Подготовка дел к архивному хранению

Лист-заверитель дела №

В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе литерные листы 50а, 112б + 2 листа внутренней описи.

Лист №__ имеет 1 физическое повреждение – разрыв и склейка. 

Секретарь                          Подпись                                        Расшифровка подписи

Дата

     Составлять  заверительную надпись на обложке  дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

      Заверительная надпись пишется разборчиво. В  ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

     После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки дела.

     При заведении дела на его обложку  уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел:

• полное наименование организации с указанием ее подведомственности;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

     При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:

• даты дела (тома, части);
• номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);
• количество листов в деле;
• архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

     На  обложке дел, подлежащих постоянному  хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Этот архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.

     Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных  подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

     Дела  должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

     Дела  располагаются на полках вертикально  в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения, а номенклатуре.

     Для учета документов определенных категорий  дел постоянного и временного  (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

     Внутренняя  опись документов дела – это учетный  документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

     Внутренняя  опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

     Внутренняя  опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи:

 

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ

документов дела №___

 

 

Итого ________________________________________документов

      (цифрами  и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________

      (цифрами  и прописью)

 
 

     Архивные  шифры для дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреждения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвержденных руководителем организации.

     Наименование организации должно указываться в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название берется в скобки, новое дописывается под ним.

     Заголовок и индекс дела переносятся на обложку  в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его заголовок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

     Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.

     В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих документов. Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1-78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1-20.

     Если  дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1-56. Копии.

     К заголовку составляется аннотация, если в деле содержатся документы, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, особо ценные документы, наличие которых не может быть определено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по маркетинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.

     Обязательным  реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для которой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

     Датой дела, содержащего протоколы заседаний  коллегиальных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

     Если  делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.

     Если  в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком случае под датой делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год(ы.)».

     Дата  дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

     Если  дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

     Важным  реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).

     Срок  хранения проставляется на обложке  дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

     Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

 

Глава 3. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

3.1. Экспертиза ценности документов

 
 

     Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

     В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

     В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным – до 10 лет, временным – свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

     Экспертиза  ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

     Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

     В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

     Документы оцениваются на основании принципов  историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

     Критерии  оценки документов. Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.