Организация архивного дела и сроки хранения документов

Московский  Государственный Университет Прикладной Биотехнологии 
 
 
 
 
 
 

Реферат на тему

«Организация архивного дела и сроки хранения документов» 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                        Выполнила

  Студентка 6 курса факультета БО

                                         Специальность бухгалтерский учет, 

                                         анализ и аудит

      Тюрина А.А. 
 

Проверила ст. преподаватель                     Сазонова Л.Р. 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2010 г. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 28.07.1998 г № 34 н, на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив. Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет послед их составления (например про проведение судебно-бухгалтерской экспертизе, проведению документальной налоговой проверки или ревизии.)

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  балансы и отчеты подлежат обязательному  хранению в соответствии с установленным  порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Приказом «Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости.

Срок 1 год установлен для хранения  переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности, 5 лет  хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансового-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения, 10 лет – годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений. 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

    Рабочий план счетов бухгалтерского  учета, другие документы учетной  политики, процедуры кодирования,  программы машинной обработки  данных должны хранится организацией  не менее пяти лет после  года, в котором они использовались  для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

  Для  хранения однородных документов  заводятся дела в соответствии  с номенклатурой. Номенклатура  дел должна быть в каждом  структурном подразделении, включая  бухгалтерию. Номенклатуры дел  структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела должны помещаться документы, которые  своей содержательной частью соответствуют заголовку дела: Документы, помещенные в дело, должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных актов.

    Принципы формирования  дел бухгалтерского  архива:

• Первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета
• Каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов.
• Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.

    В папке должно содержаться не более 250 листов, толщиной не более 4 см. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно, отдельно хранятся годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, подлинники – отдельно от копий. При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указаниям месяца. После составления заголовков дел и установлении сроках хранения каждого дела производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, исходя из важности документов и их взаимосвязи.

    Сложились определенные правила группировки в дела по видам документов и их хронологии.

Первыми помещают дела с организационно-распорядительными  документами вышестоящих организаций, затем идут дела с организационно-распорядительными  документами самой организации  с приложением к ним. Приказы  по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

 Приказы  по личному составу группируются  в дела в соответствии с  установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для создания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию.

Лицевые счета работников организации по заработной плате группируются в  самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний собраний акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологическом порядке: документ - ответ помещается за документом- запросом.

В дело подшиваются только те документы, которые  предусмотрены в нем номенклатурой. Если появились новые документы, не предусмотренные номенклатурой, то заводится самостоятельное дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером. Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и по мере надобности постоянно дополняться внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Внутренняя опись может содержать следующие грифы: номера подшиваемых документов по порядку, индексы документов, даты составления документов, заголовки документов, количество листов в документах.

После того как будут определены все  дела, заведенные в данном году, проводится экспертиза их практической ценности. Под экспертизой понимается работа по изучению документа с целью определения его дальнейшей судьбы.

Для организации  и проведения работы по экспертизе ценности документов на предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии, назначаемые приказом руководителя предприятия.

В экспертную комиссию назначаются наиболее квалифицированные работники основных структурных подразделений предприятия. Число членов комиссии не должно быть менее трех. Председателем комиссии назначается один из руководителей организации.

В своей  деятельности экспертные комиссии руководствуются законодательными актами, а также указаниями соответствующих архивов и типовыми перечными документальных материалов с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел и указаниями руководства организации.

При возникновении  каких-либо затруднений в экспертизе ценности документов отдельных категорий привлекаются специалисты и консультанты. Решения экспертной комиссии утверждаются руководством предприятия.

Отбор дел на постоянное  и временное  хранение и выделение к уничтожению  материалов с истекшими сроками хранения проводится сотрудниками предприятия. Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится экспертной комиссией путем полистного просмотра каждого дела. Не рекомендуется определять назначение документальных материалов только на основании заголовка на обложке дела.

Соответствие  заголовка дела действительному  составу и содержанию его документов проверяется полистно.

Если  документы постоянного хранения находятся в деле вместе с документами  временного хранения, то их отделяют и формируют заново. Переформирование дел следует проводить во всех случаях, когда в делах временного хранения будут обнаружены отдельные документы постоянного хранения. Если же среди документов постоянного хранения будут обнаружены отдельные документы временного хранения, то переформирование таких дел не производится.

На постоянное хранение в первую очередь отбираются подлинники документов. Очень осторожно  надо подходить к отбору и уничтожению  переписки, возникшей в момент образования или ликвидации предприятий, а также в период, когда деятельность предприятия была связана с выполнением специфических заданий или протекала в необычных условиях.

При отсутствии подлинников на хранение оставляются  их заверенные копии. Рекомендуется  также оставлять на постоянное хранение один или два экземпляра копий документов, имеющих особо важное значение, а также документов, которые быстро изнашиваются в результате частого использования ими.

На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации. Документы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним контрольно-учетными карточками сдаются в упакованном виде в конторы по заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие заводы. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых обязательно указывается количество сдаваемых дел и масса принятой партии макулатуры.

Дела, включенные в акт на уничтожение документальных материалов, группируются по одному какому-либо признаку. Для каждой группы указываются даты дел, их номера по номенклатуре0 количество дел в группе, номера статей по перечню. Если номенклатура дел не составлялась или нарушалась, в акте рекомендуется указывать и заголовок документа.

Дела , не включенные в перечни, а также  дела, относительно которых к уничтожению  не включатся. В этом случае комиссия в письменной форме запрашивает  разъяснение соответствующего архивного  органа.

Предприятие не имеет право уничтожать какие-либо документы до тех пор, пока не утверждена опись документальных материалов. Если предприятия в процессе своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих передаче в государственные архивы, то соответствующий архивный орган или вышестоящая организация по своей инициативе или по просьбе предприятия решают вопрос о предоставлении ему права самостоятельно уничтожать документальные материалы, утратившие практическое значение, по истечении срока хранения.