Формирование системы контроля в гостинице

 

    Как видно из данных таблицы, все рассматриваемые  показатели в анализируемом периоде  демонстрируют устойчивую динамику к росту.

    Основными факторами, влияющими на рост себестоимости  проданных товаров, продукции, работ  и услуг являются ежегодное увеличение цен на производимую продукцию, увеличение объемов производства и продаж нефтехимической продукции, производство новых видов продукции (табл. 2.3).

    Таблица 2.3.

    Доля  себестоимости валовой прибыли  от продаж

 

    Необходимо  отметить, что доля себестоимости  в выручке от продажи товаров, продукции, работ, услуг в рассматриваемых  периодах является достаточно стабильной. Увеличение доли себестоимости в выручке от продажи товаров, продукции, работ, услуг стало результатом роста затрат на покупное сырье и материалы, рост тарифов на энергоресурсы.

 

    2.2. Анализ процесса  осуществления контроля  управления гостиницей  «Таврия» 

    Рассмотрим  и проанализируем применение в практике гостиницы такой функции менеджмента как контроль.

    Среди форм контроля, осуществляемых в гостинице  «Таврия» стоит отметить и следующие:

    1. Надзор за работой подчиненных;

    2. Анализ документов;

    3. Вызов и заслушивание;

    4. Запрашивание письменных отчетов;

    5. Проведение планерок;

    6. Аттестация;

    7. Аудит;

    8. Инвентаризация.

    На  предприятии осуществляется как  внешний, так и внутренний контроль.

    Для начала, хотелось бы отметить органы, осуществляющие внешний контроль гостиничного предприятия, а именно:

    - Министерство ЖКХ  - утверждают правила проживания;

    - Налоговая инспекция по центральному району - проверяет правильность и своевременность уплаты налогов;

    - Фонд занятости - следит за  наличием вакансий;

    - МЧС - следит за пожарной безопасностью;

    - санстанция;

    - Госстандарт;

    - горисполком;

    - Организации гостиничного хозяйства.

    Контроль  за соблюдением действующего порядка  формирования и применения цен (тарифов) осуществляется Комитетом государственного контроля, органами ценообразования, министерствами, другими республиканскими органами государственного управления, объединениями, подчиненными Правительству Украины, в соответствии с действующим законодательством.

    За  текущий год гостиницу проверили  следующие органы:

    1. Налоговая инспекция;

    2. Управление Департамента Государственной инспекции труда и социальной защиты, проверка была проведена на предмет организации оплаты труда. Проведен контроль выполнения правил учета и расследования несчастных случаев на производстве, а также порядок разработки, согласования и утверждения инструкций по ОТ;

    3. Фонд социальной защиты - проверяет  правильность начислений и перечислений страховых взносов в фонд социальной защиты;

    4. Департамент финансовых расследований  - проверяет законность хозяйственно-финансовых  операций, а именно была проведена встречная проверка с другими субъектами хозяйствования.

    В связи с тем, что гостиница  имеет самостоятельный баланс, который  составляется каждый год и действует  на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, а также то, что источником инвестиционных проектов являются не только собственные средства предприятия, но и заемные средства иностранных инвесторов, проводится обязательная аудиторская проверка, для чего приглашаются независимые аудиторы.

    Ежегодно  приводится ревизия, при котором проводится контроль товароматериальных ценностей, обоснованность списания денежных средств, операции по расчетным и валютным счетам, а также договорные обязательства.

    Внутренний  контроль осуществляется руководящими работниками гостиницы. Одной из форм такого контроля является проверка контроля осуществляется при помощи так называемых «чек - листов». Главный бухгалтер осуществляет внутренний контроль за своевременным оприходыванием денежных средств, правильным документальным оформлением, связанным с движением денежных средств; обеспечивает строгое соблюдение кассовой расчетной дисциплины, расходов средств по назначению; ведет учет сводных оборотных ведомостей по материально-ответственным лицам, и сверку их с балансом.

    За  каждым работникам бухгалтерии закреплен свой участок учета, и в конце месяца итоговая информация передается заместителю главного бухгалтера, который выводит финансовые результаты деятельности гостиницы и готовит бухгалтерскую финансовую и налоговую отчетность. Далее заместитель главного бухгалтера доводит до главного бухгалтера основные, наиболее важные показатели (затраты, прибыль, рентабельность, налоги и т.д.).

    Экономист ведет контроль за соблюдением цен  и тарифов в отеле, разработкой  штатных расписаний, составлением бизнес-планов.

    Также в гостинице важное значение уделяется  такой форме внутреннего контроля как инвентаризация.

    Инвентаризация  кассы проводится ежемесячно или  по необходимости. Назначенная комиссия, в составе заместителя главного бухгалтера в качестве председателя комиссии, бухгалтера и кассира, сопоставляет фактическое наличие денег в кассе с данными бухгалтерского учета. Далее составляется сличительная ведомость, и выводятся результаты инвентаризации. По результатам инвентаризации составляется акт, где отражается результат инвентаризации, который визируется всеми членами инвентаризационной комиссии, а именно главный бухгалтер, бухгалтер и кассир.

    Инвентаризация  товарно-материальных средств проводится не реже одного раза в год при  составлении годовой бухгалтерской отчетности. Также инвентаризация проводится при смене материально ответственно лица, при поступлении сигнала о недостаче и в случае кражи.

    Проведение  планерок. Еженедельно, по понедельникам, в течение 40-60 минут в гостинице  проводятся планерки с участием всех главных специалистов, где заслушиваются отчеты выполненной за неделю работы, даются новые поручения, сообщаются новости и т.д. После этой планерки, каждый управляющий проводит планерку непосредственно в своем отделе, на которой подчиненным доводится вся информация.

    Аттестация  рабочих мест в «Таврия» отеле проводится для определения размеров материального и морального поощрения, выявления кандидатов на повышение в должности и на увольнение.

    Аттестация  рабочих мест в бухгалтерии проводится один раз в два года. Работники либо повышают свою категорию, либо те работники, которые работали без категории получают ее.

    Повышение квалификации. Целью повышения квалификации специалистов «Таврия» отеля является обновление их теоретических и практических знаний в соответствии с требованиями государственных образовательных стандартов и новыми условиями деятельности.

    Главный бухгалтер и начальник планового  отдела проходят повышение квалификации всего лишь один раз в два года в центре подготовки руководящих кадров.

    Администраторы  проходят курсы повышения квалификации еще реже, один раз в три года, г. Ялта в центре повышения квалификации, что обусловлено договором. 

      2.3. Оценка уровня организации труда менеджеров в гостинице 

    Прежде  всего следует подчеркнуть, что менеджеры ничего не производят, кроме управленческих решений, поэтому при оценке их деятельность судят по эффективности их труда на основе анализа использования руководителями их рабочего времени.

          Учесть и проанализировать фактические затраты времени любого менеджера можно путем определения структуры его рабочего дня.

          Для этого используется «фотография» и «самофотография» рабочего дня.  И в том, и в другом случае фиксируются затраты времени на определенные функции менеджмента, причем либо это делается специально выделенным для этого хронометражистом, либо самим менеджером.

          Составленная на основе фотографии или самофотографии рабочего дня фактическая структура  сравнивается с нормативной, на основе чего делаются выводы об отклонениях  от норматива и разрабатываются мероприятия по совершенствованию структуры рабочего для менеджера.

          Исследование причин потерь рабочего времени показывают, что основными их них являются следующие.

          Лишние ступени  и звенья в аппарате управления приводят к усложнению системы документооборота и снижению оперативности управления.

          Существенный вред наносят диспропорции в численности  руководящих и вспомогательных  работников, что приводит к выполнению первыми не свойственных их функций.

          Нарушение последовательности выполнения процедур управлению, особенно при принятии решений, снижает эффективность управления.

          Нечеткая организация  выполнения принятых решений приводит к дублированию, потерям времени.

          Много времени непроизводительно  тратится на излишнюю отчетность.

          В качестве других причин потерь рабочего времени можно указать такие, как:

          - нарушения трудовой  и технологической дисциплины;

          - значительное количество  плохо подготовленных совещаний;

          - неполучение из  других отделов и служб сведений в установленные сроки;

          - низкое качество полученных документов и т.п.

          Поэтому совершенствование  организации труда предполагает как рационализацию всех управленческих работ, так и повышение производительности труда управленческих в гостинице «Таврия»

          Этого можно добиться путем совершенствования оперативного управления, информационного обеспечения и делопроизводства, четкого определения функций работников, планирования личного труда, создания нормальных условия труда и отдыха.

    Карты самофотографии рабочего времени за первую и вторую неделю наблюдений для 9-ти часового рабочего дня, представлены в таблицах 2.1. и 2.2. «Карта самофотографии рабочего времени менеджера» соответственно. Для  заполнения данных карт самофотографии рабочего времени использовались шифры элементов затрат рабочего времени, взятые из классификатора рабочего времени, представленного в таблице 2.3. «Классификатор рабочего времени менеджера по продажам».

    Таблица 2.1.

    Карта самофотографии робочого дня керівника