Номенклатура дел организации

Министерство  образования и  науки Российской Федерации 

ФГОУ  СПО «Саратовский финансово-технологический  колледж» 

ЗАОЧНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ 

Ф.И.О. Кутепов Сергей Петрович

Домашний  адрес____________________________________________________

__________________________________________________________________ 

Курс____________ группа_________ шифр_______________ вариант_______ 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

По предмету_______________________________________________________

__________________________________________________________________

Дата  отправки работы в колледж _____________________________________

Результат рецензирования ___________________________________________ 
 
 
 
 
 
 

1. Номенклатура  дел организации

 

     Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

     Даже  при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

     Номенклатура  дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор  документов и справочник по документам.

     Цели  формирования номенклатуры дел:

     -               распределения исполненных документов в дела;

     -               систематизации дел;

     -               закрепления индексов дел;

     -               установления сроков хранения дел.

     Кроме того, номенклатура дел:

     -               служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

     -               используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

     -               является основой для составления актов на уничтожение дел;

     -              может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.  

     Существует  три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

     Типовая номенклатура дел устанавливает  состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

     Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел, заводимых  в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с  указанием индексов этих дел, и носит  рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

     Индивидуальная  номенклатура дел конкретной организации  – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые  предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

     Разработка  индивидуальных номенклатур дел  на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. 

     При составлении номенклатуры дел следует  руководствоваться уставом или  положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

     Кроме текущих документов, необходимо изучить  документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

     В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

     Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное  расписание) организации. Разделами  номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

     Если  в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

     Например, для номенклатуры дел учебного заведения  можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.

     разделами номенклатуры дел могут быть и  должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.

     Составляется  номенклатура дел по установленной  форме на общем бланке организации.

     Последовательность  расположения разделов номенклатуры дел  соответствует утвержденной структуре  организации.

     В первой графе номенклатуры – «Индекс дела»  – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

     Индекс (номер) конкретного дела состоит  из:

     ·              условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

     ·              порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

     Во  второй графе – «Заголовок дела, тома, части»  – указываются заголовки дел.

     По  заголовку дела будет производиться  поиск необходимого документа. Заголовки  дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.

     Третья  графа – «Количество дел, томов, частей»  – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

     В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню»  – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания»  нужно указать их названия.

     Основным  перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

     Но  данный перечень не охватывает полного  состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому  в ряде отраслей созданы ведомственные  перечни, которые содержат заголовки  дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

     Пятая графа – « Примечания»  – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

     ·              о заведении дел;

     ·              о переходящих делах;

     ·              о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

     ·              о выделении дел к уничтожению;

     ·              о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

     При помещении в дело первого документа  в графе «Примечания»  номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено» ). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.

     По  окончании календарного года в конце  номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения. 
 
 
 
 

2. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

     При обращении с СД (секретными документами) следует соблюдать следующие  правила:

1. СД выдаются только под личную роспись;
2. Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;
3. При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
4. Запрещается держать СД вместе с несекретными;
5. Запрещается хранить СД в рабочих столах;
6. При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;
7. Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;
8. Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;
9. При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

 

 

3. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 
     

1. СД разрабатываются  только в специальных блокнотах, рабочих тетрадях;
2. СС документа определяется в соответствии с перечнями;
3. Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;
4. В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
5. В документах для машинописи нельзя указывать тактико-технические характеристики;
6. Запрещается снимать копии с СД без разрешения;
7. Запрещается самостоятельно уничтожать СД.