Организация оперативного хранения дел

     После службы документационного обеспечения  управления в номенклатуру дел включаются разделы, названия которых являются наименованиями других структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой. В номенклатуру дел организации включаются разделы, содержащие дела общественных организаций, временно действующих органов, учреждений, а также дела организации, правопреемником которой выступает организация – автор номенклатуры дел. Таким образом, документ, полученный или созданный в организации, должен быть включен в определенное дело и иметь свой адрес в виде индекса и заголовка дела. Кроме документов в номенклатуру дел включаются все справочные и регистрационные картотеки, журналы, электронные документы и базы данных. Однако не следует включать в номенклатуру дел печатные издания (журналы, книги, газеты и т.п.).

     Конкретная  номенклатура дел должна охватить все документируемые участки деятельности организации.

     Каждое  структурное подразделение составляет свою конкретную номенклатуру дел на бланке структурного подразделения, заголовком которой является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название раздела с указанием индекса дела.

     Индекс  дела (графа 1) всегда обозначается арабскими цифрами и состоит из цифрового индекса, присвоенного в организации структурному подразделению (эти индексы фиксируются или в классификаторе индексов структурных подразделений или в приложении к инструкции по делопроизводству) и порядкового номера дела (заголовка) в пределах данного раздела. Индекс дела 01-15 будет означать, что указанное дело включено пятнадцатым по счету в номенклатуру дел службы документационного обеспечения управления. Этот индекс может быть дополнен информацией из классификатора вопросов деятельности, если он разработан в организации.

     Заголовок дела (тома, части) (графа 2) фиксируется во второй графе, и здесь необходимо соблюдать следующие требования:

     - заголовок дела должен быть  сформулирован в соответствии  с требованиями, указанными в Основных правилах работы архивов организаций;

     - заголовки дел внутри разделов  номенклатуры дел должны располагаться  по степени их важности и во взаимосвязи.

     Заголовок дела должен быть сформулирован так, чтобы по его наименованию было понятно, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу, т.е. заголовок должен кратко отражать содержание и состав документов дела. Для достижения единообразия в формулировках заголовков дел Основные правила работы архивов организаций устанавливают максимальный набор элементов заголовка дела. К ним относятся:

     - название вида дела (журнал, переписка)  или разновидности документов (постановления, решения, докладные записки);

     - название автора документа (организации,  структурного подразделения, комиссии должностного лица и др.);

     - краткое содержание документов  дела (о чем? По какому вопросу?);

     - название адресата (корреспондента  документа);

     - название местности, с которой  связано содержание документов;

     - даты (период), к которым относится  содержание документов дела;

     - указание на копийность документов.

     Как было указано, это максимальный набор  элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

     В номенклатуре дел не указывается  дата (период) в заголовках дел, где  осуществляется формирование документов текущего делопроизводственного года, не указывается подлинность документов, а только копийность. В этом случае к заголовку добавляют слово «копия», например: «Приказы директора Московского политехникума по личному составу. Копии».

     При формулировке заголовков дел необходимо руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, Основными правилами работы архивов организаций и перечнями документов с указанием сроков хранения – типовыми, отраслевыми, ведомственными, в которых приводятся типовые формулировки заголовков дел. Эти заголовки после незначительного уточнения (внесение конкретного адресата, например) включаются в номенклатуру дел организации.

     Количество  единиц хранения (графа 3) заполняется в конце года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250 при сдаче дела в архив.

     Срок  хранения и № статей по перечню (графа 4) указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название использованного перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают с экспертно-проверочной комиссией соответствующего госархива, в который организация передает дела на хранение. Основным перечнем в стране принято считать «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». Но данный перечень не охватывает весь состав документов, образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созданы отраслевые (ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст. 508.

     Примечание (графа 5) – эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия формирования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», то есть. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержит особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место его хранения.

     Номенклатура  дел структурного подразделения  должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу документационного обеспечения управления для составления и оформления номенклатуры дел организации.

     Номенклатура  дел организации оформляется  на общем бланке организации по такой же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, то есть выявляются виды документов, создаваемых в организации в несколько экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в номенклатуру дел структурными подразделениями, редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов. Проект номенклатуры дел визируется заведующим архивом организации или лицом, ответственным за архив, рассматривается экспертной комиссией организации, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем организации. В том случае, если организация передает документы на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и после этого она утверждается руководителем организации и может быть введена в действие с начала нового делопроизводственного года

     К номенклатуре дел крупной организации  может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную  записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел и определения сроков хранения, и др. 

     Номенклатура  дел составляется в 4 экземплярах, из которых:

     - первый экземпляр представляет  собой дело, включенное в номенклатуру дел службы документационного обеспечения управления с установленным сроком хранения;

     - второй экземпляр используется  службой документационного обеспечения  управления в качестве рабочего  экземпляра, в который вносятся  все уточнения в течение всего срока действия;

     - третий экземпляр находится в  качестве учетного документа  в архиве организации;

     - четвертый экземпляр хранится  в государственном архиве, источником  комплектования которого является данная организация.

     Структурным подразделениям для использования  для использования в работе служба документационного обеспечения  управления направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.

     При наличии соответствующей технической  базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь и ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.

     В процессе работы с номенклатурой  дел в течение делопроизводственного  года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовки; может возникнуть необходимость формирования новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесения их в номенклатуру дел и т.п. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы документационного обеспечения управления. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу документационного обеспечения управления, которая в свою очередь обобщает данные структурных подразделений, добавляет данные, полученные в самой службе документационного обеспечения управления, а затем передает итоговые сведения по организации в архив организации.

     Данные  сведения необходимы архиву организации  для подготовки места для приема и размещения дел постоянного  и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по архиву организации, контроля за передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и др.

     Таким образом, номенклатура дел организации  является важнейшим учетным документов в делопроизводстве, определяющим основные принципы группировки и систематизации дел организации в текущем делопроизводстве, и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архиве организации. В том случае, если архив организации принимает на хранение дела временного срока хранения (до 10 лет), номенклатура дел в этом архиве также используется для учета дел данной категории.

2. Требования к  формированию дел  в делопроизводстве

     Формирование  исполненных документов в дела в  организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы архивов организаций¹. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования»².

     На  обложку каждого дела, заведенного  в соответствии с номенклатурой  дел, выносятся следующие сведения:

     - наименование организации;

     - наименование структурного подразделения;

     - индекс дела;

     - заголовок дела;

     - дата дела (на данном этапе  год);

     - срок хранения и статья по  перечню.

     Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т.п.

     Только  в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например на распорядительные.) При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела – эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.