Положение о структурном подразделении отдела маркетинга. Структура, функции и обязанности сотрудников отдела

  Подразделение может изначально иметь сложную  структуру, например, если оно было образовано путем слияния или объединения отдельных подразделений, без их расформирования, но с подчинением руководителю образованного подразделения.

  Структура подразделения изображается различными способами. Прежде всего — это  текстовой способ. Так, определить структуру отдела главного механика можно простым перечислением:

  «2.1. В состав отдела главного механика входят следующие структурные единицы:

  2.1.1. Ремонтно-механический участок.

  2.1.2. Участок по обслуживанию и  ремонту холодильных установок.

  2.1.3. Участок по ремонту и обслуживанию санитарно-технических систем».

  Структуру подразделения можно изобразить в виде схемы, которая сопровождается соответствующим введением, например:

  2.1. Отдел кадров имеет в своем  составе структурные единицы,  согласно приведенной схеме: 

  Или

  2.1. В состав отдела кадров входят  структурные единицы, согласно  приведенной схеме: 

 
 

  Схема, отражающая структуру подразделения, может иметь более сложный вид и отражать связи между структурными единицами.

  Подвергая структурное подразделение дроблению, нужно обязательно учитывать  характер создаваемых внутри подразделения  единиц. Если отдел структурируется  на постоянные секторы и эта структура отражается в штатном расписании, то работа в конкретном секторе может быть отнесена к существенным условиям труда. С учетом того, что трудовое законодательство предусматривает весьма сложную процедуру проведения таких организационно-штатных мероприятий, как создание, ликвидацию или преобразование структурных подразделений, вопрос распределения отдельных функций структурного подразделения целесообразно решать посредством образования временных структурных единиц — секторов, участков, групп.

  Право руководителя структурного подразделения формировать временные структурные образования (например, для решения конкретных задач, для реализации отдельных проектов, пр.) должно быть закреплено в Положении о структурном подразделении. Если руководитель структурного подразделения не наделяется правом самостоятельного принятия решения об образовании временных структурных единиц, то в Положении необходимо определить, кто полномочен принимать такое решение и описать процедуру его принятия (согласования, утверждения, пр.).

  Если  структурные единицы в составе  подразделения созданы на постоянной основе, то необходимо решить вопрос о  том, какой документ будет определять их статус и регламентировать их деятельность. Например, это может быть Положение  о данном подразделении (в этом случае желательно распределить функции между структурными единицами подразделения непосредственно в тексте этого Положения). Если же по вопросам деятельности этих структурных единиц будут разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить порядок разработки и утверждения этих локальных нормативных актов.

  2.2. Порядок изменения  структуры подразделения.

  В данном пункте описывается механизм изменения структуры подразделения  — создания в составе подразделения  структурных единиц (если подразделение изначально не структурировано), ликвидации отдельных из них, а также их слияния, преобразования, присоединения и выделения новых структурных единиц. В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, как она оформляется, кто принимает окончательное решение, какие последствия влечет такое изменение.

  2.3. Порядок разработки  и утверждения  должностных инструкций.

  Здесь определяется: кто разрабатывает  должностные инструкции работников подразделения, кто их утверждает и как они вводятся в действие, например:

  «2.3. Обязанности и права каждого  работника финансового отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником  финансового отдела и утверждаемой приказом руководителя организации».

  2.4. Штатная численность.

  Этот  вопрос может непосредственно регулироваться в Положении о структурном  подразделении (в том числе и  в качестве приложения к Положению) или решаться посредством отсылки  к штатному расписанию организации. 

Основные  цели и задачи 

  3.1. Основные цели.

  Под целью создания структурного подразделения  понимается идеальное представление  результата, который должно достичь  подразделение в процессе своей  деятельности. Правильно и точно  сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность подразделения и, кроме того, еще раз определить его назначение и обозначить место в структуре организации.

  Цель  должна:

 

  Например, основная цель создания канцелярии может быть сформулирована в Положении об этом структурном подразделении следующим образом:

  «3.1. Основной целью канцелярии является документационное обеспечение деятельности других структурных подразделений  организации».

  Цель  создания отдела кадров может быть определена так:

  «3.1. Основной целью отдела кадров является кадровое обеспечение деятельности организации».

  Подразделение может создаваться и для реализации нескольких целей. В этом случае они  все должны быть перечислены в Положении о структурном подразделении.

  3.2. Основные задачи.

  Под задачей понимается определенное направление  деятельности структурного подразделения, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления организацией.

  Если  матрица не составлялась и структурирование организации осуществляется «в первом приближении», то в качестве основы для определения задач можно  использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Так, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: «Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов». Отсюда основные задачи этого структурного подразделения формулируются следующим образом:

  «3.2. Задачами юридического отдела являются:

  3.2.1. Обеспечение законности в деятельности  организации.

  3.2.2. Защита правовых интересов организации».

  или

  «3.2. Для достижения цели, указанной в  пункте 3.1 настоящего Положения, юридический  отдел решает следующие задачи:

  3.2.1. Обеспечивает законность в деятельности  организации.

  3.2.2. Осуществляет защиту правовых  интересов организации».

  Задачи  подразделения могут выходить за пределы должностных обязанностей его руководителя (например, в объединенных подразделениях рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта, др.).

  Если  в состав подразделения входят структурные  единицы, отвечающие за отдельные направления  деятельности, то задачи определяются подробно и условно структурируются  таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими единицами.

  Перечисление  задач структурного подразделения  необходимо начинать с главных и  заканчивать второстепенными. Задачи должны быть сформулированы предельно  точно и определенно. Они должны быть решаемыми и адекватными поставленной перед структурным подразделением цели.

  Так, основные задачи отдела кадров могут  быть сформулированы следующим образом:

  «3.2. Основными задачами отдела кадров являются:

  3.2.1. Подбор и расстановка работников.

  3.2.2. Формирование стабильно работающего коллектива.

  3.2.3. Создание кадрового резерва.

  3.2.4. Учет кадров.

  3.2.5. Контроль за дисциплиной труда.

  3.2.6. Обеспечение трудовых прав работников.» 
 
 

Функции 

  Функции структурного подразделения должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?» Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.

  При разработке данного раздела также  обычно используется матрица распределения  функций управления организацией. Если таковой нет, то опять же можно основываться на разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения», иными государственными и отраслевыми стандартами.