Организация постоянного хранения и поиска управленческих документов, выполненных на бумажной основе. Номенклатура дел

Номенклатура дел группирует исполненные документы. Благодаря  этому можно быстро осуществить поиск и использование информации.

Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами.

При наличии  электронной номенклатуры дел в  автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.

    Если  пользователь осуществляет поиск  информации по номенклатуре дел,  а ему требуется перейти к  конкретному документу, автоматически  могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.

    Основными  поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню.

На основе электронной  номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При этом «фильтром» для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

    В  электронной описи содержатся  реквизиты описания информации  на уровне дела. Обязательными  реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.

Заключение

 

Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.

 Номенклатура дел  — это разработанный по установленной  форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

 Номенклатура дел  — это систематизированный список  наименований дел, заводимых в  делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

 Документы, посвященные  определенному вопросу или участку  деятельности организации, после исполнения группируются в дело.

 Номенклатура дел  необходима для быстрого поиска  документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

 Номенклатуру дел  подготавливает структурное подразделение.  При этом ответственность за  разработку номенклатуры дел  возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).

 При построении  номенклатуры необходимо руководствоваться  следующим:

- соблюдать единство  в подходе к организации учета,  систематизации, описанию, хранению и поиску документов;

- применять индексацию документов, обеспечивающую внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

- следить за стабильностью  индексов.

 Номенклатура дел  может быть индивидуальной, примерной  и типовой. 

 Индивидуальная номенклатура  дел отражает документы конкретной организации.

 С целью унификации  группировки документов определенной  категории организаций с однотипным  характером деятельности и составом  документов разрабатывается примерная  или типовая номенклатура дел.

 Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая — обязательный. Типовой номенклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел для организаций всей системы.

 Примерная или типовая  номенклатура дел разрабатывается  вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями. При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации. Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации.

 Каждая организация  обязана иметь свою номенклатуру  дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.  После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

 Утвержденные номенклатуры  дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

 Ежегодный экземпляр  номенклатуры дел — это документ  постоянного хранения, который включается  в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

Если в течение года в организации возникают новые  документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Список использованных источников и литературы

 

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство (требования к документообороту фирмы н а основе ГОСТов РФ). – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004. –192с.
2. Делопроизводство и основные требования к документам. М.: Юридический колледж МГУ, 2004. –850с.
3. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Г.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др. – М.: Экономика, 2001. – 271с.
4. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов / под ред. Т.В. Кузнецовой – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000
5. Документирование управленческой деятельности: Учебный модуль / В.Н. Караульнов, Н.М. Гук. Кемеровский технологический институт пищевой промышленности – Кемерово, 2002
6. Кирсанова М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов. 3-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра–М, Новосибирск: Сибир. соглашение, 2000

¹ Документирование управленческой деятельности: Учебный модуль / В.Н. Караульнов, Н.М. Гук. Кемеровский технологический институт пищевой промышленности – Кемерово, 2002

² Андреева В.И. Делопроизводство (требования к документообороту фирмы н а основе ГОСТов РФ). – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004. –192с.

³ Андреева В.И. Делопроизводство (требования к документообороту фирмы н а основе ГОСТов РФ). – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004. –192с.

⁴ Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов / под ред. Т.В. Кузнецовой – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000

⁵ Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Г.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др. – М.: Экономика, 2001. – 271с.

⁶ Кирсанова М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов. 3-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра–М, Новосибирск: Сибир. соглашение, 2000

⁷ Делопроизводство и основные требования к документам. М.: Юридический колледж МГУ, 2004. –850с.

⁸ Делопроизводство и основные требования к документам. М.: Юридический колледж МГУ, 2004. –850с.

⁹ Делопроизводство и основные требования к документам. М.: Юридический колледж МГУ, 2004. –850с.