Организация оперативного хранения дел

Содержание 
 

Введение____________________________________________________________5

1. Назначение СДОУ. Структура, функции и виды _______________________7

2. Требования  к организации хранения исполненных  документов в делопроизводстве. Номенклатура дел ______________________________16

3. Требования  к формированию дел в делопроизводстве ________________20

Приложения________________________________________________________25

Заключение________________________________________________________28

Список литературы_________________________________________________30

 

Введение 

     Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки  и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

     Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

     Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

     До  передачи в архив организации  осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях.

     В структурных подразделениях документы  находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто  обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового года. По истечении этого  срока дела должны быть обработаны для длительного хранения.

     Завершающий этап работы с документами в текущем  делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

     Курсовая  работа состоит из разделов, в которых  последовательно освещаются вопросы структуры и функций СДОУ, назначения службы документационного обеспечения управления, требования к формированию дел, требования к организации хранения дел.

     При выполнении курсовой работы мною были использованы и проанализированы профессиональные журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело», последние учебные пособия по документационному обеспечению управления.

     Информация, отраженная в этих журналах имеет  большое значение в оперативном хранении дел.

1. Назначение СДОУ. Структура, функции и виды 

     В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Служба Документационного Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

     - документирования принимаемых организационных,  плановых и

административных  управленческих решений;

     - документационного обеспечения  управления (ДОУ);

     - получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;

     - контроля их исполнения, анализа  качества и сроков исполнения;

     - организации хранения, поиска документов  и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

     Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

     Документационное  обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

     - делопроизводство, т.е. организация  работы с документами;

     - формирование и хранение архива документов.

     Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких - либо функций управления, деловых процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений. Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции, как правило, вплетаются в деловые процедуры или в процессы выполнения функций управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

     Качество  организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами - обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организация документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот. Документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю.

     Формирование  и хранение документов в архиве - это определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из основных делопроизводственных задач. 

     В зависимости от объема информации, которую служба СДОУ получает и обрабатывает, эти системы делятся на четыре класса:

     - к первому классу относятся  СДОУ, обрабатывающие более 100 тыс.  документов в год;

     - ко второму классу относятся  системы, обрабатывающие от 25 тыс.  до 100 тыс. документов в год;

     - в третий класс входят системы  с обработкой от 10 тыс. до 25 тыс.  документов в год;

     - в четвертый - менее 10 тыс. документов  в год.

     Выделенным  классам в свою очередь соответствуют следующие организационные формы СДОУ:

     - Управление делами (например, Управление  Делами при Президенте РФ);

     - Общий отдел (в министерствах);

     - Отдел делопроизводства (на предприятиях  и в организациях);

     - Секретарь руководителя (в небольших фирмах).

     Наиболее  массовой формой организации работы СДОУ является отдел делопроизводства, структура которого представлена на рис.1.

     Служба  документационного обеспечения  управления осуществляет оперативное  хранение. Оно предполагает формирование документов в дела и организацию оперативного хранения дел. 
 

 

Рис. 1. Организационная структура СДОУ

     Руководитель  данной службы подчиняется непосредственно  руководителю.

 

2. Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел

 

     Движение  документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы документационного обеспечения управления. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве - гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

     Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

     Дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

     Формирование  дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

     Номенклатура  дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

     Формирование  документов дела начинается с начала делопроизводственного года. При  формировании дел используются различные  виды папок с картонными обложками. Это могут быть отечественные  скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, имеющие металлические замки. Из таких папок извлекать документы неудобно, так как приходиться вынимать все документы до того документа, который необходим, а затем все снова подшивать. Скоросшиватели не могут храниться в вертикальном положении, на корешке дела трудно изобразить даже индекс дела, и все это затрудняет поиск нужного дела. Можно использовать папки-файлы импортного производства типа «Leitz», «Grand», «Bantex» и другие, которые позволяют подшивать в 2-3 раза больше документов, чем в скоросшивателе, и которые могут использоваться в течение длительного времени и храниться в вертикальном положении.

     Обложка дела может не наклеиваться на внешнюю  обложку папки, но все сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листе вкладыше, который помещается в специальный карман на корешке обложки. Такие карманы могут быть разных размеров – от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки, что позволяет менять данные при многократном использовании таких папок для разных дел. Более всего распространены папки типа «Corona» с толстыми картонными обложками, удобными металлическими замками, жестко фиксирующими подшитые документы, но позволяющими быстро извлекать нужные документы, не вынимая остальные документы. Такие папки устанавливаются вертикально в запирающемся шкафу, на внутренней стороне которого прикрепляется номенклатура дел. На корешок такой папки также наклеиваются наименование организации, индекс дела, его заголовок, срок хранения. Обложка дела при необходимости может наклеиваться на внешнюю обложку папки, чаще она может быть наклеена на внутреннюю обложку папки. Обложка дела будет полностью оформлена при подготовке дела для сдачи в архив, но тогда будут использоваться папки, предназначенные для архивного хранения.

     При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организации, Государственной системой документационного обеспечения управления, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их составления, оформления, согласования и утверждения.

     Номенклатуры  дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, которые имеют подведомственную сеть, или архивными учреждениями, принимающими на госхранение документы от однородных групп организаций и учреждений, предприятий.

     Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.

     Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, например муниципальных управлений социальной защиты. При ее применении можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения номенклатуры дел.

     Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.

     Если  нет типовой или примерной  номенклатуры дел, то для составления  конкретной необходимо ознакомиться со структурой, характером деятельности организации, изучить состав документов, принятый порядок формирования дел, требования к порядку составления конкретной номенклатуры дел. В Основных правилах приведены формы номенклатуры дел организации и номенклатуры дел организации ее структурного подразделения.

     Как правило, номенклатура дел организации  составляется в конце текущего года на следующий год и состоит  из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений или направлениям деятельности, если структура организации часто меняется.

     Первым разделом всегда является служба документационного обеспечения управления, независимо от места в утвержденной структуре. Индексом службы документационного обеспечения управления всегда будут формироваться важнейшие документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность, - положения, уставы, приказы по основной деятельности и другие распорядительные документы, инструкции, планы и т.п.