Организационное поведение на предприятии

2. Служебные письма. В данной группе документов выделяют четыре основные категории:

а) Докладная  записка – составляется с целью  информировать руководство о  сложившийся ситуации, имевших место  фактах, событиях и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, вызвавшие необходимость написания записки, во второй – анализ сложившийся ситуации, разные варианты решений, в третьей – выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

б) Объяснительная записка – составляется с целью  пояснения содержания отдельных  положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или с  целью объяснить причины какого-либо происшествия, события, факта, поступка и поведения отдельного работника.

в) Служебная  записка – составляется сотрудником  компании на имя другого сотрудника компании. Содержит просьбу, предложения. Служебная записка своего рода переписка  между сотрудниками компании.

г) Справка –  составляется по запросу и предоставляются  в установленные сроки, с целью  информировать руководство о  положении дел, содержит описание или  подтверждение фактов или событий. Текст служебной справки может  быть оформлен в виде таблицы.

3. Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст.56 ТК РФ).

    Вот почему наука трудового права рассматривает понятие трудового договора в трех взаимосвязанных аспектах:

как форму реализации права граждан на труд;

как юридический  факт, который является основанием возникновения и существования  во времени трудового правоотношения и служит предпосылкой для возникновения  и существования других правоотношений, тесно связанных с трудовыми;

как институт трудового  права, то есть система правовых норм, регулирующих прием граждан на работу, их переводы и увольнения.

4. Договор подряда – по настоящему договору исполнитель обязуется выполнять, а заказчик принять результаты и оплатить.

5. Заявление – прием на работу.

6. Командировочные – приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.

7. Положения об отделах – отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива. Включает следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; участие персонала в прибылях; ответственность администрации и персонала.

8. Распоряжение – письменное оформление решение принятого генеральным директором компании по оперативным вопросам деятельности компании в целом или директором по направлению по оперативным вопросам деятельности подчиненного департамента.

9. Должностная инструкция – определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность. Составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места) и составленного описание работы.  
 
 

2. Анализ изданных за последние  2 года приказов.

     Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

    Распоряжение  – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Приказы предприятия  делятся на две большие группы:

• приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
• приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Приказы по организации  работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции  и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Приказы руководителя могут издаваться по самым разным вопросам, например:

• о распределении служебных помещений;
• о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;
• о нарушении правил транспортировки грузов;
• о создании рабочей группы по проекту;
• о премировании сотрудников коммерческого отдела;
• о мерах по улучшению пожарной безопасности и т.д.

Приказы по личному  составу, как правило, составляются в случае приема, увольнения или  перевода работников предприятия, их командирования, предоставления отпусков и т.д.

Подготовка приказа  включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; визирование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия  по поручению руководителя.

   Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в  валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).

   Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Текст приказа  состоит, как правило, из двух частей. В первой части констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:

• нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
• решения совета директоров, общих собраний акционеров;
• производственная необходимость.

   Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части  приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки её окончания).

Если поручение  исполнителю даётся постоянное, то срок исполнения в приказе может  отсутствовать.

     Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за исполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

     В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.

    Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

«Приложение к  приказу директора ООО «Фирма Диана» от 01.03.2009 № 7».

После составления  текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.

     Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

    Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия  с его содержанием. Один экземпляр  приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарём и раздаётся исполнителям для работы.

   Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

Приказы по основной деятельности предприятия хранятся постоянно, приказы по административно-хозяйственным вопросам (отпуска, командировки, взыскания, дежурства и т.п.) – 5 лет (статья 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»).

  Распоряжения предприятия составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

  Распоряжения могут быть изданы по следующим вопросам:

• о распределении обязанностей между руководством компании;
• о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;
• о применении правил работы с конфиденциальными документами;
• о сроках предоставления авансовой отчетности;
• о порядке использования служебного автотранспорта;
• о проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п.

  Распоряжения подписывают руководитель или по его поручению – заместители руководителя предприятия.

  Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

   Распорядительная часть документа начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)», напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля. Часто в тексте распоряжений эти слова опускают, указывая только действие, например:

• всем сотрудникам пройти инструктаж;
• работникам отдела кадров провести аттестацию;
• сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т.п.

   Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.

   Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

   Распоряжения предприятия по основной деятельности хранятся постоянно, по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

   Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Текст проекта  любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели и задачи решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа.

Распорядительная  часть решения начинается словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»), которое  печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы  левого поля.