Подготовка дел к архивному хранению

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РК

ГУ  «ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ, ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА»

МЕЖШКОЛЬНЫЙ УЧЕБНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КОМБИНАТ –

РЕСУРСНЫЙ ЦЕНТР ПРОФИЛЬНОГО  ОБУЧЕНИЯ г.ТЕМИРТАУ 

ГОРОДСКАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ 

ИНФОРМАЦИОННЫЙ  ПРОЕКТ

ПО  ПРОФИЛЬНОМУ КУРСУ ОБУЧЕНИЯ

  «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО  И КОМПЬЮТЕРНАЯ МАШИНОПИСЬ» 
 
 
 
 
 
 
 

ПОДГОТОВКА  ДЕЛ 

К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ 
 
 
 

 

ПРОЕКТ  РАЗРАБОТАЛ И ПОДГОТОВИЛ

УЧ-СЯ М УПК ПРОФИЛЬНОГО  КУРСА

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

И КОМПЬЮТЕРНАЯ МАШИНОПИСЬ»

БОРИСЕНКО ВЕРА 

ПРОЕКТ  КОНСУЛЬТИРОВАЛ И ПРОВЕРИЛ

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ М УПК ПРОФИЛЬНОГО КУРСА

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

И КОМПЬЮТЕРНАЯ МАШИНОПИСЬ»

АКЛЕВКОВА О.Ф. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Темиртау, 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ 
 

 

 

ВВЕДЕНИЕ 
 
 

     Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

     Делопроизводство  включает в себя комплекс всех операций с документами, от создания или получения документов до сдачи законченных дел в ведомственный архив.

     Основные  виды работ в нем – составление (исполнение) документов, их оформление и размножение, регистрация документов и создание учетно-справочного аппарата к ним, наведение справок по документам, контроль за исполнением документов, формирование дел, подготовка исполненных документов к последующему хранению в архиве учреждения и в государственном архиве.

     В результате  деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение.

     Значительная  часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

     В данное время предприятиями уделяется мало внимания подготовке документов и дел к архивному хранению, что влечет за собой сложность, а в некоторых случаях, невозможность документального подтверждения фактов или событий в особенности, касающихся работников той или иной фирмы. Для того, чтобы избежать подобного, необходимо повысить ответственность работников службы делопроизводства и руководителей фирм в вопросах правильной подготовки дел к архивному хранению. Данная проектная работа позволяет повысить информированность старшеклассников в вопросе документирования и архивного хранения документов, так как выпускники в будущем станут работниками или работодателями.

     Цель  проекта: изучение технологии подготовки дел к архивному хранению на основании Закона РК об архивах и архивных фондах.

     Основные  задачи:

1. Изучить Закон РК об архивах и архивных фондах.
2. Изучить этапы формирования и оформления дел.
3. Изучить порядок определения сроков хранения дел.
4. Изучить порядок передачи дел на архивное хранение.

 

 

Глава. 1. ВЫПИСКА  ИЗ ЗАКОНА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

ОТ 22 ДЕКАБРЯ 1998 ГОДА № 326-1

«О  НАЦИОНАЛЬНОМ АРХИВНОМ ФОНДЕ И АРХИВАХ» 
 

Статья 2. Национальный архивный фонд Республики Казахстан  и архивное дело

1. Национальный архивный фонд Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд) является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Казахстана и охраняется государством в качестве национального достояния Республики Казахстан.
2. К Национальному архивному фонду относятся также архивные документы, хранящиеся за пределами Республики Казахстан и в соответствии с международными соглашениями подлежащие возврату в Республику Казахстан.
3. Национальный архивный фонд служит удовлетворению потребностей общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан.
4. Государство берет на себя заботу о развитии и совершенствовании архивного дела. Сохранение документов Национального архивного фонда является обязанностью для всех физических и юридических лиц.

 

Статья 3. Законодательство Республики Казахстан  о Национальном архивном фонде и архивах

      Законодательство  Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах основывается на Конституции Республики Казахстан и состоит из настоящего Закона и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан. 

Статья 5. Основы формирования, источники пополнения Национального архивного фонда.

1. Основой формирования Национального архивного фонда являются документы центральных государственных архивов Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственных архивов городов республиканского значения и столицы Республики Казахстан, государственных архивов областей, городов, районов их филиалов, специальных государственных архивов, библиотек, музеев.
2. Источниками пополнения Национального архивного фонда являются:
• ведомственный архивы Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента и местных представительных органов, Конституционного состава, Правительства, центральных и местных исполнительных органов, судов, органов прокуратуры, других государственных юридических лиц Республики Казахстан, в том числе находящихся за рубежом;
• частные архивы.
3. Национальный архивный фонд может пополняться также путем дарения, завещания, покупки архивных документов, находящихся в собственности физических и негосударственных юридических лиц Республики Казахстан, а также других государств.
4. Государство принимает меры к возвращению документов исторического наследия Республики Казахстан, оказавшихся за пределами ее территории, поощряет и финансирует поиск и возвращение на родину документов, собранных и исторически связанных с Республикой Казахстан.

 

Статья 6. Порядок отнесения  документов, архивов, архивных фондов и  коллекций к составу  Национального архивного  фонда, установления источников его формирования и пополнения.

1. Отнесение документов, архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, установления источников его формирования и пополнения, а также исключение их из состава Национального архивного фонда производятся на основании государственной экспертизы ценности документов. Критериями ценности документов являются их происхождение, содержание, внешние особенности.
2. Государственная экспертиза ценности документов проводится Центральной экспертно-проверочной комиссией, образуемой уполномоченным органом, и (или) экспертно-проверочными комиссиями, образуемыми местными исполнительными органами областей (города республиканского значения, столицы).
3. На основании заключения экспертно-проверочной комиссии уполномоченный орган:

• утверждает списки источников формирования и пополнения Национального архивного фонда, согласованные с соответствующими исполнительными органами;

• принимает решения об отнесении документов, архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, а также об их исключении из его состава. Исключение из состава Национального архивного фонда по политическим и идеологическим соображениям запрещается;
• устанавливает сроки хранения и порядок уничтожения документов, не имеющих исторической и иной ценности и утративших практическое значение.

4. Не допускается уничтожение документов организаций – источников формирования и пополнения Национального архивного фонда, находящихся:

• в республиканской собственности, без согласования с уполномоченным органом;
• в коммунальной собственности, без согласования с местным исполнительным органом области (города республиканского значения, столицы).
• в частной собственности, без согласования с уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области (города республиканского значения, столицы), в зависимости от места нахождения архива.

 

Статья 9. Государственный  учет документов Национального  архивного фонда.

1. Документы Национального архивного фонда, независимо от форм их собственности, подлежат централизованному государственному учету.
2. Юридические лица, осуществляющие хранение документов Национального архивного фонда, ведут учет данных о составе документов в порядке, установленном уполномоченным органом, и представляют эти данные в местный исполнительный орган области (города республиканского значения, столицы).

 

Статья 10. Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.

1. Уполномоченный орган ведет Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.
2. Уполномоченный орган обязан обеспечивать доступность и использование информации Свода (Каталога) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда для удовлетворения запросов государственных органов, физических и юридических лиц, за исключением случаев, предусмотренных статьей 16 настоящего Закона.

 

Статья 11. Хранение документов Национального архивного  фонда. 

     

1. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, проходят стадию временного хранения в ведомственных архивах, затем передаются соответствующим государственным архивам Республики Казахстан и их филиалам, которым предоставляется исключительное право постоянного хранения документов Национального архивного фонда.
2. Сеть государственных архивов и их филиалов, осуществляющих постоянное хранение документов Национального архивного фонда, утверждается Правительством Республики Казахстан или областными (города республиканского значения, столицы) исполнительными органами.
3. Для накопления, хранения и использования документов Национального архивного фонда физическими и юридическими лицами создаются ведомственные и частные архивы.
4. Обязательства по хранению и использованию документов Национального архивного фонда, находящиеся в частной собственности, фиксируются в договорах, подписываемых их собственниками и уполномоченным органом.
5. Комплектование частных архивов подлинниками официальных документов Национального архивного фонда, являющимися государственной собственностью, запрещается.
6. Порядок постоянного и временного хранения документов Национального архивного фонда и их страховых копий в государственных, ведомственных и частных архивах устанавливается уполномоченным органом Республики Казахстан.