Контроль в системе управления

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Уральский государственный  экономический университет 
 
 
 

Контрольная работа

по дисциплине «Менеджмент»

на тему 16: «Контроль в системе управления» 
 
 

                                                                     Студентки 2 курса гр.  

                                                                     Преподаватель:________________

                                                                     ________________________________ 
 
 
 

Екатеринбург

2010

Содержание: 

Введение……………………………………………………………………...3

1. Понятие, сущность и виды контроля……………………………………4

2. Процесс  контроля……………………………………………………….14

3. Характеристики эффективного контроля……………………………..17

Заключение…………………………………………………………………19

Список  используемой литературы……………………………………….20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Выбранную мною тему «Контроль в системе  управления», я считаю актуальной в  наши дни, так как, для того, чтобы предприятие функционировало успешно, контроль просто необходим. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

     Управленческий  контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

    Цель  данной работы – изучить функцию контроля в системе управления.

    Исходя  из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи:

    1. выявить сущность контроля и  понять его необходимость;

    2. рассмотреть существующие виды контроля;

    3. изучить, как проходит процесс  контроля и характеристики его эффективности.

    В основу написания контрольной работы положены статьи научно-учебной литературы по менеджменту, а также интернет - ресурсы.  

1. Понятие, сущность  и виды контроля.

       Термин  “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях.

       В течение длительного времени  понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

       В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

       Как видно из вышесказанного, исторически  первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов. Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

       Классики  науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что  без контроля невозможно управлять  любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить  и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

       Рассматривая  контрольную деятельность в управлении предприятия, А.Файоль разделял ее на шесть  основных групп:

• с точки зрения административной - необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;
• с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;
• с точки зрения технической -  нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования;
• с точки зрения финансов - необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;
• с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемые для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.);
• с точки зрения учета - необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.

             Таким образом, по А.Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.

       В настоящее время под термином “контроль” подразумевают:

• органическую функцию управления;
• набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;
• функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы.

 

       Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

       Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно.

       Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

     Выделяют  две основные функции контроля – предупреждение возникновения кризисных ситуаций и поддержание успеха.

     Первая из этих функций призвана выявить проблемы и дать возможность скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация должна обладать способностью - вовремя обнаружить свои ошибки и исправить их до того, как они нанесут вред ее деятельности и тем более помешают достижению целей.

     Вторая из названных функций состоит в активной поддержке того, что является успешным в работе организации. Эта функция призвана определить, какие направления деятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей.

     Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации  определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или  иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

     Цель  контроля – предотвращение ошибок.

     Необходимость контроля вызывается несколькими обстоятельствами:

     а) на выполнении управленческих решений  сказывается изменение внешней  среды организации. Это изменение  может сделать вполне реальные в момент их принятия планы недостижимыми в процессе их реализации в силу изменения законов, технологий, социальных ценностей, условий конкуренции и т.д. Для того чтобы иметь возможность отреагировать должным образом на эти изменения и их влияние на работу организации, необходим контроль ее деятельности;

     б) функционирование самой организации, ее структура меняется и в ходе выполнения управленческого решения  может выясниться, что эта структура  или другие внутренние переменные организации  перестали соответствовать задачам достижения ее целей. Это выясняется в процессе контроля;

     в) решения выполняют люди, которые  не могут быть с абсолютной точностью  запрограммированы на определенные действия. Их деятельность также нуждается в контроле.

       Контроль  не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельности организации.

       Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

       Контроль  есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию  нельзя рассматривать полностью  в отрыве от контроля.

     Выделяют  внешний и внутренний контроль. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах.

     Внешний контроль производится администрацией (например, вышестоящим руководством - президентом компании, вице-президентом и т.д.) или специальными сотрудниками – контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями, санитарными и природоохранными организациями и т.п. на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти). Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.

     Внутренний  контроль организации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: они следят за своей работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

     При разработке эффективной  системы внутреннего  контроля руководство  предприятия, как  правило, преследует следующие цели:

     1. Обеспечение надежной информацией  для успешного руководства предприятием  и принятием эффективных управленческих  решений. Например, при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

     2. Обеспечение сохранности активов,  документов и регистров предприятия.

     Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.