В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

     Личное  дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника в организации.

     Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.¹¹

     Личные  дела учитываются как документы  «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

     Личные  дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем  организации.

     При работе с личным делом, выданным для  ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

     При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

     Для контроля за своевременным возвратом  выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

     Однако  личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки (форма № Т-2).

     Личная  карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Графы карточки заполняются работником собственноручно, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно - биографических данных (образование, семейное положение и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

     В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует  использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

     После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется  для передачи на хранение.

     2.4. Хранение дел

 

     С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту  их формирования.

     Учетные документы на работников хранятся в  специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.¹²

     Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организации, подлежат передаче в ведомственный архив.

     Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

     Центральный архив ведомства хранит документы  центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

     В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

     Соблюдение  правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная  сдача этой документации в архив  – профессиональный долг каждого  работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших задач директора организации. 

2.5. Взаимоотношения. Служебные связи. 

     Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:

2.5.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.

2.5.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.

2.5.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.

2.5.4.  С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта. 

     2.6. Основные права отдела 

   Отдел имеет право:

• Получать от структурных подразделений Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.
• Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организациям по подбору, учету, расстановке кадров.
• Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.
• Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.
• Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение  в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.
• Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
• Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

  

 

Заключение 

       Во время прохождения учебно-ознакомительной  практики  в Бурятской таможне  в отделе кадров, которая продолжалась 3 недели,  я узнала много интересного и полезного для дальнейшей работы.    Ознакомилась с системой таможенных органов, с историей создания таможни, структурой Бурятской таможни, Положением об отделе кадровой работы, Концепцию развития таможенных органов Российской Федерации. Систематизировала, закрепила и расширила знания, полученные в процессе прохождения практики.

   В результате прохождения практики:

     - изучила работу таможенного органа, его структуру и систему управления;       

     - усвоила, что целью деятельности отдела кадров является организационно-документационное обеспечение кадровой работы;

     - изучила основную документацию, обеспечивающую функционирование отдела;

     - овладела навыками работы с  документами;

     - ознакомилась с программными  средствами, используемыми в работе  отдела;

     - освоила офисную технику;

     - активно участвовала в хозяйственной деятельности отдела, оказывать помощь сотрудникам;

     Квалифицированное ведение документации по личному  составу относится к числу  необходимых профессиональных навыков  работников кадровой службы.

     Практика  мне помогла научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы инспектора по кадрам, сформировала практические умения и навыки в работе инспектора по кадрам. В частности я научилась работать с кадровой документацией, оформлять документы.

     Я поняла, что на практике будут востребованы все знания, полученные мной в университете. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

       Список используемых источников информации

 

1. Таможенный  кодекс РФ, 2003.
2. Уголовный кодекс Российской Федерации: с изменениями и дополнениями на 1 января 2003г. М.: Проспект, 2003.
3. Федеральный закон от 21 июля 1997г. № 114-ФЗ «О службе  в таможенных органах РФ»
4. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования по специальности 350900 - «Таможенное дело».
5. Положение о прохождении практики слушателями Государственного образовательного  учреждения высшего профессионального образования «Российская таможенная академия» и её филиалов (Приказ ГТК России от 25 июня 2002г. № 660).
6. Положение об отделе кадров.
7. Должностные инструкции должностных лиц и работников отдела кадров.
8. Басаков М.И, Замыцкова О.И. Делопроизводство (учебник). Документационное обеспечение управления, Ростов-на-Дону, 2007.
9. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. – М.: Эксмо, 2007. – 304 с.
10. Демченко А.А. Организация и управление в таможенных органах: Курс лекций. – М.: РИО РТА, 1997.
11. Драганова В.Г. Основы таможенного дела. - М: Учебник для вузов/ГТК России: РТА; Экономика, 1998.
12. Ершов А.Д. Международные таможенные отношения. СПб.: Питер,   2009.
13. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.
14. Мишин А.К. В кадре - кадровые службы//ЭКО. – 2008. - №9. – с.49.
15. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Велби, 2006. – 776 с.
16. Свинухов В.Г. Таможенное дело. - М.: Экономистъ, 2009
17. Сафро С. На охране таможенной границы: [О Бурят.таможне] //Правда Бурятии. – 2002.-20 июня. – с.8.
18. Таможенное право: Учебник для. вузов/Отв. ред. проф. Б.Н. Габричидзе. - М.: Изд-во БЕК, 2004.
19. Таможенное право: учебное  пособие - СПб.: Тирекс, ,2003.
20. Толкушин А.В. Таможенное дело: учеб. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство Юрайт, 2010. - 506 с.