Организация постоянного хранения и поиска управленческих документов, выполненных на бумажной основе. Номенклатура дел

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

РОССИЙСКАЯ  АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И  ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

 при ПРЕЗИДЕНТЕ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УРАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

 

Факультет государственного и муниципального управления

 

 

 

 

 

 

 

Организация постоянного  хранения и поиска управленческих документов, выполненных на бумажной основе. Номенклатура дел

 

 

Реферат

По курсу 

Документоведение

Выполнил:

Группа 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2012

Оглавление

С.

 

 

Введение___________________________________________________________3

 

1. Понятие  дела, его назначение и состав______________________________4

 

2. Группировка управленческих документов__________________________ 4

 

3. Правила формирования дел________________________________________6

 

4. Понятие о номенклатуре дел_______________________________________7

 

5. Виды и состав номенклатуры дел___________________________________8

 

6. Определение индекса дела_________________________________________ 9

 

7. Определение срока хранения дела_________________________________ 10

 

8. Правила разработки и ведения номенклатуры дел____________________10

 

9. Оформление номенклатуры дел_____________________________________14

 

10. Поиск управленческих документов  при использовании номенклатуры дел_________________________________________________________________15

 

Заключение_______________________________________________________17

 

 

Список использованных источников и литературы____________________19

Введение

 

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года по установленной форме. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Основой для определения  структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций, комиссий.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

 В номенклатуру  дел не включают печатные издания:  справочники, сборники и т.д.

Эффективность организации  текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия.

 

1. Понятие дела, его назначение и состав

 

После исполнения документы  определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела.

Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»¹.

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения.

Специальным классификационным  справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Таким образом, дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения  документов в дела определяется номенклатурой  дел.

 

2. Группировка управленческих документов

 

Исполненные бумажные документы  группируются в дела с целью наиболее рациональной организации их хранения, которая обеспечит быстрый поиск необходимых документов и информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел».

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
• расположения и оформление документов внутри дела;
• оформление обложки дела.

В дела группируются в  большинстве случаев документы  одного календарного года, за исключением судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при  их незначительном количестве за ряд  лет, оформив дело как переходящее  с соответствующими отметками в номенклатурах дел за годы накопления документов в деле (как правило, не более 5 лет).

Документы постоянного  и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Например, следует  хранить в различных делах  годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Допускается временная  группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они  относятся к одному вопросу. По окончании  календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №...».

Не следует допускать  разобщение в делах запросов и  ответов, подшивки сопроводительных писем  без приложений или без отметок  об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что соответствует 4 см в толщину, минимального объема дел не существует. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома или пересистематизируют документы в новые дела (с внесением изменений в номенклатуру дел)².

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто документы: приказы, распоряжения, протоколы, решения и  др. - располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует  применять, например, к переписке, где  документ-ответ подшивается в  дело не по дате регистрации, а вслед  за инициативным документом или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более; то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчёты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

Группировка в дела отдельных  категорий документов имеет свою специфику.

 

3. Правила формирования дел

 

Формирование дел может  осуществляться централизованно -секретарем организации, службой документационного  обеспечения управления или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями. На практика оба варианта сосуществуют параллельно. Распорядительные и организационные документы формируют в дела централизовано, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях³.

Формирование дел в  структурных подразделениях негосударственных  организаций осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов, либо так же централизовано по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль со стороны руководства и архива.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках  оценивается органами Архивной службы, других контролирующих органов (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил.

 

4. Понятие о номенклатуре дел

 

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.  Дело – совокупность документов или документы, и помещенные в одну обложку.  Официальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура  дел – это систематизированный список заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел как  один из основных инструментов организации  делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых⁴:

•  охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

•   раздельная группировка  в дела документов постоянного и  временного сроков хранения;

•  конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая  полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает  возможность включения в дело документов, не соответствующих его  содержанию и сроку хранения;

•  систематизация дел  внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Номенклатура дел —  это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

•  номенклатура используется как схема классификации при  распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

•   каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока  хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

•  номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

•   номенклатура дел  используется вместо описи как учетный  документ при сдаче в архив  дел со сроками хранения до 10 лет  включительно. Она же служит основой  для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

• номенклатура имеет  справочное значение при изучении структуры  учреждения, организации, предприятия.

Номенклатура дел разрабатывается  специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января каждого календарного года.

 

5. Виды и состав номенклатуры дел

 

Различают типовые, примерные  и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер⁵.

 Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названии всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных Учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру⁶.