены денежные средства материально ответственным лицом, признавшим свою вину, - 1500 руб.

Дебет 1 201 04 510 "Поступления в кассу"

Кредит 1 209 01 660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств"

В случае если виновное лицо не было установлено, и из органов внутренних дел поступила справка о закрытии дела в связи с не розыском виновных лиц, а также если судом отказано во взыскании убытка с виновных лиц, то ущерб, причиненный учреждению, нужно списать с баланса. Списание ущерба за счет средств учреждения отражается в учете следующей проводкой:

Дебет 0 401 01 172 "Доходы от реализации активов" 
Кредит 0 209 01 660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств"

Такой же записью производится уточнение сумм недостач и хищений по решению суда.

Также, при выявлении конкретных виновников стоимость недостающих или испорченных основных средств и материальных запасов оценивают по рыночным ценам, действовавшим в данной местности на день причинения материального ущерба, и списывают на источник покрытия – виновное лицо:

Дебет 020971560 «Расчеты по ущербу основным средствам»,

020974560 «Расчеты по ущербу материальным  запасам»

Кредит 040110172 «Доходы от реализации активов»,

В зависимости от характера погашения суммы недостачи виновным лицом данная операция отражается в бюджетном учете казенного учреждения в следующем порядке:

Погашение суммы недостачи через кассу казенного учреждения:

а) Дебет 120134510 Кредит 120971(74)660 – поступление денежных средств в погашение недостачи от виновного лица;

б) Дебет 121003560 Кредит 120134610 – денежные средства списаны из кассы для зачисления на единый счет бюджета;

в) Дебет 130405310 Кредит 121003660 – на основании выписки казначейства о зачислении денежных средств на единый счет бюджета;

Если учреждение не администрирует доход бюджета по данной операции, то на основании Уведомления финансового органа должны быть произведены следующие записи:

- Дебет 140101172 Кредит 130305730;

- Дебет 130305830 Кредит 130405310.

Если по данной операции учреждение администрирует доход бюджета (код 410, 440), то на основании Сводного реестра поступлений и выбытий средств бюджета производится следующая запись:

Дебет 121002410 (440) Кредит 130405310(340)

Возврат дебиторской задолженности прошлых лет признается администрируемым доходом (код КОСГУ 130) и не затрагивает лицевой счет казначейства, отрытый для процедуры санкционирования расходов (30405). Поэтому поступление от виновного лица средств на единый счет бюджета в следующем отчетном периоде отражается:

Дебет 121002130 Кредит 120971(74)660.

Погашение суммы недостачи виновным лицом на основании письменного заявления путем удержания из его заработной платы:

а) Дебет 140120211 Кредит 130211730 – начисление заработной платы работнику (виновному лицу);

б) Дебет 130211830 Кредит 130403730 – удержание из заработной платы в погашение суммы недостачи;

в) Дебет 130403830 Кредит 130405211 – перечисление суммы недостачи, удержанной из заработной платы на единый счет бюджета;

г) Дебет 121002410(440) Кредит 120971(74)660 – на основании Сводного реестра поступлений и выбытий средств бюджета погашена недостача и поступил доход бюджета (код 410, 440) на единый счет бюджета.

Операция по погашению ущерба имуществу виновным лицом на бухгалтерском учете бюджетных и автономных учреждений отражается в следующем порядке:

Дебет 220134510 Кредит 220971(74)660 – поступление от виновного лица в погашение суммы недостачи в кассу учреждения;

Дебет 230211830 Кредит 230403730 – удержание из заработной платы на основании письменного заявления от виновного лица в погашение суммы недостачи;

Дебет 230403830 Кредит 220971(74)660 – погашение суммы недостачи виновным лицом

Излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, приводят к увеличению активов учреждения. Оприходование излишков материальных ценностей также должно производиться по текущей рыночной стоимости на дату принятия их к бухгалтерскому учету.

Обратите внимание, что в соответствии с п. 20 ст. 250 Налогового кодекса РФ излишки имущественно-материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, признаются внереализационными доходами и подлежат включению в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

В результате инвентаризации на складе выявлены излишки писчей бумаги в количестве 20 пачек. Рыночная стоимость 1 пачки составляет 135 руб.

- оприходованы излишки  на сумму 2700 руб. (20 пач. х 135 руб.)

Дебет 1 10506 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов"

Кредит 1 40101 180 "Прочие доходы"

В годовой отчетности результаты всех инвентаризаций, проведенных учреждением за отчетный период, в соответствии с Инструкцией № 72н отражаются в таблице 6 "Сведения о проведении инвентаризации" Пояснительной записки (ф. 0503160).

В таблице 6 Пояснительной записки в соответствующих графах указываются:

• причины проведения инвентаризации (составление годовой бюджетной отчетности, смена материально ответственных лиц, выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, чрезвычайные ситуации, требующие проведения инвентаризации, реорганизация или ликвидация субъекта бюджетной отчетности и другие случаи, предусмотренные законодательством РФ);
• дата проведения инвентаризации;
• реквизиты распорядительного документа о проведении инвентаризации;
• выявленные при проведении инвентаризации расхождения с данными бюджетного учета с указанием суммы расхождений;
• код счета бюджетного учета, с данными по которому выявлены расхождения;
• меры, принятые учреждением по устранению выявленных расхождений.

Кроме того, суммы излишков и недостач, выявленных в части нефинансовых активов, подлежат отражению в ф. 0503168 "Сведения о движении нефинансовых активов" Пояснительной записки, введенной Инструкцией № 72н. Такие сведения указываются как по бюджетной, так и по приносящей доход деятельности учреждения.[15]

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА3.АНАЛИЗ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННОЙ РАБОТЫ И ПУТИ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

 

3.1Контроль и  анализ достоверности и качества  инвентаризационных материалов

 

Контроль качества инвентаризаций - система приемов проверки материалов инвентаризаций с формальной точки зрения и по существу с целью установления соблюдения порядка проведения инвентаризаций, контроля правильности оформления инвентаризационных и сличительных ведомостей, выявления возможных случаев вуалирования недостач и сокрытия неучтенных ценностей. Контроль качества инвентаризаций также включает: наличие разработанных и утвержденных планов; полноту охвата объектов и своевременность проведения инвентаризаций, правомочность и компетентность комиссий; качество инвентаризационного процесса, достоверность и правильность составления инвентаризационных ведомостей; своевременность, объективность и законность реализации материалов инвентаризаций; правильность отражения результатов на счетах бухгалтерского учета и в учетных регистрах.

Значительное повышение эффективности инвентаризационной работы может быть достигнуто за счёт совершенствования методики проверки достоверности и качества материалов инвентаризации.

Высокое качество проведения инвентаризации обеспечивается за счёт соблюдения сроков и внезапности проведения, квалификационного подбора состава членов комиссии, точного пересчёта фактического наличия ценностей, правильного оформление инвентаризационных описей, своевременной и правильной подготовки данных бухгалтерского учёта и выведения результатов, что и осуществляется в МКОУ СОШ №18. На качество, оперативность и экономичность проведения инвентаризации значительно влияет количественный и качественный состав инвентаризационных комиссий.[37]

При проведении контроля материалы инвентаризаций, с целью их достоверности и качества инвентаризационной работы в нашей организации тщательно анализируют все нарушения заполнения инвентаризационных описей, обращая особое внимание на признаки, свидетельствующие о хищениях. К ним относятся:

• подчистки записей, добавление и дописки цифр;
• неправильное сбалансирование единиц ТМЦ по страницам инвентаризационных описей;
• не соответствие количества единиц ТМЦ по странице описи количеству, указанному инвентаризационной комиссией;
• неправильная таксировка и подсчёт итогов на отдельных страницах и в инвентаризационной описи в целом;
• указание в инвентаризационной описи завышенных остатков отдельных ТМЦ;
• записи об остатках определённых ТМЦ в описи на конец отчётного периода в большем объёме, чем записи тех же ТМЦ в описи на начало периода (если по этим ТМЦ не было движения).

Для выявления хищений, характеризующиеся указанными признаками,  производится их исследование путём тщательно проведённой проверки тех операций, которые содержат отдельные формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов встречной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений. В целях пресечения злоупотреблений и нарушений при составлении инвентаризационных описей и сокращения сроков инвентаризационной работы в МКОУ СОШ №18 совершенствуется техника её проведения - автоматизированные технологии учета и контроля в инвентаризационном процессе.