Номенклатура дел организации

Номенклатура  дел организации.

     Наиболее  технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки  хранения документов, так как они  являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов производится в номенклатуре дел.

      Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в  организации, с указанием сроков их хранения – номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

      Цели  создания

      В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

• Закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
• Закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
• Служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
• Является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
• Становиться учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

     В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемником из других организации для их продолжения.

     Типовые и примерные номенклатуры дел

     В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и  обеспечения их сохранности в  качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых документов, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается. Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000 г.

     Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

     Оформление и ведение номенклатуры дел

     Единая  форма бланка для номенклатуры дел  установлена Федерально-архивной службой  России (далее – Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

     Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел  является экспертиза ценности качества формулировок в заголовках будущих  дел, логичности схемы их систематизации, но главное – определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организации, состав которых определяется Архивной службой РФ, - и с эскпретно-проверочной комиссией одной из ее органов.

     После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения  руководителя организации до начала нового делопроизводственного года. При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации. (Приложение 1.)

     В качестве первой графы номенклатуры дел указывают наименование структурных  подразделений (отделов), и их индексы (номера) включаются в номенклатуру дел и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

     При сложной иерархической структуре  индекс может, состоят из индексов управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будет иметь индексы: канцелярия – 01.1, отдел правительственной переписки – 01.2, бюро жалоб – 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений – 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

     Во  второй графе номенклатуры указывают  полные заголовки дел. При этом в  разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

• организационно-распорядительная документация;
• плановая документация;
• отчетная документация;
• документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
• документация, относящаяся к проверкам выполнения вопросов основной деятельности;
• документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

     Внутри  каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будет указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

     Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

     Третья  глава номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование частей, томов.

     В четвертой графе номенклатуры проставляются  сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

     Пятая графа номенклатуры дел «Примечания» заполняется в течение срока  действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются: 
отметки о заведении дел – «заведено»; 
о переходящих делах – «переходящие с 2001 г.» или «переходящие на 2003 г.»; 
о передаче дел в другую организацию – «акт выдачи во временное пользование от 00.00.0000 №__»; 
о местонахождении подлинников документов – «подлинники в деле 01-02»; 
о передаче дел в ведомственный архив – «переданы в архив по описи от 00.00.0000» и т.п.

     Использование графы «Примечания» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

     Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

     Номенклатура  дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем  квартале текущего года, и после  оформления утверждается руководителем  организации и приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой РФ в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

     Утвержденная  номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функции и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному персоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации.

     После окончания делопроизводственного года к номенклатуре службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

• дела со сроками хранения до 10 лет;
• дела со сроками хранения свыше 10 лет;
• дела постоянного хранения.

     Арифметический  подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки, хранения которых определены не окончательно, - «с отметкой ЭК (ЭПК)».

     Итоговые  сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организацией и  в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы  данной организации на хранение.