Проведение инвентаризации в школе

Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей, в то время когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда в натуре материальных ценностей уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация перманентной инвентаризации позволяет повысить точность учетно-экономической информации. [45]

1.2   Нормативные документы по подготовке и проведению инвентаризации

При осуществлении практической деятельности хозяйствующим субъектом возникает необходимость периодической проверки фактического наличия имущества, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, регулярной проверки полноты отражения в учёте обязательств.

Перечисленные задачи достигаются посредством проведения инвентаризаций.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьёй 12 Закона о бухгалтерском учёте и пунктами 26 – 28 Положения по ведению бухгалтерского учёта. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённых приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств, проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Для проведения инвентаризации в организации создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Объектами проверки при проведении инвентаризации являются:

- имущество организации, под которым понимаются основные  средства, нематериальные активы, финансовые  вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие  запасы, денежные средства и прочие  финансовые активы;

- финансовые обязательства  – кредиторская задолженность, кредиты  банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит всё имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учёте (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтённое по каким либо причинам.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.[8]

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой чётко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путём зачёркивания неправильных записей и проставления над зачёркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочёркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.[43]

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда обязательность проведения инвентаризации законодательно не установлена, возникает необходимость определения сроков проведения инвентаризации различных видов имущества и обязательств с таким расчетом, чтобы: во-первых, оптимизировать работу постоянно действующих инвентаризационных комиссий; во-вторых, установить периодичность проведения инвентаризаций, обеспечивающую сохранность имущества и соблюдение сроков погашения обязательств, а реальный эффект – от разработанных мероприятий (по результатам предыдущих инвентаризаций).

В настоящее время не существует нормативного документа, который бы директивно определял сроки начала и окончания инвентаризаций различных видов имущества и обязательств.

Инвентаризацию отдельных видов имущества и обязательств целесообразно проводить в следующие сроки:

- основных средств –  не ранее 1 ноября отчётного года. С 1 января 1999 года допускается проведение  инвентаризации объектов основных  средств один раз в три года, а библиотечных фондов – один  раз в пять лет.

Ежегодное проведение инвентаризации основных средств может быть обусловлено необходимостью уточнить восстановительную (или балансовую) стоимость соответствующих объектов и провести переоценку. Проведение инвентаризации по состоянию на 1 ноября наиболее удобно – у комиссии достаточно времени для обработки результатов инвентаризации и подготовки материалов к проведению переоценки. В эти же сроки целесообразно проводить инвентаризацию долгосрочных финансовых вложений и объектов нематериальных активов;

- капитальных вложений  – не менее одного раза в  год перед составлением годовых  отчётов и балансов, но не ранее 1 декабря отчётного года;

- незавершенного производства  и полуфабрикатов собственной  выработки – не ранее 1 октября  отчётного года. Инвентаризация  в эти сроки проводится для  целей бухгалтерской отчётности. Максимально допустимый срок  до конца отчётного года здесь  обусловлен тем, что в организациях  с большой номенклатурой производимой  продукции и сложным технологическим  циклом, проведение инвентаризации  довольно трудоёмко. Чтобы более  точно сформировать информацию  для годовой бухгалтерской отчётности, срок проведения инвентаризации  незавершенного производства следует, по возможности, максимально приблизить  к отчётной дате (31 декабря отчётного  года). Кроме того, инвентаризация  незавершённого производства может  проводиться дополнительно и  в другие сроки по решению  руководителя организации. Считается  целесообразным проведение инвентаризации  этого вида активов не реже  одного раза в квартал;

- незавершённого капитального  ремонта и расходов будущих  периодов – но не реже одного раза в год. Из экономического содержания указанных активов явствует, что речь идёт об уточнении остатка ремонтного фонда или резерва на проведение ремонтов и остатка, числящегося на счёте учёта расходов будущих периодов. Такое уточнение должно проводиться по состоянию на 31 декабря (с целью присоединения остатка неиспользованного или неподтверждённого расчетами резерва к валовой прибыли); соответственно, инвентаризацию целесообразно проводить по состоянию на эту дату. Более удобным, однако, представляется проведение инвентаризации по состоянию на 1 декабря – объём расходов, которые будут произведены в декабре, определить нетрудно, а уточнить остатки всегда проще, чем их выверить; [24]

- молодняка животных, животных  на откорме, птицы, кроликов, зверей  и семей пчёл, а также подопытных  животных – не реже одного  раза в квартал. Здесь частота  проведения инвентаризаций обусловлена  большим движением животных (рождением, переводом в другие возрастные  группы и падежом). По некоторым  группам животных (например, по свиньям, где перевод в возрастные группы  осуществляется через два месяца) целесообразно и более частое  проведение инвентаризаций;

- готовой продукции на  складах – не реже одного раза в год перед составлением годовых отчётов и балансов, но не ранее 1 октября отчётного года. При небольшой номенклатуре готовой продукции рационально срок инвентаризации приблизить к концу отчётного года. Следует учитывать, что помимо проверки наличия и состояния готовой продукции такая инвентаризация позволит уточнить финансовое состояние организации и своевременно сформулировать управленческие решения по его улучшению (например, по уценке продукции, которая долгое время не находит спроса); 

- товаров -  на складах  и базах промышленных товаров  – не реже одного раза в  год; на складах и базах продовольственных  товаров – не реже двух раз  в год. Последнее и настоящее  время обусловлено тем, что продовольственные  товары, как правило, имеют ограниченные  сроки хранения;

- товаров и тары в  магазинах и на других предприятиях  розничной торговли – не реже  двух раз в год; товаров в  книжных магазинах – не реже  одного раза в год. Проведение  инвентаризации товаров в магазинах  розничной торговли вдвое чаще, чем на складах, обусловлено большим  их движением. Что касается книжной  продукции, то здесь более частые  инвентаризации существенно ограничиваются  номенклатурой продукции;

- сырья и прочих материальных  ценностей, а также малоценных  и быстроизнашивающихся предметов  – не реже одного раза в  год. Так как ежегодное проведение  инвентаризации должно быть, как  минимум приурочено к составлению  отчётности, то проводить инвентаризацию  материально-производственных запасов  следует не ранее 1 октября. Более  точные сроки устанавливаются  с учётом номенклатуры имущества: при небольшой номенклатуре инвентаризацию  можно проводить по состоянию  на 1 декабря, при значительной –  по состоянию на 1 октября;[7]

- нефти и нефтепродуктов  – не реже одного раза в  месяц. – не реже одного раза  в месяц. Ежемесячное проведение  инвентаризации данного вида  активов автоматически исключает  повторное её проведение перед  составлением отчётности;

- драгоценных металлов  и алмазов – не менее двух  раз в год. В соответствии с  Инструкцией о порядке получения, расходования, учёта и хранения  драгоценных металлов и драгоценных  камней на предприятиях, в учреждениях  и организациях, утверждённой Министерством  финансов 4 августа 1992 г. № 67, и Инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда РФ, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов, утверждённой приказом Комитета драгоценных камней 13 апреля 1992 г. № 326, инвентаризация должна проводиться по состоянию на 1 июля и на 1 января года, следующего за отчётным;

- денежных средств, денежных  документов, ценностей и бланков  строгой отчётности – не реже  одного раза в месяц. Инвентаризация  кассы должна начинаться внезапно;

- расчётов с банками (по расчётным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.) – по мере получения выписок из банков, а по переданным в банк на инкассо расчётным документам – на первое число каждого месяца. (Этот вид проверки назвать инвентаризацией можно с большой натяжкой – она проводится работниками бухгалтерии каждый раз по получении банковских выписок);

- расчетов по платежам  в бюджет – не менее одного  раза в квартал. Проведение инвентаризации  в эти сроки обусловлено тем  фактом, что налоговые декларации  составляются, по меньшей мере, не  реже. То же можно отнести и  к расчётам с государственными  внебюджетными фондами, расчётные ведомости в которые также представляются ежеквартально;

- расчётов организаций  со структурными подразделениями, выделенными на отдельные балансы, - на первое число каждого месяца. Здесь по существу проверяется  расшифровка сальдо по счёту  учёта внутрихозяйственных расчётов. В сводной бухгалтерской отчётности  остатка по этому счёту быть  не должно. Для обеспечения этого  достаточно проводить инвентаризацию  ежеквартально. Однако затраты структурных  подразделений, как правило, влияют  на уровень себестоимости продукции, работ, услуг как самих подразделений, так и головной организации. Себестоимость  формируется ежемесячно, и инвентаризация  должна проводиться не реже; [36]

- расчётов с дебиторами  и кредиторами – не менее  двух  раз в год. Так как инвентаризация данного вида активов связана с большими затратами времени (в том числе и на перемещения в организации-дебиторы (кредиторы), то целесообразно начинать её не позднее 1 января года, следующего за отчётным.