Организация постоянного хранения и поиска управленческих документов, выполненных на бумажной основе. Номенклатура дел

При наличии типовой  номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

Таким образом, наличие  типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

 

6. Определение индекса дела

 

Если организация небольшая  и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение (цифровое или буквенное) структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс (код) «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».

Или индекс дела Д-05 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «Д» (Дирекция), а в номенклатуре дел Дирекции заголовок дела располагается под номером «05».

Если организация имеет  сложную многоуровневую структуру, индексы подразделений также  могут иметь сложную структуру. Например, 03 – код управления; 031, 032, 033 и др. – коды отделов в составе управления. Индексы дел также будут более сложными, например, в отделе, код которого 031, они выглядят так: 031-01, 031-02, 031-03 и т.д.

Индексация структурных  подразделений должна быть постоянной и повторяется из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

 

7. Определение срока хранения дела

 

Сроки хранения дел устанавливают  для обеспечения сохранности  ценных документов. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

При определении сроков хранения документации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовым.

Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Срок хранения электронных  документов и баз данных соответствуют  сроку хранению аналогичных видов документов на традиционных носителях и определяются по типовому перечню.

Срок хранения исчисляется  с 1 января того года, который следует  за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2004 г., исчисляется с 1 января 2005 г.

 

8. Правила разработки и ведения номенклатуры дел

 

Номенклатура дел составляется службой ДОУ или лицом, ответственным  за документационное обеспечение, и  согласовывается с архивом организации. Подписывает ее руководитель службы ДОУ и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на госхранение, номенклатура дел направляется туда на согласование, и только после этого утверждается руководителем организации.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом кол-ве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве организации. Четвертый – в соответствующем архивном учреждении, в случае если номенклатура проходила согласование с этим учреждением. Пятый – в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений.

Номенклатура на предстоящий год  составляется в последнем квартале предшествующего года, и после  утверждения руководителем вводится в действие с 1 января следующего года. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться.

Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов⁷:

1. Определение круга документов для включения в номенклатуру.

Основное требование к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом учитывается документация как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел организации.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (т.н. переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники, периодические издания и т.д.).

2. Составление заголовков (наименований) дел:

Заголовок дела должен в  обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, т.к. именно по заголовку дела производится поиск документов. Он содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы, сметы расходов, договоры и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

В заголовках дел не употребляются  формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

При группировки в  деле распорядительных документов и  протоколов в заголовке указываются вид документа во множественном числе, автор и год: «Приказы генерального директора по основной деятельности за 2005 г.», «Протоколы заседаний Совета директоров за 2005 г.».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: «Сводный бухгалтерский баланс за 2005 г.», «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института за 2005 г.».

Понятие дело употребляется  в заголовках дел, содержащих различные  по видам документы, связанные последовательностью  делопроизводства по одному конкретному вопросу, например: Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея в г.Бологое.

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указывается в именительном падеже⁸.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы по закупкам форменной одежды (копии счетов, сертификаты качества, акты приема-сдачи)».

Термин «документы» также применяется в заголовках дел, состоящих из приложений к каким-либо документам, например: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».

Использование термина  материалы и документальные материалы  неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом (ГОСТ Р 51141-98).

В наименовании дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно  учитывать следующее:

- если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела: «Переписка с фирмой «Интерчас» о выполнении контракта по поставкам часов и комплектующих материалов».

- если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно: «Переписка с органами власти и управления».

- если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (регион, край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математических олимпиадах».

- в случае переписки с разными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес», «Переписка об аренде складских помещений».

В заголовке дела, содержащего  статистические формы, указываются  названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то сначала составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих  органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самой организации (решения коллегиальных органов, приказы, распоряжения). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), договорами, перепиской и другими документами, последними включают регистрационно-учетные формы (картотеки, журналы и т.п.).

Внутри каждой из перечисленных  групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них – месячные. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями и в конце – с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом кол-ве однородных корреспондентов дела можно размещать  в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий: «Переписка с фирмой «Арабелла», «Переписка с фирмой «Информсервис» или «Переписка с ВУЗами Астраханской области», «Переписка с ВУЗами Вологодской области».

Номенклатура дел организации  составляется на основании номенклатур  дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии со штатным расписанием организации.

В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации  должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, т.к. только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

 

9. Оформление номенклатуры дел

 

В первой графе проставляют  индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого ее раздела оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа –  названия заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько  томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа заполняется именно тогда⁹.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный).

В графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжении и др.

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «в электронном виде».

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и кол-ве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Эта запись составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. В ней отдельно указывается кол-во дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается кол-во дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, ее составившего, и проставляется дата составления.

 

10. Поиск управленческих документов при использовании номенклатуры дел

• Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при чёткой их классификации.
• Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.