Проведение инвентаризации в школе

- администрации организации (одного из заместителей руководителя  организации или иного должностного  лица, обладающего распорядительными  правами);

- бухгалтерской службы (в  крупных организациях целесообразно  включать двух работников: бухгалтера, ведущего учёт соответствующего  вида имущества и обязательств, и бухгалтера, который по своим  функциям с данным участком  учёта не связан, - как для обеспечения  беспристрастности, так и для  того, чтобы повышать эффективность  проведения проверки);

- юридической службы (такой  специалист может оказаться незаменимым  в случаях, когда речь идёт  о недостачах материалов, поступивших  от поставщиков, а также тогда, когда принимается решение о  привлечении материально ответственных  лиц и иных работников к  материальной ответственности);

- инженеров (специалистов, обладающих  необходимой квалификацией и  опытом для того, чтобы оценить  рациональность использования отдельных  видов имущества);

- экономистов;

- техников;

- других специальностей, знания и опыт которых позволяет  обеспечить эффективность проведения  проверок и инвентаризаций.

Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии целесообразно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. [22]

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчётам), с указанием «до инвентаризации на « » (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учётным данным.

Материально ответственные лица дают расписку в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчётные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. [31]

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтённых финансовых обязательств записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Для оформления инвентаризации необходимо применять типовые формы первичной учётной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, разработанные и утверждённые Минфином РФ.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции т.п., где проводилась инвентаризация. [16]

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются соответствующим актом.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляют инвентаризационные комиссии по распоряжению руководителя организации.

Основными обязанностями бухгалтерской службы при проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов являются следующие:

1. Осуществлять контроль  за своевременностью и полнотой  проведения инвентаризаций. Выполнение  данной функции достигается посредством  включения соответствующих мероприятий  в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской  службы) на очередной месяц.

2. Требовать сдачи материалов  инвентаризаций в бухгалтерскую  службу. Для этого при разработке  распорядительного документа о  проведении соответствующей инвентаризации  или проверки необходимо указать  сроки, в течение которых результаты  проверки должны быть представлены  в бухгалтерию организации, и, может  быть, меры ответственности за  нарушение сроков. Если деятельность  постоянно действующей комиссии, создаваемой для проведения инвентаризаций  и проверок, регулируется положением (или аналогичным документом), разработанным  в организации, указанные элементы  целесообразно включить в данное  положение.

3. Следить за своевременным  завершением инвентаризаций и  документальным оформлением их  результатов. Эта обязанность является  продолжением (развитием) предыдущей  и, следовательно, может быть урегулирована  соответствующим распорядительным  документом.

4. Отражать на счетах  бухгалтерского учёта выявленные  при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием имущества  и данными бухгалтерского учёта. Порядок отражения в бухгалтерском  учёте инвентаризационных разниц  более подробно будет рассмотрен  ниже. Эти разницы  необходимо отразить таким образом, чтобы обеспечить своевременное и точное формирование налоговой базы по налогу на прибыль и другим налогам, зависящим от результатов проверок. [26]

В результате инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учёте запасов и возмещению материального ущерба, а также по организации бухгалтерского учета и документооборота.

Результатами инвентаризации могут быть излишки (фактическое наличие превышает наличие по данным бухгалтерского учёта) или недостачи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится: в коммерческих организациях – на финансовые результаты; в некоммерческих – на увеличение доходов.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учёте и отчётности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчётности. При этом для целей финансового учёта должны быть учтены события после отчётной даты. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценение материальных ценностей.

Все эти требования установлены документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта и обязательны к исполнению.[5]

Целесообразно перечислить те элементы инвентаризационного процесса, которые могут явиться основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Такое возможно, если:

- персональный состав  постоянно действующей или рабочей  комиссии не утверждён руководителем  организации;

- при проведении инвентаризации  отсутствовал хотя бы один  член комиссии;

- последние на момент  инвентаризации приходные и расходные  документы или отчёты о движении  материальных ценностей и денежных  средств не завизированы председателем  комиссии;

- у материально ответственных  лиц не отобраны расписки в  том, что все приходные и расходные  документы проведены по учёту, сданы в бухгалтерию или переданы  комиссии;

- производится сопоставление  данных бухгалтерского учёта  с фактическим наличием имущества, а не наоборот (данный факт  проверяют посредством анализа  исполнения инвентаризационных  описей: наиболее ярким примером  формализма является заполнение  всех граф описей машинописным  способом, а в случае выявления  расхождений исправление вручную);

- инвентаризационные описи  составлены только в одном  экземпляре;

- на последней странице  описи отсутствует отметка о  проверке цен, таксировки и подсчёта  итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку; кстати, итоги должны  быть выведены на каждой странице, при этом записывается (прописью) число порядковых номеров материальных  ценностей и общий итог количества  в натуральных показателях, показанных  на данной странице вне зависимости  от того, в каких единицах это  имущество показано;

- исправленные ошибки  не оговорены или подписаны  только одним членом комиссии (а не всеми);

- в описях после утверждения  результатов инвентаризации остались  незаполненные строки;

- на последней странице  отсутствует подтверждение материально  ответственного лица об отсутствии  претензий к членам комиссии  и отметка о принятии перечисленного  имущества на ответственное хранение;

- во время перерывов  в работе не был закрыт доступ  посторонним лицам к помещениям, в которых хранится проверяемое  имущество, а также к инвентаризационным  описям. [39]

В зависимости от полноты охвата имущества инвентаризации бывают полные и частичные.

Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов хищений сводится к минимуму.

Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом. 
Выборочная - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть Плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводится по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов. Плановые инвентаризации проводятся: продовольственных товаров на складах и базах 2 раза в год, расчетов с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей раз в квартал, расчетов с разными дебиторами и кредиторами 2 раза в год.

Необходимая - проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

Повторная проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

Контрольно-перепроверочная проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

По частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации. 
Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Следует также выделить и рассмотреть текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.