Сущность и необходимость контроля в системе управления

«Санкт- Петербургский  Колледж информатизации и управления»                  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ  НА ТЕМУ:

«Сущность и необходимость контроля в системе  управления»     
 
 

Реферат подготовил: студент 

 

Проверил: преподаватель                
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                               Москва

2010 год 
 

           

Контроль как  функция менеджмента. 

Контроль - это  важнейшая функция менеджмента, позволяющая организации действительно  достичь запланированных целей. Все современные характеристики сущности контроля базируются на определении, которое дал основатель школы административного подхода А. Файоль: "На предприятии контроль заключается в том, чтобы проверить, все ли выполняется в соответствии с утвержденными планами, разработанными инструкциями и установленными принципами. Его цель - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить их и не допускать повторения. Контролируется все: предметы, люди, действия". 

Благодаря налаженному  контролю крутится «колесо менеджмента», осуществляется регулярный и эффективный  процесс управления организацией без авралов и потрясений. 

Планирование, организацию  и мотивацию нельзя рассматривать  в отрыве от контроля. Специалисты  отмечают, что многие проблемы на предприятии  возникают из-за плохого контроля. Зачастую фирма, пережив один кризис, переходит к другому, а причина кроется в отсутствии системы налаженного контроля. Без контроля начинается хаос, без него невозможно объединить деятельность работников организации по достижению общих целей. 

Для эффективного контроля необходимо выполнение ряда условий: 

должен быть план (в форме цели, стандарта  или желаемого результата), позволяющий  сравнивать достигаемые результаты с намечаемыми;; 

должна быть налажена деятельность по проведению сравнений плана с результатами (в форме бухгалтерского, финансового, управленческого учета и непосредственного наблюдения за работой исполнителей) и установлена частота их проведения; 

необходимо установить допустимый порог отклонений результатов  от плана, превышение которого требует  незамедлительных действий менеджера, позволяющих их устранить; 

отлаженная информационная система, обеспечивающая менеджеров точной, своевременной и адресной информацией; 

наличие организационной  структуры с четко определенной ответственностью руководителей, сфер их деятельности, производственных и управленческих подразделений, должностных лиц. 

Контролю должно подвергаться все, что происходит в  организации: деньги, материалы, оборудование и люди. Р. Олдкорн формулирует  основные принципы, применяемые во всех системах контроля, следующим  образом: 

-Разработать план, 

-Сравнить план и действительные результаты, 

-Сравнивать часто, 

-Сообщать о заметных отклонениях, 

-Сообщать об отклонениях оперативно, 

-Предпринимать соответствующие действия, 

-Убедиться, что это экономически эффективно. 

Функция контроля играет огромную роль в управлении предприятием: ее осуществление позволяет достичь поставленных результатов, выяснить причины отставания от намеченных планов и предпринять своевременные действия, скорректировать поставленные цели, повысить мотивацию работников. 

     Виды  контроля. 

Цель осуществления  контроля - способствовать тому, чтобы  фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным. Контроль должен быть комплексным и  охватывать все временные этапы  деятельности организации: до того, как началась работа, чтобы убедиться, что все есть для ее осуществления; в процессе выполнения - чтобы не допустить значительных отклонений от намеченного плана; и после ее завершения, чтобы извлечь уроки и не допустить повторения ошибок в будущем. Соответственно выделяют три вида контроля - предварительный, текущий и заключительный. Они имеют одинаковые цели и способы осуществления, отличаются друг от друга только временем проведения. 

Предварительный, или упреждающий, контроль фокусирует внимание на поступающих в организацию ресурсах - материальных, человеческих и финансовых. Иногда его называют предварительным контролем качества. 

В процессе предварительного контроля человеческих ресурсов анализируется  качество и достаточность деловых, профессиональных знаний и навыков для выполнения работы, происходит подбор недостающих кадров, переподготовка имеющихся с целью приобретения требуемых качеств. 

Предварительный контроль материальных ресурсов состоит  в выработке стандартов минимально допустимых уровней качества и проведении физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Одним из способов данного вида контроля является выбор поставщиков, доказавших способность поставить качественное сырье, соответствующее техническим условиям, другим - обеспечение необходимого уровня запасов, позволяющего ритмично работать. 

Предварительный контроль финансовых ресурсов позволяет  обеспечить уверенность в том, что  организация будет иметь денежные средства в количестве, необходимом  для проведения работ.  

Текущий контроль осуществляется менеджерами всех уровней  в виде наблюдения за деятельностью  работников организации. Иначе его  называют оперативным контролем, так  как проводится в режиме текущего времени; он должен обеспечить менеджменту  уверенность, что осуществляемая деятельность соответствует запланированной. Если возникают отклонения, то менеджмент должен знать об этом как можно скорее. Своевременный контроль позволяет либо прекратить неэффективную деятельность, либо оперативно внести необходимые корректировки. Если контроль осуществляется с большим лагом, то тогда можно только констатировать опущенные возможности предприятия. 

Заключительный  контроль иначе называют контролем  по результатам, он проводится либо сразу  после завершения работы, либо спустя некоторое время. Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования аналогичных работ в будущем и позволяет избежать повторения выявленных проблем. Также он способствует мотивации, так как позволяет выявить соотношение фактических результатов и вознаграждения и более эффективно сформировать будущие ожидания работников. Результаты заключительного контроля дают информацию руководству организации о качестве системы управления и о ее узких местах, нуждающихся в совершенствовании. 

Системы контроля непрерывно совершенствуются. Ф.У. Тейлор был первым, кто обратил пристальное  внимание на организацию эффективного контроля. Он разработал систему управления, в которой сначала точно устанавливают, что необходимо, чтобы люди работали, а затем контролируют их работу и следят, чтобы она выполнялась наилучшим образом и с наименьшими затратами. До начала 60-х годов ХХ века развитие контроля осуществлялось преимущественно на основе положений школы научного управления. 

Затем, по мере ужесточения  конкуренции, возникла необходимость  переноса акцентов на контроль качества. В 1961 году американский ученый А.Б. Фейгенбаум ввел понятие «комплексное управление качеством», задачей которого являлось создание системы, в которой все сразу делалось правильно, и делался упор на предупреждение брака так, чтобы отпала необходимость в проведении частых текущих проверок. При этом ответственность за качество возлагалась не на контролеров, а на изготовителей изделий: станочников, бригадиров, сборщиков. Американские ученые и специалисты впервые осуществили ускоренную широкомасштабную автоматизацию и компьютеризацию производственных и управленческих операций, создав адаптивные информационные системы, сложный набор оптимизационных моделей и количественных методов, способных быстро обнаруживать и предлагать варианты ликвидации любого незапланированного отклонения на том или ином этапе производственного цикла. 

     Организация процесса контроля в менеджменте. 

Наличие системы  контроля означает, что в организации есть способ удерживать деятельность под контролем. Существует огромное множество организаций, но принципы построения системы контроля универсальны для всех. Как правило, выделяет следующие семь элементов, раскрывающие суть создания системы контроля: 

планирование  в измеряемых параметрах, 

сравнение планируемых  и реальных результатов, 

частота сравнения, 

сообщение о  заметных отклонениях, 

оперативность информации, 

выбор предпринимаемых  действий, 

оценка и эффективность  затрат. 

Как уже отмечалось, схема процесса контроля одинакова для всех типов организаций, но ее содержание зависит от выбранной системы управления. В механистических организациях, как правило, применяют жесткий контроль за работой, основное внимание направлено на соответствие текущей деятельности намеченным стандартам. В органических системах текущий контроль менее жесткий, но больше спрашивают за достижение требуемых результатов. 

     Свойства  эффективного контроля. 

Эффективность - основное требование, предъявляемое  к системе контроля. Эффективность контроля проявляется в нескольких аспектах: 

достижения целей  контроля; 

обеспечения желательного поведения работников; 

соблюдения экономичности, означающей, что затраты на осуществление  контроля окупаются. 

Люди являются неотъемлемым элементом системы контроля в организации, на это обстоятельство, как правило, обращают внимание и теоретики, и практики. Человек имеет суждения, ожидания, рефлексию. Он склонен искать способы ухода от жесткого контроля, приспосабливаться к применяемым методам и стандартам. Если человек плохо мотивирован, то никакие, даже самые лучшие стандарты не будут достигнуты. 

Человек всегда ведет себя в соответствии с ситуацией  и очень чутко улавливает недостатки применяемой системы контроля. Если жестко контролировать дисциплину сотрудников, то это еще не будет означать, что придя на работу вовремя они будут усердно выполнять задания. Поэтому при разработке систем контроля менеджер должен учитывать поведение человека в организации. 

Контроль должен быть наглядным и видимым. Его главное предназначение - предотвратить ошибки, отклонения от стандартов, не допустить кризисы, а не фиксация ошибок. Надо стремиться к тому, чтобы не схватить нарушителя за руку, а чтобы нарушения не произошло. Конечная цель контроля - решение задач, стоящих перед организацией, и своевременное предотвращение проблем, а не сбор текущей информации. Каждая компания должна стремиться к тому, чтобы ее контрольный механизм был совершенным с точки зрения предназначения и конечных целей. 

Контроль должен быть постоянным, а не эпизодическим. Если подчиненные знают, что их проверяют изредка, то они вычислят периоды наблюдений, и будут демонстрировать хорошую работу именно в эти время. Но здесь надо быть очень умелым менеджером, так как излишняя частота наблюдений сделает контроль очень дорогим, а непродуманная наглядность приведет к нежелательному поведению. 

Поведение, ориентированное  на контроль означает, что сотрудники всячески подчеркивают ту работу, где  проводятся измерения, и пренебрегают той, где подобных измерений не ведется. Поэтому система контроля должна быть тщательно спроектирована, чтобы у сотрудников не было желания хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений при полном игнорировании целей организации.  

Например, строго контролируется своевременный приход на работу, а что сотрудник делает после этого, остается без внимания. В этом случае он будет всячески демонстрировать, что не опоздал, и заниматься делами, которые не имеют отношения к работе (звонить друзьям по телефону, просматривать в интернете криминальную хронику, долго курить в коридоре и пр.).