Текущее хранение дел

СОДЕРЖАНИЕ 
 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..2

1. Формирование дел……………………………………………………………..3

2. Номенклатура  дел……………………………………………………………...6

3. Хранение дел…………………………………………………………………...9

4. Хранение документов  в электронной форме………………………………..11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….14

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………….15

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………….16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

     Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Уничтожению подлежат, как правило, документы, потребность  в которых в дальнейшем полностью  отпадает. Таких документов сравнительно немного.     Основная же масса документов, создаваемых в ходе управленческой деятельности, даже теряя сиюминутную актуальность, продолжает оставаться значимой. Именно потому большая часть управленческих документов сдается на текущее хранение. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой – что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения¹.

     Особенности хранения документов в современных организациях будут рассмотрены в данной работе, где я рассмотрю вопросы формирования дел, составления номенклатуры дел и др.

 

1. Формирование дел

 

     При направлении на оперативное хранение документы собираются в дела. Дело представляет собой единицу хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку. Иначе говоря, дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку  с  соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к  руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.).

     Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.

     Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в  дело только исполненные, правильно  оформленные  документы в соответствии  с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе  все документы, относящиеся к  разрешению одного  вопроса; 

- помещать приложения  вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за  исключением переходящих дел;

- раздельно группировать  в дела документы постоянного  и временного сроков хранения.

     В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Группировка документов в дела она осуществляется по следующим  признакам:

- номинальному (по виду - приказы, акты и т.д.)

- предметно-вопросному

- авторскому (по  автору, комиссии, учреждению и т.п.)

- корреспондентскому (по корреспонденту)

- географическому (по географическому признаку)

- хронологическому (по временным параметрам)

- экспертному  (с учетом сроков хранения).

     При классификации документов, как правило, используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела (например, «Приказы директора института за 2004 год»  -номинальный, авторский, хронологический).

     Внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. При систематизации каждой группы документов необходимо учитывать следующие правила:

- распорядительные  документы группируются в дела  по видам и хронологии с  относящимися к ним приложениями;

- протоколы располагаются  в деле в прямом хронологическом  порядке и по номерам. Документы  к заседаниям группируются в  отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

- приказы по  личному составу группируются  отдельно от приказов по основной  деятельности;

- при формировании  приказов по личному составу  необходимо формировать отдельно  приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения, например, приказы о приеме, перемещении и увольнении следует формировать в одно дело, а остальные - так, как это удобно кадровику;

- отдельно заводить  дело на запросы и на ответы  нельзя;

- планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

- предложения,  заявления, письма и жалобы  граждан формируются в отдельные  дела, причем отдельно по вопросам  улучшения работы организации  и отдельно по личным вопросам;

- в дела по  переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку, сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

- лицевые счета  и другие подобные документы  группируются в самостоятельные  дела в пределах года и располагаются  в них по алфавиту;

- документы по  рационализаторским предложениям  и патентам должны формироваться в отдельное дело.

     В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

- подшивку или  переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление  листа-заверителя;

- составление,  в необходимых случаях, внутренней  описи документов;

- внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела (уточнение названия организации,  регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела)

     Дела временного хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел  постоянного и долговременного  хранения оформляются по установленной  форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

    Заголовки дел должны быть краткими и отражать смысловое содержание документов, которые находятся в данном деле и в общем случае состоят из: - названия вида документа;

- указания на  главное содержание документа;

- указания на  период, к которому относятся  данные документа.

В том случае, если в дело помещаются копии документов, это также указывается в заголовке.

     Дата на обложке дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за ... годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

     Дела, оформляемые при передаче документов на хранение, подлежат индексации. В ходе индексации делам присваивают индексы, или номера. Присвоение номеров осуществляется на основе направленности документов, объединенных в конкретное дело. В начале нумерации (индексации) следуют, как правило, наиболее важные дела, затем – второстепенные. При индексации дела распределяют первоначально по разделам, соответствующим, как правило, одному из крупных направлений деятельности организации (к примеру, внешнеэкономический), а затем уже – внутри соответствующего раздела в порядке убывания значимости той или иной группы документов. Индекс документов представляет собой дробь, например: 2/2 (т.е. раздел 2, дело 2). 

2. Номенклатура  дел

 

     Чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел.

     Специалисты по документационному обеспечению управления понимают под номенклатурой дел «оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года»².

Номенклатура  дел является классификационным  справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура  дел в делопроизводстве организации  выполняет одновременно несколько  функций:

она является планом группировки документов в дела, или  схемой систематизации дел;

выполняет функцию  учета дел, формируемых в деятельности организации, используется для поиска документов и дел.

Используется  для учета дел временного (до 10 лет) хранения в ведомственном архиве, а также при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения³.

     Организации, передающие свои документы на хранение в государственный или ведомственный архив, один раз в 5 лет согласовывают свою номенклатуру дел с соответствующим архивным учреждением. Кроме того, если в организации существенным образом меняется структура или производится реорганизация, в результате которой создаются новые подразделения и, соответственно, новые комплексы документов, номенклатура дел организации составляется заново и согласовывается с архивным учреждением. Организации, не передающие документы на хранение в государственный или ведомственный архив, не проводят согласования номенклатуры дел с архивным учреждением. Свою номенклатуру дел они ежегодно согласовывают с экспертной комиссией организации.

Различают два  типа номенклатур дел:

типовую номенклатуру

конкретную номенклатуру дел.

     Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разрабатываются Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Типовые номенклатуры дел составляются также в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений.   Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

     Конкретная номенклатура дел  представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой  деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.

Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия:

- на основании  изучения комплекса документов, которые образуются в процессе  его деятельности, и

- на основании  разделов, рекомендуемых типовой  номенклатурой, существующей в  ведомстве, к которому принадлежит  учреждение.