Организация оперативного хранения дел

     Наименование  организации на обложке дела указывается  полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например:

     - Комитет социальной защиты населения  Москвы (Комсоцзащиты Москвы);

     - Реабилитационный центр для инвалидов  (РЦдИ).

     При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течении  делопроизводственного года или  при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

     Индекс  дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся  на обложки дела из номенклатуры дел.

     Дело  считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел.

     Формирование  дел включает в себя:

     - получение исполненных документов, проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;

     - распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 250 листов в одном томе;

     - расположение документов внутри  дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

     Обычно  документы находятся в деле в  хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний – в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

     При формировании дел отдельных категорий  документов также руководствуются следующими правилами:

     - распорядительные документы формируются  в дела по видам с относящимися к ним приложениями;

     - переписка группируется в дело  таким образом, чтобы документ-ответ  помещался сразу за документ-запросом;

     - приложения к документам, независимо  от даты их утверждения или  составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе;

     - утвержденные документы всегда  формируются отдельно от их  проектов;

     - при формировании некоторых документов  необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);

     - дела с обращениями граждан  формируются в алфавитном порядке  заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагают в хронологическом порядке.

     Формирование  документов дела начинается с начала делопроизводственного года. Как  уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona».

     В организациях дела, как правило, формируются децентрализованно. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой документационного обеспечения управления. При децентрализованном формировании служба документационного обеспечения управления обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба документационного обеспечения управления, архив организации и государственный архив.

     Все изложенные выше требования относятся, прежде всего, к формированию дел  традиционным способом.

 

Приложение  1

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Приложение  2 

Наименование

структурного  подразделения 

НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ 

__________№_________

_____________________

     (место  составления) 

          на 20__год 

 

Наименование  должности руководителя

структурного  подразделения                          Подпись Расшифровка подписи 

СОГЛАСОВАНО 

Наименование  должности руководителя

службы делопроизводства                              Подпись Расшифровка подписи

дата 

Наименование  должности руководителя архива

(лица, ответственного  за архив)                     Подпись Расшифровка подписи

Дата

 

  Заключение

     Тема  моей курсовой работы «Организация оперативного хранения дел».

     Первый раздел посвящен назначению службы документационного обеспечения управления. Раскрывает структуру, функции и виды службы документационного обеспечения управления. В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Служба Документационного Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

     - документирования принимаемых организационных,  плановых и

административных  управленческих решений;

     - документационного обеспечения  управления (ДОУ);

     - получения, фильтрации и распределения  потоков внешней и внутренней  информации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;

     - контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

     - организации хранения, поиска документов  и выдачи документов, необходимых  для выполнения функций управления  или деловых процессов и процедур.

     Во  втором разделе рассказывается о требованиях к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

     Третий раздел раскрывает требования к формированию дел в делопроизводстве. Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел.

     Материалы курсовой работы могут быть использованы при формировании дел, при составлении  номенклатуры дел, сотрудниками архивов в своей повседневной работе, при подготовке дел к оперативному хранению.

 

      Список использованной литературы 

     

1. Андреева  И.В. Делопроизводство: требования к документатору фирмы. М., ЗАО «Бизнес-школа», 2005
2. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. М., ИНФРА-М., 2004
3. Басаков М.И.  Основы делопроизводства в вопросах и ответах: учебное пособие. Ростов: Феникс, 2007
4. Документы и делопроизводство: справочное пособие. - М.: «Экономика», 2006
5. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - Новосибирск. 2007
6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2006
7. Кузнецова Т. В. Секретарское дело. - М.: Бизнес – школа «Интел-синтез», 2004
8. Курицкий Б. Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. - М., 2006
9. Настольная книга секретаря-референта. - М.: Менеджер, 2007
10. Организация работы с документами. - М., 2005
11. Энциклопедия офиса: практическое руководство для секретаря. М., Бином, 2005
12. Максимович В.И., Берестова Г.Ю. Принципы автоматизации делопроизводства //Секретарское дело. – 2003. - № 4. – С. 24-26.