Основные управленческие функции в организации

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО

Сибирский Государственный Технологический  Университет

Факультет: ХТ ЗДО

Кафедра: управления персоналом

Контрольная работа

Тема: «Основные  управленческие функции в организации»

Выполнил:

студентка 5 курса, группа 0611

шифр 041107

Заякина Т.О.

Проверил:

Красноярск 2008г.

 

Содержание:

1. Введение……………………………………………………………………….1

2. Внутренняя  среда организации………………………………………….3

2.1. Структура…………………………………………………………………….3

2.2. Внутриорганизационные  процессы……………………………………….10

3. Взаимодействия  организации с внешней средой…………………………...15

4. Непосредственное  управление организацией……………………………….18

5. Заключение…………………………………………………………………….21

6. Источники  литературы……………………………………………………….23

7. Приложение……………………………………………………………………24

 

1. Ведение

Тема работы одна из важных и актуальных тем  на сегодняшний день. Она актуальна  потому, что управленческая деятельность -- неотъемлемый и наиболее важ-ный  компонент функционирования социальных организаций. Управление как особая разновидность профессионального труда возникло и развивалось вместе с эволюцией организаций, посте-пенно выделяясь в самостоятельный тип.

Возникновение вначале примитивных, а затем  все более сложных организаций  древнего мира и их развитие требовали  постоянного совершенствования практики управления. Так, за-фиксированные на глиняных табличках, датируемых III тыс. до н.э., сведения о коммерческих сделках и законах древнего Шумера доказывают существование там практики управления. Дошедшие до нашего времени многочисленные исторические свидетельства убедительно показывают достаточно высокую сте-пень сложности древних организаций и управления ими.

Целью работы является рассмотрение основных управленческих функций организации.

Основными управленческими  функциями в организации являются:

1. управление  процессами, происходящими внутри  организации;

2. управление  процессами взаимодействия организации  с внешней средой;

3. непосредственное  управление организацией.

Для раскрытия  поставленной темы ниже исследуем основные функции более подробно.

3.  
Внутренняя среда организации.

Внутреннюю среду  организации составляют: структура, внутриорганизационные процессы, кадры, организационная культура, технологии.

2.1. Структура

Структура организации - это основной элемент любой организации, не только характеризующий её, но и представляющий собой сам механизм построения и функционирования организации. Правильный выбор организационной структуры - необходимый фактор успешного функционирования предприятия, фирмы или организации.

Различают формальные и неформальные структуры. Между этими основными полюсами можно выделить промежуточные состояния, которые отражают степень формализации организационной структуры: полуформальные, неформальные, неформальные с наличием элементов формальных свя-зей и др.

Формальная структура организации. Любая организация стремит-ся к формализации своей структуры. Формальная структура органи-зации представляет собой организационное построение, основанное на жесткой стандартизации организационных норм и отношений между отдельными структурными единицами. Условия жесткой стандартиза-ции норм и отношений состоят в существовании следующих моментов:

обязательного для выполнения всеми участниками  формального кодекса организации, в котором декларируются рамки  организацион-ных норм и тщательно разработанная система санкций, применяемых в случае их нарушения;

иерархической системы ролей и статусов, жестко закрепленных за членами организации (выход за пределы роли ограничен  соответст-вующими нормами и по крайней мере не поощряется);

тщательно разработанной системы поощрений за выполненные задания;

бюрократического  аппарата для осуществления контроля и управления организацией и ее подразделениями;

системы вертикальных коммуникаций, горизонтальные коммуникации слабо разработаны или отсутствуют.

Такая структура применя-ется в основном для решения проблем управления. Формальная струк-тура организации схематично представлена на схеме 1.

В формальной структуре  организации все линии коммуникации и полномочий соединяют позиции  иерархии вышестоящих руководите-лей и нижестоящих. В этой структуре запрещены горизонтальные ком-муникации, т.е. попытки обсуждать свои проблемы с коллегами, обме-ниваться информацией между подразделениями без ведома вышестоя-щего руководства.

Неформальная  структура организации. Для того чтобы понять предназначение неформальной структуры в современной организации, можно представить себе такую организацию, в которой все производствен-ные и личные проблемы и вопросы решаются с помощью формальной структуры, основанной только на вертикальных иерархических связях, т.е. они решаются бюрократическим путем через посредничество вышестоящих руководителей разных уровней. При этом возникают трудности, которые невозможно преодолеть в рамках формальной ор-ганизационной структуры, например:

неудобство использования вертикальных связей и потеря време-ни в ходе решения множества постоянно возникающих повседневных проблем, которые гораздо проще решать путем договоренностей или обмена, используя горизонтальные коммуникации;

руководители  высокого уровня не могут знать обстановку в подразделениях в деталях, они не в курсе мелких проблем подчиненных (в чем, собственно, у них нет необходимости), но, согласно правилам формальной структуры, исполнители должны поставить в известность руководство об отсутствии любой мелкой детали или услуги, о любом нарушении (которые могут в значительной степени затормозить производство), используя вертикальные коммуникативные связи, что требует времени и может понизить эффектив-ность производственного процесса;

изначальная ориентация на статусы, а не профессиональные зна-ния или личностные качества членов организации может привести к серьезной проблеме мотивации наиболее профессионально подготов-ленных работников;

из-за отсутствия горизонтальных коммуникаций члены  организа-ции не могут удовлетворить свои потребности в общении друг с другом (при решении собственных личных проблем, не связанных напрямую с производством, но зависящих от членов социальных групп организа-ции).

Неформальная  структура распадается практически  на две сферы -- делового сотрудничества и социально-психологического межличностного общения. Первая сфера связана с достижением целей организации или ее подразделений, носит ярко выраженный деловой характер. В данном случае неформальная структура служит для того, чтобы решать те проблемы деятельности организации, которые невозможно решать с помощью формальных связей.

Вторая сфера  неформальной структуры основана на межличност-ных связях, формирующихся  на основе чувства приязни или  неприяз-ни, чувстве принадлежности к одной группе (например, по принципу одной национальности, землячества, общих интересов и т.д.), чувстве превосходства или, наоборот, ущербности и т.п. Эта сфера не ориенти-рована на достижение организационных целей, и ее основу составляют прежде всего эмоции и личностные интересы (социально-психологические моменты). Хотя эти сферы неформального общения различаются, в реальных ситуациях они, как правило, неразрывно связаны.

Линейная  структура организации. Линейный вид организационной структуры относится к самым древним и самым простым структурам. Его отличают прежде всего естественность и прозрачность отношений между членами организации, в первую очередь четкость отношений власти и подчинения. Это означает, что для каждого из руководителей определены и формально зафиксированы состав его подчиненных, вышестоящие руководители, круг властных полномочий, цели.

Схематично линейная организационная структура представлена на схеме 2.

В линейной структуре  не предусмотрена специализация  руководи-телей как управленцев, а проблемы управления подразделениями ор-ганизации и организацией в целом решают специалисты узкого профи-ля. Линейная структура в чистом виде предполагает, что на своем участке работы руководитель должен решать все проблемы производ-ства (технологические, кадровые, проблемы снабжения, контроля, пла-нирования и т.д.).

Успешное руководство  в рамках линейной структуры возможно только при условии, что руководители всех уровней реализуют свои властные полномочия в плане учета и  контроля буквально всех дейст-вий  подчиненных. Вследствие этого руководители линейных структур используют в качестве мотивирующего стимула наказания и вознаграждения подчиненных. Другие способы мотивации практически не применяются. Как правило, линейные структуры целесообразны в тех случаях, когда члены коллектива обладают низкой степенью зрелости, освоили небольшое количество организационных ролей и не склонны к самостоятельным решениям и инициативе.

Функциональная  структура организации. Наличие функциональных элемен-тов в структурах организации обусловлено постоянным стремлением руководства организаций использовать высокие управ-ленческие и лидерские качества руководителей и в то же время прини-мать грамотные, обоснованные решения в узкоспециализированных областях, требующие специального образования и специальных зна-ний и навыков.

Сущность функциональной структуры организации заключается  в том, что все сложные решения, требующие наличия технических, экономических, юридических, психологических  и других специаль-ных знаний, должны приниматься только работниками, специализи-рующимися в этих областях, обладающими необходимой компетен-цией, которая отсутствует у простых линейных руководителей.

Организация, имеющая  функциональную структуру, работает в  режиме постоянной смены руководства  на среднем и низовом уровнях управления. В соответствии с технологическим процессом исполните-лями сначала руководит один специалист, затем другой и т.д. Каждый из специалистов обеспечивает компетентное управление процессом производства только на этапе применения знаний своей узкой специализации. Благодаря этому достигается постоянное участие наиболее компетентных специалистов, каждый из которых руководит процессом производства в своей области.

Линейно-функциональная структура организации. Сущность линейно-функциональной структуры состоит в том, что в организационную структуру включаются отдельные структурные единицы: (подразделения), выполняющие узкоспециализированные функции на высоком профессиональном уровне. Влияние деятельности этих структурных единиц распространяется на отдельные стороны линейной структуры таким образом: в какой-то момент деятельности линейный руководитель передает свои права управления представителям функ-циональной структуры, но следит за тем, чтобы прерогативы функци-онального руководителя не выходили за рамки его компетенции.

Линейно-функциональная структура представлена на схеме 3.

Гибкие  структуры. Главный недостаток большинства организационных структур -- их недостаточная приспособленность к изменениям внешней среды -- приводит к невозможности разрешения одной из важнейших проблем выживания организации -- проблемы адаптации. Даже по внешнему виду схем линейно-функциональных структур можно заключить, что они статичны, их структурные единицы жестко связаны между собой, не имеют механизмов своевременной модерни-зации. Такая структура не будет функционировать, если какая-либо ее часть временно выпадает из производственного процесса в силу изменения ситуации во внешней среде или в результате воздействия внутренних процессов. Современные рыночные отношения, особенно отношения типа производитель -- потребитель или производитель -- конкуренты, а также производитель -- социальные институты, претерпевают постоянные изменения, на которые организация обязана реагиро-вать для поддержания баланса между входом и выходом.