Организация архивного дела и сроки хранения документов

Дела, для  которых ведомственными и типовыми перечнями предусмотрены временные сроки хранения с отметкой обязательного просмотра документов экспертной комиссией, включаются в самостоятельные акты. Дела этой категории в архив не сдаются.

Дела, отобранные экспертной комиссией организации  к постоянному хранению, выделяют в отдельную группу точно так же, как и дела для долговременного хранения. Опись составляется на каждую такую группу дел отдельно – на дела, содержащие документацию по личному составу, долговременного хранения.

Кроме того, отдельная опись составляется на специальную документацию, например рационализаторские предложения, технические и технологические документы.

Описи на дела постоянного хранения предприятия  могут составлять по двум вариантам  с учетом их структуры и принятой формы делопроизводства.

На предприятиях с небольшим числом подразделений, использующих централизованную форму  делопроизводства, целесообразно составлять сводную опись на все дела постоянного  хранения за определенный период времени. В сводной описи дела систематизируются  по структурным подразделениям с продолжающейся нумераций за несколько лет. На предприятиях со смешанной формой делопроизводства наибольшее применение находят раздельные описи, на дела по каждому структурному подразделению.

Опись, которая составляется ежегодно и  является частью единой сводной описи, называется годовым разделом описи и состоит из заглавного листа, начального листа, описательных статей итоговой записи.

Если  в опись вносятся подряд дела с  одинаковым содержанием и одинаковыми  названиями, то заголовок первого из них указывается полностью, а вместо остальных аналогичных заголовков в описи пишется слове «тоже.

Описи принято вести до тех пор, пока документы не будут переданы в  архив или число единиц хранения, записанных в опись, не достигнет  четырехзначной цифры. Следующая опись имеет самостоятельную нумерацию

Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, а годовые разделы описей к тому же визируются руководителем организации и подписывается председателем экспертной комиссии. Годовые разделы описей материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение. Один из этих экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на предприятия.

Описи документальные материалы долговременного хранения составляются в двух экземплярах, которые остаются на предприятии. Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную документацию составляются за несколько лет с продолжающейся нумерацией дел. При этом описи по личному составу заверяются инспектором по кадрам.

Все сокращения, принятые в описи, обязательно должны быть оговорены. Сокращенные слова располагаются в алфавитном порядке.

Описи документальных материалов постоянного  и длительного хранения печатают на пишущей машинке или ПЭВМ. Во всех случаях опечатки должны быть четкими, светочувствительными и несмазывающимися.

Законченную опись вставляют в твердую  обложку и переплетают. Годовые  разделы описи не подшивают и  не переплетают, а хранят для удобства пользования  в папке с клапанами и завязками.

Для организации  хранения, учета и практического  использования, законченных делопроизводством  документов на предприятии создаются  архив.

 Архив  предприятия принимает документы  только после проведения экспертизы. Законченные делопроизводством материалы остаются в течении года в структурном подразделении для текущей справочной работы. Прием архивом документальных материалов от других организаций оформляется актом сдачи материалов. Все документы накапливающиеся в процессе деятельности предприятия или его структурных подразделений, составляют документальный фонд предприятии, и поэтому названия предприятия одновременно является названием документального фонда.

Если  при определении фондовой принадлежности материалов обнаружена документация, относящаяся к фонду другого предприятия, то она подлежат изъятию. Если такая документация будет обнаружена после завершения обработки документофонда, то оформляется акт, который подшивают в дело фонда, а документы списываются с описей.

Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия.

С целью  наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются  каталоги документальных материалов. Каталог является справочником о  всех материалах, имеющихся в архиве.

 В  зависимости от содержания документов  каталоги могут быть предметными,  тематическими, систематическими  по номенклатуре дел.

Для раскрытия  содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архивы , для  работы вне организации. Выдача документов из архива производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях место выданного документа занимает лист-заменитель, а место выданного дела – карта-заменитель, где указывается ,когда, кому и на какой срок выдан документ, название документа, количество выданных листов, расписка получателя.

На основании  хранящихся документов архив предприятия  выдает архивные справки, копии и выписки.

Архивной  справкой называется составление архивов  и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся  в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащие сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложением дается в хронологическом порядке событий.

Всем  организациям и учреждениям справки  выдаются только на основании письменного  запроса. Отдельным гражданам могут  выдаваться архивные справки биографического  характера, о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в  какое учреждение требуется архивная справка.

Если  архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается «незавершенная копия», «неподписанный приказ» и т.д. Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.

Архивная  копия – дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.

Архивной  выпиской называется дословное воспроизведение  части текста документа, относящееся  к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.

Подлинные личные документы, например, свидетельство  о присвоении квалификации, не востребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано  от затопления. Окна первого должны быть с металлическими решетками. Никаких печей, дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.

Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.

Высота  стеллажа не должна превышать2,2 м. стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2м, остальных проходов не более 70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20 С), а относительную влажность  воздуха 50-65 %.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается и пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации создается  комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций, милиции, пожарного надзора, жилищно-коммунальной организации. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган. Отсутствующие документы должны быть восстановлены.

Согласно  п.8 ст.99 ФЗ  «О бухгалтерском учете» «первичные учетные документы могут  быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Главный бухгалтер или другое должностное  лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Изъятие первичных учетных документов, регистров  бухгалтерского учета, документов, свидетельствующих  о финансово-хозяйственной деятельности организации и о предполагаемом совершении преступлении, производится с участием понятых и как правило в присутствии законного представителя организации.

Изъятию подлежат копии документов, которые  подписываются представителем бухгалтерии  и заверяются печатью организации. О производстве изъятия документов составляется акт, в котором перечисляются изъяты документы, или к  акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков документов. Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации, у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт подписывается сотрудникам органов, производящих изъятие документов, понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие. Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие под расписку.

В тех  случаях когда имеются достаточные  основания полагать что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может производится изъятие подлинных документов. При изъятии указанных документов с них снимаются копии и отдаются организации, у которой они были изъяты.

Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников документов наступает  в соответствии с действующим  законодательством РФ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 1 

Перечень  и сроки хранения типовых управленческих документов по бухгалтерскому учету и отчетности. 

┌─────┬────────────────────────────────┬───────────────┬──────────────────┐

│ 351 │Бухгалтерская (финансовая)      │               │(1) При отсутствии│

│     │отчетность                      │               │годовых - пост.   │

│     │(бухгалтерские балансы, отчеты о│               │(2) При отсутствии│

│     │прибылях и убытках, отчеты о    │               │годовых,          │